企業(yè)物資采購管理審計初探

李靜 兗州煤業(yè)股份有限公司

一、企業(yè)物資采購工作的流程

采購計劃的申報-采購計劃的批準(zhǔn)-采購價格的擬定-招標(biāo)或議價采購-合同的簽訂-質(zhì)檢-驗收-發(fā)票與合同核對-貨款的結(jié)算

二、重點審計環(huán)節(jié)

（一）關(guān)注采購計劃

強(qiáng)化對計劃進(jìn)行審計。現(xiàn)實生活中，使用單位通常需要擬定采購計劃，才會進(jìn)入下一個批準(zhǔn)環(huán)節(jié)。這就決定了采購計劃是物資采購審計的第一個關(guān)口。一方面，通過對采購計劃中采購數(shù)量、價格的審核，能夠更好地發(fā)現(xiàn)其中存在的典型問題，進(jìn)而核實企業(yè)是否存在資金鋪張浪費(fèi)、物資不合理羈押等問題。另一方面，相關(guān)審計人員通過對采購計劃中有關(guān)事項的審查，可以更好地發(fā)現(xiàn)漏洞，落實相應(yīng)的物資采購政策。例如，核實采購計劃是否與政府采購制度、招投標(biāo)法等對標(biāo)。總而言之，在這一環(huán)節(jié)的審計中，通過抽查“物資需求計劃表”，也發(fā)現(xiàn)了許多較為典型和常見的問題。例如，事先已經(jīng)明確指定了相關(guān)的供應(yīng)單位，事后直接在該單位予以采購。同時，甚至有部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)采用明示、暗示的方式預(yù)設(shè)采購對象和價格，影響了采購的公正性、合理性。

（二）關(guān)注采購價格的審計

采購價格直接與企業(yè)利益息息相關(guān)，過高的價格容易產(chǎn)生審計風(fēng)險，也容易滋生腐敗。通常惹眼，采購人員采購物資前，需要填寫《價格調(diào)整備忘錄》、《物資采購價格申報表》以及其他的資料，并報送相關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)。所以，審計人員在審計過程中可以重點關(guān)注審計價格與市場公允價的差額，評價是否存在價格高估、價格續(xù)保的問題。此外，審計人員也需要綜合考量售后服務(wù)、質(zhì)量保證等因素，了解采購人員是否及時根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的物資供求關(guān)系與外部市場行情對申報架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，提升審計工作的規(guī)范性、可行性以及科學(xué)性。經(jīng)過抽樣對比，我們發(fā)現(xiàn)部分采購部門存在一定的不合規(guī)問題。例如，在供應(yīng)商上調(diào)物資價格時沒有提出異議，而在供應(yīng)商不具備競爭優(yōu)勢、企業(yè)內(nèi)部供過于求、市場過分競爭等情況下也沒有降低申報價。同時，部分采購人員甚至存在“特殊照顧”等情況，嚴(yán)重?fù)p害了采購的合理性和企業(yè)利益。

（三）關(guān)注招標(biāo)環(huán)節(jié)的審計

實踐中，可以通過查閱招標(biāo)資料的方式了解招標(biāo)方式，及時發(fā)現(xiàn)采購漏洞。同時，通過審計發(fā)現(xiàn)，并非所有的物資都能進(jìn)行招標(biāo)采購。典型表現(xiàn)為：石油、煤炭等能源型資源和其他資源短缺類物資，無法通過招標(biāo)采購的方式進(jìn)行采購，而是需要通過代理商訂貨、全國訂貨會等方式來進(jìn)行訂貨。但由此也產(chǎn)生了新問題，即容易在發(fā)布招標(biāo)信息之前出現(xiàn)惡意串通等情況，甚至出現(xiàn)預(yù)設(shè)標(biāo)段后進(jìn)行定向邀標(biāo)的情況，將會嚴(yán)重違背物資采購管理的基本原則。

（四）關(guān)注采購合同的審計

從現(xiàn)有制度來看，對于所有物資采購，采購合同是采購環(huán)節(jié)必須要經(jīng)過的環(huán)節(jié)。這是因為，不論采購物資的金額是多少，如果沒有正式的合同，那么采購雙方的權(quán)力義務(wù)關(guān)系無法明確，采購的規(guī)范性、公正性與合理性也大大降低，甚至滋生經(jīng)濟(jì)糾紛。通過審查供貨方信譽(yù)及履約能力，我們發(fā)現(xiàn)部分簽訂合同的供應(yīng)商并不具備相關(guān)的實力、信譽(yù)、資源、供貨能力、履約能力。部分供貨商甚至存在轉(zhuǎn)讓合同、一貨二賣等情況。除此之外，部分企業(yè)內(nèi)部退休人員、下崗人員利用之前在企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系承攬、介紹相關(guān)的業(yè)務(wù)，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。

（五）關(guān)注供應(yīng)商管理的審計

供應(yīng)商管理作為物資采購的前端管理環(huán)節(jié)，對其進(jìn)行審計，能夠更好地為后期供應(yīng)商管理工作提供參考。在審計過程中發(fā)現(xiàn)，部分供應(yīng)商管理中仍然存在些許問題。例如，少數(shù)物資由中間商壟斷、中間商所占比例較高、中間商準(zhǔn)入門檻低、中間商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)單一、中間商通過非法手段進(jìn)入物資供應(yīng)體系等問題的存在，嚴(yán)重影響了供應(yīng)商管理，甚至進(jìn)一步導(dǎo)致企業(yè)采購成本上升。除此之外，部分采購部門出于平衡多方關(guān)系的考量，在對供應(yīng)商管理過程中過于零星分散，欠缺嚴(yán)謹(jǐn)性，導(dǎo)致供應(yīng)商管理無序化等情況的發(fā)生。

三、物資采購管理審計的作用及效果

審計揭露和反映的上述問題，不僅得到了領(lǐng)導(dǎo)層的重視，而且立即著手從制度上進(jìn)行整改。從某種意義上來看，此次物資采購管理審計的作用和效果是比較顯著的。一是有效提升了企業(yè)經(jīng)營水平，增強(qiáng)了企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的能力。通過物資采購管理審計，有效規(guī)范并改進(jìn)了原有的物資采購招投標(biāo)和比價采購等程序。二是能夠進(jìn)一步理順供貨渠道，確保企業(yè)長遠(yuǎn)文件發(fā)展，增強(qiáng)物資采購工作的科學(xué)性、可行性和公正性。三是找到了企業(yè)降低成本、提高效益的有效途徑。通過開展物資采購管理審計，在保證物資同等質(zhì)量的前提下，使采購價格得到了控制，取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效益。四是可以助力于企業(yè)廉政文化建設(shè)，營造良好的風(fēng)氣。通過開展物資采購管理審計，進(jìn)一步彌補(bǔ)了物資采購中存在的漏洞，完善了相關(guān)的制度，規(guī)范了相關(guān)的程序。同時，也進(jìn)一步增強(qiáng)了采購的透明度、規(guī)范度、科學(xué)度，大幅度減少了外來干預(yù)和暗箱操作的現(xiàn)象。總而言之，此次物資采購管理審計有利于抑制物資采購管理中的不正之風(fēng)和腐敗現(xiàn)象，凈化了物資采購渠道。

結(jié)束語：作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)性工作之一，在實際的采購過程中總是會出現(xiàn)各種各樣的漏洞和問題。為了有效利用企業(yè)各項資源，充分遏制采購過程中存在的問題，必須要充分應(yīng)用好審計工具，完善審計內(nèi)容，創(chuàng)新審計模式，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)的情況。