做好干部人事檔案工作要從細節抓起

張小玲 甘肅省廣播電視局無線傳輸中心

干部人事檔案工作表面上看似乎很簡單，但實際既瑣碎又繁雜，而且責任重大，稍有疏忽就有可能出差錯。因此，在干部人事檔案管理工作中，要始終要把認真、細心放在第一位，投入耐心、滿懷愛心地開展檔案管理工作，努力做到分類精準到位、編號精致有序、目錄一目了然、裝訂整潔整齊，使每卷檔案都達到準確、完整、有序、實用的要求。

一、在制度設置上要“落實落細”

《干部人事檔案工作條例》明確提出，各級組織人事部門負責本地區、本部門、本單位干部人事檔案工作，建立健全規章制度和工作機制，配齊配強工作力量，組織開展宣傳、指導和監督檢查。這對干部人事檔案歸口管理部門進行了明確界定，也提出了具體的要求。然而長期以來，一些地方人事部門沒有引起對干部人事檔案的足夠重視，有的地方檔案管理硬件設施上去了，但軟件卻沒有跟上，沒有健全的規章制度和工作機制，沒有配備專業的檔案管理人員,從而造成干部人事檔案工作流于形式、疏于管理、漏洞百出，甚至出現人事檔案篡改、造假等現象。

從檔案管理的特點來說，這項工作平平淡淡，默默無聞。在有些單位領導看來，檔案管理工作無關緊要，可有可無，這種觀念是十分錯誤的。因此，要按照《干部人事檔案工作條例》的要求，從健全規章制度人手，從嚴從細，認真對待，逐條對照，落到實處，從選派工作人員到日常的管理和監督，要建立起一套制度，這些制度要操作性強，細致準確，并加強業務監督和指導，使干部人事檔案工作有制度支撐，有人員保障，促進干部人事檔案工作健康發展。

二、在日常管理中要做到“細致入微”

隨著經濟社會的不斷發展，新時代對干部人事檔案工作提出新的更高要求，同時需要歸檔的材料也越來越多，工作要求也越來越細。這就要求從事干部人事檔案管理人員，眼細心細、一絲不茍、細致入微，對檔案的收集建立、接收歸檔、保護管理、轉遞使用等把好每一個關口。

首先要從嚴從細，“嚴”字當頭。《干部人事檔案工作條例》要求干部人事檔案“凡提必審”、“凡進必審”、“凡轉必審”。這就要求有關單位和其他組織及個人，應當嚴格按照檔案審核的要求，嚴肅對待，認真填寫，嚴格審核，確保歸檔材料是真實的，是準確的。要靠實責任，細化要求，把工作落實落細。只有將“嚴”字貫穿于干部檔案工作全過程，才能杜絕干部人事檔案篡改造假現象發生，為選人用人提供堅實保障。

其次要耐心細致，認真完善檔案內容。做好干部人事檔案工作，要發揚“工匠精神”，做到精益求精、耐心細致。特別是要在收集完善檔案內容方面更要細致入微，不能有絲毫馬虎。要拓寬收集材料的渠道，主動索要材料，收集材料，把檔案歸檔好，整理好；收集的材料能夠反映個人的思想狀況、政治素養、工作業績等方面，使檔案的內容更加全面完整，使檔案的利用價值更高；要收集好單位表彰、職稱評定、干部審查、違紀處分等階段性材料，保證檔案的完整性和全面性。

第三要精心裝訂，準確歸檔，手續完備。檔案存得久了，難免會出現材料破損、卷角、折損等情況，要對這些材料及時進行壓平、裱糊，過窄、過寬的材料加邊和裁邊處理，檔案材料上的金屬物要拆除。要對檔案按照類別進行排序和編入目錄，使材料和目錄相符。要準確填寫材料形成的時間，準確計算好材料的份數和頁碼。裝訂要做到四邊整齊，不壓字、不損傷材料內容。經過精心整理后，干部人事檔案形式上要達到整齊美觀、條理清晰，內容上達到完整真實、精練實用的要求。

第四要仔細篩選，提高質量，確保檔案真實可靠。只有認真做好鑒別和審核，才能保證收集歸檔的材料真實。干部人事檔案管理人員要以高度的政治自覺和負責任的態度，對每一份收集來的材料進行認真篩選、鑒別和審核，確保干部檔案真實準確。首先要認定材料的性質，是否屬于干部人事檔案歸檔的范疇，如果不屬于就不能歸到人事檔案中去。其次要確定歸檔材料內容是否真實，經過鑒別審核不真實的材料同樣要妥善處理，不能歸到人事檔案中去。第三要對收集來的材料進行分類、排序、編目和加工，最終裝訂成冊、成卷，使人事檔案的整體質量得以保證。

三、在人才培養上要“潤物細無聲”

干部人事檔案工作可以說是千頭萬緒，紛繁復雜，單調枯燥。這就對有關單位選用檔案管理人員提出了新要求。說到底，就是要加大這方面的人才培養和選用，要培養他們的職業素養，提高他們的業務能力，選用那些能耐得住寂寞、守得住清貧、忍得住孤獨的人充當干部人事檔案管理人員。只有他們持之以恒，耐心細致，甘于奉獻，才能真正把檔案工作做實做好。

首先要注重人員管理。干部人事檔案工作具有機密性和較強的政治性特點，因此檔案管理工作人員要具有政治意識和保密意識。各有關單位要加強這方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的政治素養，培養他們良好的職業道德、細心入微的工作態度和樂于奉獻的工作精神。同時加強制度建設，把崗位職責和崗位要求落實到人，用制度管人。

其次要注重業務培訓。干部人事檔案是一項專業較強的工作，這就要求從事干部檔案管理的人員，要具備全面的業務知識和過硬的專業技能。相關單位要針對檔案工作的新規定、新要求，及時開展業務培訓，加強政策理論和業務知識的學習，以適應新時代干部人事檔案工作的新需要。同時，要向先進典型學習，查找自身不足，將好的經驗和做法應用于干部人事檔案管理實際工作中，不斷提升干部人事檔案工作水平。

第三要注重督促檢查。干部人事檔案的過程管理至關重要，各相關單位要抓好全過程培訓，同時對干部人事檔案管理工作進行督促檢查，對干部檔案管理重視不夠、管理不善、問題突出的單位或個人，要提出嚴肅批評，并提出整改時限，及時整改到位，確保檔案管理工作有力有序進行。

四、在基礎設施配套上要“一絲不茍”

干部人事檔案的一個基本特點是，一次生成，不可復制，不可再生，一旦損毀就無法補救。因此千方百計保護好干部人事檔案的安全完整，是檔案管理工作的重中之重。要嚴格按照有關要求和考評標準，認真落實好檔案庫房、閱檔室的日常防護措施，而且這些措施要符合防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光設施等要求，有條件的應配備空調，保證庫房內的溫度濕度在規定的范圍內。

同時，要利用現代信息化技術手段，不斷推進干部人事檔案數字化管理，實現紙質檔案和電子檔案相互印證、相互補充。紙質檔案易損壞和丟失，而且年代久遠后不易查找和查閱。如果實現了檔案數字化管理，建立了數字檔案目錄庫，不僅使檔案的真實性、完整性、可用性、安全性得到保證，還大大提高了工作效率，為干部及有關單位提供檔案查閱、借閱提供便利，而且能做到永久保存，極大地提高了檔案的使用壽命。