高職院校檔案管理工作現狀及應對策略

劉勇 遼寧石化職業技術學院

雖然這些年來，高職院校的檔案工作已經有了很大改善，并取得了有效的成果，高職院校對檔案管理的重視度也得到了一定的提升，但其中還存在一些不能忽視的問題。高職院校檔案管理工作與企業、其他本科院校都有不同之處，因此在檔案管理中要與高職院校的人才培養目標相適應，將高職院校的辦學特色凸顯出來，使高職院校人才培養能得到有效的支持和服務。

一、高職院校檔案管理工作現狀

（一）檔案管理工作人員缺乏責任意識。檔案管理工作人員缺乏責任意識；檔案管理制度建設水平不完善；領導層面對檔案管理工作缺乏重視。這些因素都使檔案管理工作無法實現規范化，導致檔案管理工作的效果不全面。高職院校的檔案充分體現了學校的教學水平，其中包括教師檔案、學生檔案、教學檔案、學術和科研檔案，在學校的建設與宣傳中起著重要作用。高職院校沒有明確檔案管理工作人員的職責，在檔案的查詢、整理、收集方面缺乏規范性，沒有進行準確的歸類，造成檔案管理水平偏低。

（二）對于基礎設施的建設缺乏應有重視。高職院校的檔案管理理念缺乏先進性；對于基礎設施的建設缺乏應有重視；信息技術的使用度不高。高職院校沒有結合學校的具體需求建設具有鮮明特色的檔案管理系統，在數據庫建設方面也不完善，無法實現高效的查詢及上傳。紙質檔案容易丟失，其安全性和永久性無法得到保障，對高職院校檔案資源的應用造成局限。

二、高職院校檔案管理工作的應對策略

（一）制定全面的檔案管理制度。由于高職院校檔案管理工作的特殊之處，需要分析檔案管理工作的性質，尋找適當的方法，發揮檔案資源的管理優勢，使高職院校人才培養實現創新化發展。在檔案管理工作中首先要制定有效的制度，在制度的保障中使檔案管理工作能得到有效運行。高職院校要加強對檔案管理工作的重視度，依據檔案管理的不同需求和類型規劃不同的檔案管理部門，使檔案管理工作更加科學化和規范化。高職院校要加強對檔案管理細節的重視，對檔案管理制定詳細的流程，規范檔案資料的借閱、維護、使用、后期查詢、歸檔、收集、錄入等，避免產生職責不清及使用混亂的問題。高職院校要加強審查、監督檔案管理工作，及時糾正其中存在問題的地方，明確職責與獎懲制度，對有失誤的地方要及時追責，全面提升檔案管理的效果。

（二）加強檔案管理的信息化程度。高校檔案管理需要契合時代發展的精神，不斷加強檔案管理的信息化程度，配備智能、高效的管理設備與系統，為檔案管理安全有效的運行提供充足保障。其中最重要的是建設智能管理系統，應用RFID及WSN等各種技術實現信息的獲取。其次可對信息進行查詢、入庫和識別，運用互聯網的優勢復制傳感器節點，在數據庫中收集和分析所采集到的數據，在服務器的處理之后將其傳送到檔案管理系統中，使檔案管理人員對其查詢和維護更加方便。另外可通過RFID生成電子標簽，對檔案進行編號和分類，將檔案固定在某個架位中。在查詢時可以進行電子標簽識別，構建良好的操作程序。另外要建立合理的安全系統，進行安全方面的維護，設置防盜、防毀等設備，運用濕度控制、紅外感應、煙霧感應等設備，對檔案室進行全面監控。當監測數據發生異常時會發出警報，這樣可以提高檔案管理的安全性。

（三）不斷完善檔案管理服務體系。高職院校檔案管理建立在為學校發展和師生提供方便的基礎上，為使高職院校檔案管理工作實現最大的價值，需要不斷完善檔案管理服務體系，在檔案管理中，管理員要堅持以人為本觀念，從學校及師生的角度出發，竭力為其解決問題。細心觀察閱讀及查詢中的需求，與師生加強溝通和互動，不斷從各個層面提高服務質量，為師生提供更好的體驗環境。高職院校可以加強對物聯網設備的運用，使檔案管理走向智能化，實現物聯網設備與檔案管理的高效融合應用。可減少檔案管理中數據丟失或遺漏的問題，降低檔案管理難度。高職院校可設置個性化的檔案管理體系，充分結合學校的辦學特色，綜合收集財務、教研、后勤、人事各方面的信息，通過云計算和大數據的方法有效整合和加工數據，建設特色知識庫和專項檔案庫，使檔案能實現共享。設立高效的信息交流平臺，加強與其他院校的溝通、合作，以此來不斷提升高職院校檔案管理工作的有效性。

三、結語

綜上所述，高職院校檔案管理工作具有獨特的重要性，因此學校要給予其高度重視，使檔案管理制度不斷得到完善，有秩序的落實信息化檔案管理工作，不斷加強檔案管理的信息化。使檔案管理能更加智能化與高效，不斷優化檔案管理服務體系，使檔案信息得到充分運用。加強對管理人員的培訓，提升其專業素質，使其能清晰的認識到檔案管理中的崗位職責，有效完善高職院校檔案管理。