對(duì)做好石油企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

李曉龍 河南油田分公司石油工程技術(shù)研究院

前言：在我國(guó)的石油企業(yè)當(dāng)中，油田辦公室這個(gè)部門所發(fā)揮的作用不容小覷。不僅能夠在各個(gè)部門之間搭建信息傳遞的橋梁，為各個(gè)部門傳達(dá)相應(yīng)的工作任務(wù)，還應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示完成聯(lián)系單位內(nèi)部部門之間的工作，使得石油企業(yè)能夠正常經(jīng)營(yíng)與運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，提高石油企業(yè)辦公室文秘工作的質(zhì)量成為了企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要中介目標(biāo)。作為石油企業(yè)的文秘人員，應(yīng)該不斷提升自身的綜合素質(zhì)，深入學(xué)習(xí)文秘禮儀，形成創(chuàng)新、奉獻(xiàn)以及服務(wù)的意識(shí)，更好的在石油企業(yè)中發(fā)揮自身的作用。

一、提高文秘人員的綜合能力

（一）學(xué)習(xí)能力

當(dāng)前，社會(huì)建設(shè)步伐逐漸加快，也為石油企業(yè)帶來(lái)了更大的發(fā)展契機(jī)。在這樣的背景下，也對(duì)文秘人員在工作方面提出了更高的要求。首先，不斷完善文秘人員的業(yè)務(wù)知識(shí)體系。這是一項(xiàng)基本技能，不僅包括企業(yè)制度，還包括辦公室文件電子化管理等；其次，不斷學(xué)習(xí)政策理論。對(duì)于石油企業(yè)的文秘人員而言，如果不了解國(guó)家的政策以及行業(yè)動(dòng)態(tài)，就無(wú)法達(dá)到理想的工作效果。這就需要企業(yè)積極組織文秘人員統(tǒng)一學(xué)習(xí)政策理論，在國(guó)家政策方針的指導(dǎo)下，為石油企業(yè)尋找更加優(yōu)質(zhì)的發(fā)展道路；最后，積極學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)管理。石油企業(yè)的文秘人員需要為領(lǐng)導(dǎo)起草日常的文件，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)思想，需要在處理一些工作中從領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)分析。

（二）協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)能力是石油企業(yè)文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，能在一定的程度上對(duì)上傳下達(dá)的效果形成影響。提高文秘的協(xié)調(diào)能力要求其能處理好各項(xiàng)工作項(xiàng)目之間的關(guān)系。相對(duì)而言，文秘工作比較復(fù)雜，不僅包括日常事務(wù)以及臨時(shí)性任務(wù)，還包括各種活動(dòng)。需要文秘人員在實(shí)際工作中能夠分清各項(xiàng)工作的側(cè)重點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行有效開(kāi)展。合理處理各個(gè)部門之間的關(guān)系，人際關(guān)系以及上下級(jí)關(guān)系。

（三）寫(xiě)作能力

文案寫(xiě)作是石油企業(yè)文秘人員的一項(xiàng)基本工作。在日常的工作中，需要做一些會(huì)議記錄以及紀(jì)要等，為企業(yè)起草文件等。這些工作不僅對(duì)文件的格式有具體的要求，還要求文秘人員具備扎實(shí)的文字基礎(chǔ)。提高寫(xiě)作能力要求文秘不斷積累，進(jìn)行更多寫(xiě)作訓(xùn)練，多接觸各種工作中可能用到的文體。哪怕一個(gè)通知也應(yīng)該做到語(yǔ)句通順、無(wú)錯(cuò)別字、格式準(zhǔn)確。因此，文秘人員應(yīng)該多讀、多看，鍛煉自己的文筆。

二、引導(dǎo)文秘人員樹(shù)立正確的意識(shí)

（一）創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新已經(jīng)成為了每個(gè)工作人員應(yīng)該具備的一項(xiàng)基本能力。石油企業(yè)的一些宣傳工作也需要文秘人員的參與，這就體現(xiàn)了文秘人員具備創(chuàng)新意識(shí)的重要性。在實(shí)際的工作中，文秘應(yīng)該多從新角度、新方向去思考與研究，面對(duì)新問(wèn)題時(shí)能產(chǎn)生新思路，摒棄一些舊思維和舊觀念。要求文秘人員能夠拓展新道路，運(yùn)用新理念提高自己的工作質(zhì)量[1]。這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)自己在工作的崗位當(dāng)中的價(jià)值。

