企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策研究

吳雙 蘇州大學(xué)

引言：企業(yè)行政辦公室的管理精細(xì)化思路建設(shè)中，要根據(jù)管理項(xiàng)目的精細(xì)化探討，探尋當(dāng)前工作中的問題，并根據(jù)各類工作指標(biāo)建立針對(duì)各類工作項(xiàng)目的完善方式，另外行政辦公室由于其特殊性，需要和企業(yè)中的所有工作部門建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了針對(duì)各類資料、工作信息以及工作檔案的管理精細(xì)化。

一、行政辦公室行政管理精細(xì)化思路的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理項(xiàng)目精細(xì)化不足。行政辦公室的日常工作中需要接觸多個(gè)具體項(xiàng)目，包括文件的撰寫、工作內(nèi)容的意見下發(fā)等，各類管理人物都要形成記錄，為后續(xù)的問題查找過程提供幫助[1]。當(dāng)前的精細(xì)化管理中，雖然要求行政辦公人員能夠和企業(yè)中的各個(gè)管理部門以及管理人員之間建立協(xié)同工作關(guān)系，并且要求在各類檔案之前通過設(shè)置信息表的方法提高管理質(zhì)量，但是一方面只是被動(dòng)性的按照相關(guān)規(guī)定的要求對(duì)各類文件進(jìn)行分類，導(dǎo)致實(shí)際的入庫檔案可能存在錯(cuò)誤存儲(chǔ)問題，另一方面過于依靠當(dāng)前已經(jīng)建成的檔案管理部門，導(dǎo)致行政辦公室職員無法全面探討自身工作中存在的問題。

（二）管理思想精細(xì)化不足。要落實(shí)精細(xì)化管理工作，所有職工的思想必然需要經(jīng)過變革，包括具體管理項(xiàng)目的分解思想、管理項(xiàng)目的資料核算思想、管理內(nèi)容的全面細(xì)化和研究思想等，要求所有思想都可以得到專業(yè)的使用。在當(dāng)前的工作中，一方面針對(duì)精細(xì)化管理思想的整體認(rèn)識(shí)不到位，職工無法使用專業(yè)化工作模式解決問題，另一方面對(duì)于自身工作的重要程度了解不足，未能完全按照精細(xì)化管理指標(biāo)約束自身的行為。

（三）工作意識(shí)精細(xì)化不足。行政辦公室的工作中需要實(shí)現(xiàn)對(duì)于職工意識(shí)的轉(zhuǎn)變，即能夠讓各類管理規(guī)章制度形成固有思維，并且在制度的使用、遵守乃至制度的改革中，探討當(dāng)前工作中的不合理管理項(xiàng)目。在當(dāng)前的工作中，發(fā)現(xiàn)大量工作人員對(duì)于管理制度的認(rèn)識(shí)不到位，或者只是以固定的思路和眼光看待，并不具有動(dòng)態(tài)性的管理規(guī)范，導(dǎo)致其一方面只是被動(dòng)遵守各類管理規(guī)章制度，另一方面無法對(duì)各類制度的后續(xù)升級(jí)和優(yōu)化提供有效建議。

二、行政辦公室行政管理精細(xì)化思路的問題解決方法

（一）管理項(xiàng)目的精細(xì)化管理方法。要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于所有檔案的分門別類處理，要科學(xué)填充各類信息、檔案的科學(xué)存儲(chǔ)等，要求所有的項(xiàng)目可以按照分解的方式，讓不同的辦公室行政人員完成任務(wù)。比如在某企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行過程，企業(yè)新建成的管理思想為，要求產(chǎn)品的研發(fā)部門和設(shè)計(jì)部門能夠提高創(chuàng)新性，同時(shí)加大對(duì)于技術(shù)研發(fā)方面的投入，并形成相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，通過對(duì)于該要求以及相關(guān)發(fā)展路徑的分析，可以確定實(shí)際的工作項(xiàng)目有三個(gè)，即激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)、研發(fā)過程的投入方案分析以及創(chuàng)新性管理思想的建成，不同的工作項(xiàng)目需要形成不同的專業(yè)化記錄檔案，并由企業(yè)已經(jīng)建成的數(shù)據(jù)庫精準(zhǔn)存儲(chǔ)，各項(xiàng)任務(wù)需要形成相應(yīng)的電子檔案和紙質(zhì)檔案，讓已經(jīng)建成的管理項(xiàng)目具有更高的精細(xì)化處理效果。

