新時代下事業單位檔案管理工作創新研究

張穎 濰坊市市政公用事業服務中心

隨著改革開放帶來的經濟社會快速發展，我國的社會主義市場經濟體系發展日趨完善。各個行業在高速發展中挑戰與機遇并存。事業單位在新的時代背景下也不斷進行自我革新，重組優化，提高核心競爭力。新時期的發展對事業單位的管理工作要求更高更嚴格。檔案管理是事業單位管理體系中的重要一項工作，它是事業單位的隱形資產，記錄了事業單位的歷史及職能演變過程。事業單位的檔案管理工作要全面認識檔案管理的重要性，應符合新常態下的創新發展需求，確定創新發展的方向，探索新的管理模式，建立與社會經濟發展相吻合的檔案管理機制，實現檔案管理事業緊跟時代步伐，提升事業單位管理的效益。

一、新時代下事業單位的檔案管理工作現狀

（一）缺少對檔案管理的重視

思路決定出路。管理理念是開展事業單位的基礎。先進的、符合時代潮流的管理理念能促進單位的發展，落伍的管理理念在一定程度上給單位發展設置了障礙。檔案管理在事業單位管理中是一項基礎性工作，它雖然沒有直接和事業單位的核心利益相關，但它的工作好壞，影響到事業單位運作的效率。一些事業單位管理者看不到檔案管理的基礎性作用，覺得它只是一項簡單的記錄、保存工作，甚至認為它可有可無。在這樣的管理背景下，檔案管理人員的工作得不到認同，覺得工作無意義，也無法認真對待檔案管理，導致整個單位的檔案管理基礎薄弱，在需要查找、調用檔案等關鍵時刻，常會出現“掉鏈子”情況，費時費力，效率低下。

（二）檔案管理方式與時代脫軌

我國的檔案管理業務基礎弱。在很多單位，檔案管理工作是一項“邊緣化”的工作，時代在進步，但檔案管理的方式仍沿用傳統老、舊、破的形式，沒有高度重視相關法規標準，將檔案管理的流程標準化，導致檔案管理工作停滯不前。隨著時代推進向前，檔案管理的事務更加細化、繁瑣，由于沒有實施科學管理策略，未采用檔案系統化、信息化的管理方式，現代科技的使用在檔案管理中沒有得到足夠的應用，導致重要檔案規整延后或丟失，最終的結果是檔案管理不能滿足社會發展的需求。

（三）檔案管理制度不健全

許多事業單位的檔案管理十分混亂，究其原因，是缺少健全的檔案管理制度，讓人有機可乘。一方面，事業單位管理者對檔案管理工作充耳不聞，領導不重視，檔案管理得不到足夠的資源進行建設性的管理工作，致使檔案管理制度難以推進。另一方面，檔案管理制度不健全，實操性不高，使得在實際應用中，人們常常使用習慣性的操作方式，并不按照相關的要求執行程序，導致檔案管理只剩形式，無法具體執行。

二、新時代下事業單位檔案管理工作的創新研究

（一）對檔案管理進行創新性的信息化建設，利用信息化的管理手段擴大檔案管理服務內容

具體可以從以下幾個方面進行：一是根據事業單位的發展規劃，對檔案管理進行統籌創新，確定檔案管理的服務模式，并細化實施環節，制定執行計劃，確保檔案管理工作有條不紊地進行。二是建立門戶網站，面向使用者全面開放。通過網絡平臺，實現群眾“足不出戶辦事”，快捷方便。特別是對常規性出現的問題或者一般性的資料查找工作，通過將資料進行匯總，供群眾自由查詢，既為群眾提供便捷服務，也減少了事業單位工作人員的負擔。三是強化電子檔案管理。利用電子信息數據存儲能力強，存儲容量大的特點，將檔案轉換為數字化的信息，及時進行整理，實現檔案歸檔快、整理及時、提取快速。

（二）對檔案管理進行創新性的體系構建，發揮檔案管理的服務功能

創新性的構建一套事業單位檔案管理的工作體系，能實現檔案管理工作的高效運轉，也是目前事業單位亟待改革的一部分工作。要達到這個目標，第一，事業單位要充分發揮傳統檔案管理的優勢，結合現今社會發展對檔案管理提出的新的要求，進行體系構建，制定好一套科學的、具有可行性的管理制度。同時，配套制定檔案管理的落實機制和問責機制，特別是針對檔案管理部門和工作人員的管理體系要具體、完善，實現在原有制度上的創新。第二，明確檔案管理體系的使用范圍。遵循管理制度適用于所有工作人員且人人平等的原則，檔案管理體系不僅僅約束檔案部門及工作人員的行為舉止，對其他部門同樣具有約束作用，只有如此才能發揮檔案管理高效運行、一致運行，實現檔案管理的服務功能。第三，建立賞罰分明的獎懲制度，促進檔案管理的創新及執行能力發展。獎懲制度具有導向性，能夠激發人才積極創新，提高工作效率，也能激勵人按規范行事，成為人人努力向上追求的動力。同時，對于一部分不守崗位規范、能力欠缺的人，獎懲制度明文規定處置辦法，形成“鲇魚效應”，促使檔案管理工作蓬勃發展。

（三）對檔案管理進行管理方法的創新，自上而下提高管理效率

對事業單位檔案管理進行創新，應注重檔案管理方式的轉變。事業單位管理者要從源頭上做好領頭羊的表現，重視檔案管理工作。管理者以身作則，嚴格按照規章執行工作流程，同時加強對下屬的監督和管理。檔案管理人員上行下效，在具體的工作實務中，具備良好的服務意識，主動積極開展檔案管理工作，讓群眾感受到熱情、周到。檔案管理人員應加強自身修養，掌握好信息化技術和檔案管理的知識，利用信息化手段提升工作效率。對檔案進行管理時，要再三加強檔案的安全管理，從檔案保存到檔案服務，都不能因疏忽導致出現檔案丟失、信息泄露等安全問題。

三、結束語

時代的快速發展，要求事業單位檔案管理改變傳統的管理模式，不斷進行自我改革，創新發展模式，實現檔案管理工作高效、可持續性地發展。新時代下事業單位檔案管理工作的創新，不僅能提高事業單位的綜合管理能力，也為廣大群眾提供了便利。