（二）奉獻(xiàn)意識(shí)

石油企業(yè)的辦公室文秘應(yīng)該對(duì)自身的工作內(nèi)容和特點(diǎn)形成清楚的認(rèn)知。辦公室工作人員都默默無(wú)聞，沒(méi)有什么看得見(jiàn)的回報(bào)。比如，為領(lǐng)導(dǎo)者起草演講稿，如果能得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定，并在會(huì)議中真正用到這份演講稿完成發(fā)言，那就是文秘人員得到的肯定，應(yīng)該因?yàn)檫@樣而感到欣喜。當(dāng)文秘所完成的一些工作能使員工感受到企業(yè)的關(guān)懷就是文秘順利完成工作的體現(xiàn)。從事油田辦公室文秘工作，就應(yīng)該不斷提升自身的奉獻(xiàn)意識(shí)，在自己的崗位上做出更多能促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的風(fēng)向，不僅顧大局，更要識(shí)大體。

（三）服務(wù)意識(shí)

作為石油企業(yè)的辦公室文秘人員，應(yīng)該從自身的角度對(duì)于油田辦公室在整個(gè)企業(yè)中所發(fā)揮的作用，也就是服務(wù)。文秘人員要想達(dá)到工作目標(biāo)，就離不開(kāi)服務(wù)意識(shí)。文秘在平時(shí)的工作中可以按照規(guī)范接聽(tīng)電話、詢問(wèn)事宜、回答問(wèn)題，但是如果不具備服務(wù)的意識(shí)，就會(huì)使這項(xiàng)工作過(guò)于機(jī)械化與模式化。文秘的崗位特點(diǎn)是接近管理層，但是卻沒(méi)有能進(jìn)行決策的權(quán)利[2]。從這個(gè)角度來(lái)看，也需要文秘具備服務(wù)意識(shí)，能積極調(diào)整自己的心態(tài)。服務(wù)意識(shí)能在很大的程度上決定了文秘的工作質(zhì)量。

三、強(qiáng)化學(xué)習(xí)文秘禮儀

從本質(zhì)性的角度來(lái)看，上文提到的綜合能力以及素質(zhì)都需要通過(guò)外在的禮儀來(lái)表現(xiàn)。文秘禮儀具有較強(qiáng)的綜合性，包括文秘自身的意識(shí)、素質(zhì)、行為以及觀念等[3]。文秘在日常工作中不僅應(yīng)該做好上傳下達(dá)、內(nèi)外溝通的工作，還應(yīng)該注意自己的言行，提升禮儀修養(yǎng)，從而為企業(yè)樹(shù)立良好的形象，能夠在不同的場(chǎng)合都表現(xiàn)得體。禮儀具有一定的約定俗成的特點(diǎn)，表現(xiàn)在人們?cè)谏鐣?huì)中對(duì)道德、習(xí)俗、信仰等方面所形成共識(shí)和規(guī)范。一個(gè)人的內(nèi)在修養(yǎng)以及道德都需要通過(guò)其自身的禮儀展現(xiàn)出來(lái)。因此，文秘應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)各種禮儀，比如，辦公禮儀、社交禮儀、形象禮儀、接待禮儀、外事禮儀等。文秘的素質(zhì)能作為企業(yè)形象的縮影。文秘人員強(qiáng)化禮儀學(xué)習(xí)不僅能展示個(gè)人的風(fēng)采，也能使企業(yè)獲得認(rèn)可。從這個(gè)角度來(lái)看，重視文秘禮儀培訓(xùn)是十分重要的。

結(jié)論：綜上所述，對(duì)于石油企業(yè)而言，提高文秘工作質(zhì)量具有關(guān)鍵性的意義。因此，結(jié)合具體的文秘工作內(nèi)容，應(yīng)該提高文秘人員的綜合能力；引導(dǎo)文秘人員樹(shù)立正確的意識(shí)；強(qiáng)化學(xué)習(xí)文秘禮儀。通過(guò)本文對(duì)做好石油企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)展開(kāi)的一系列淺談，希望能為提高文秘工作實(shí)效性提供一些參考。