（二）管理思想的精細(xì)化管理方法。在具體管理思想的精細(xì)化處理中，一方面要求所有的人員能夠全面升級(jí)現(xiàn)有的工作思想，另一方面也需要加大各部門之間的融合關(guān)系，從而讓所有結(jié)構(gòu)可以形成多路徑的思維模式。比如對(duì)于工作過程中已經(jīng)處理過的檔案和原始檔案，需要通過對(duì)于各類專業(yè)化工作體系的研究和完善，對(duì)檔案科學(xué)有效的處理和存儲(chǔ)。其中針對(duì)已經(jīng)獲得應(yīng)用權(quán)限的檔案，該過程中需要使用的思路包括保密制度的遵守、數(shù)據(jù)發(fā)掘體系的遵守、相關(guān)數(shù)據(jù)核算思路的使用等，要求所有的辦公室行政人員都需要具備相關(guān)知識(shí)，才可以防止在實(shí)際的使用中出現(xiàn)違規(guī)問題，而對(duì)于已經(jīng)形成的新型檔案，則可以根據(jù)存儲(chǔ)方法對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的分解，之后分門別類存儲(chǔ)。

（三）工作意識(shí)的精細(xì)化管理方法。在工作意識(shí)的精細(xì)化管理中，一方面要求所有職工能夠參與企業(yè)的定期或不定期針對(duì)思想和管理意識(shí)方面的考核，另一方面需要全面探討當(dāng)前工作中存在的問題，以通過外部考核和內(nèi)部檢查機(jī)制的共同采用，提高所有人員的從業(yè)素養(yǎng)[2]。

比如在企業(yè)的運(yùn)行中，要求每個(gè)季度針對(duì)辦公室行政人員的考核內(nèi)容從側(cè)重于基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備的考核轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硭枷氲目己耍ǜ黝悊栴}的解決方式、各類工作項(xiàng)目的自主運(yùn)行體系等，同時(shí)在辦公室的日常工作中，形成內(nèi)部檢測(cè)機(jī)制，即當(dāng)某人員完成了工作任務(wù)之后，需要由其他人員對(duì)其的工作成果進(jìn)行檢查，該模式中單個(gè)工作人員的工作量下降，同時(shí)可以通過對(duì)其同事的問題查找完善自身的工作思路。

（四）輔助體系的建設(shè)和管理方法。在相關(guān)輔助體系的建設(shè)中，首先為整個(gè)信息化系統(tǒng)的升級(jí)，要能夠形成行政辦公室等內(nèi)部檢查機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各類資料的科學(xué)上傳和內(nèi)部檢測(cè)系統(tǒng)提供幫助。其次是針對(duì)企業(yè)中行政辦公室部門和其他各個(gè)部門之間的交流通道，要能夠在完成相關(guān)的指示性任務(wù)之后，將最終獲得的結(jié)果下發(fā)給相關(guān)部門。最后則是對(duì)于各類結(jié)果的定期或不定期分析，以了解當(dāng)前辦公室行政人員是否可根據(jù)已經(jīng)建立的管理體系完成任務(wù)。另外也要針對(duì)已經(jīng)建成的信息化系統(tǒng)，安排專業(yè)人員檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，防止出現(xiàn)系統(tǒng)性故障導(dǎo)致行政辦公室無法完成各類任務(wù)。

結(jié)論：綜上所述，行政辦公室管理精細(xì)化工作中，存在的問題包括工作意識(shí)的精細(xì)化管理不足、管理思想的精細(xì)化管理不足等，都會(huì)導(dǎo)致建成的管理體系無法發(fā)揮應(yīng)有作用。解決問題的方法包括信息化系統(tǒng)的建設(shè)、現(xiàn)有考評(píng)體系的調(diào)整和優(yōu)化等，讓所有的辦公室行政人員可以根據(jù)新建立的工作標(biāo)準(zhǔn)完成任務(wù)。