淺論新型農村社會養老保險檔案的現代化管理

劉相純 魚臺縣社會勞動保險事業處

中國新型農村社會養老保險試點項目于2009年開始實施，至今已有十年之久。從2009年占全國的10%的縣到現在，它已經基本實現了全覆蓋?？梢哉f，新型農村社會養老保險解決了我國退休后大多數老年人的問題，為維持社會諧和安穩提供了保障。新農村社會養老保險的有效覆蓋范圍和順利發展與其檔案管理密不可分，在這個階段，養老保險的檔案管理面臨新的形勢和問題。以下本文提到的養老保險是指新型農村社會養老保險。

一、新型農村社會養老保險檔案的特點

（一）檔案管理工作與養老保險制度改革關系重大

這不僅關系到農民自身的利益，而且關聯到我國農村養老保險制度的變更進程。農村社會養老保險制度始終依靠各級政府的政策文件指導，缺乏嚴格的法律規定，容易隨國家政治經濟條件的變化而略有變化。新型農村社會養老保險具有工作廣泛，內容復雜特點。隨著我國社會經濟的快速發展和人口的老齡化，農民對養老保險的需要也在增加，新型農村社會養老保險也在不斷增加，檔案涵蓋了所有被保險人的詳細信息和被保險人的具體信息。當前，農村養老保險檔案管理工作正處于基礎設施建設階段，有很多缺陷，例如被保險人的姓名，性別，年齡和家庭地址，支付記錄，待遇支付，賬戶管理等信息，這些必須是真實的，因為信息設備在初期還不完善，統計信息會出現一些問題，造成農村社會養老保險檔案管理非?；靵y，為了保證農村社會養老保險檔案管理工作的順利開展，必須更加嚴格地規范農村社會養老保險檔案管理。

（二）新型養老保險所服務的對象流動性較大

養老保險解決了億萬農民的需求問題，這是國家需要解決的最急迫問題。我國農村經濟相對落后，從當前角度而言，農村社會養老保險不能同時滿足老年人的物質和精神需求，農村社會養老保險流動性強，農村社會養老保險是對于農民。建立健全，穩定，可持續的新型農村社會養老保險體系是艱巨的任務，通過加強農村社會養老保險檔案管理工作，可以保證農民今后的養老金問題。

二、新型農村社會養老保險檔案管理中存在的漏洞

（一）檔案管理意識不足

在一些檔案管理部門中，管理人員很少關注管理工作，對檔案信息管理的了解不足嚴重影響了整體管理質量，降低檔案管理硬件設施的投資，各種設備配置不完善，管理機制出現許多缺點。一些鄉鎮還沒有建立專門的檔案室，檔案丟失現象屢見不鮮，由于管理人員缺少安全意識，檔案存儲室相對潮濕，很多檔案已發霉變質，并且沒有完善的防火和防盜設施，存在嚴重的安全風險。此外，管理者自己的計算機技術質量低下，并且對先進技術的應用存在阻力，這給社保檔案管理的自動化帶來了很大的障礙。

（二）檔案材料收集工作不嚴謹、檔案內容失真

由于一些工作職員在信息采集時不注重，不細心，因此收集到的信息通常不全面，資料信息出現填錯，漏填和亂填，檔案整理工作也不成體系，這些檔案通常是分散存儲的，編目工作不精細，相應的設備欠缺，經常有無檔可查的情況發生。

（三）缺少專業的檔案管理工作人員

農村養老保險檔案的管理是一項知識性，專業性比較強的工作。它需要一些具有一定檔案專業知識的人才來進行管理，在許多城鎮，村民對養老保險檔案管理的專業知識知之甚少，也無勝任能力，有些地方甚至還沒有建立檔案室，檔案工作條件簡陋，這也造成一些檔案工作人員的流失。在這種不重視歸檔工作的環境中，檔案管理工作停滯不前，僅停留在檔案測試題的管理上，無法進行管理信息和需求。

（四）缺少資金保障，資金不足

農村社會養老保險檔案管理的瓶頸是資金不足，中央政府用于農村社會保障的資金年年都在增長，這樣也不足以保護目前農村社會養老保險檔案管理需求，農村社會養老保險檔案管理費必須要縣級財政部門支付。但縣，區的部分社會保障機構資金不足，由于缺少資金，農村社會養老保險檔案無論從硬件設施或是衛生管理上都不能滿足現代檔案信息發展的需要，影響了農村社會養老保險的實施。

（五）法律法規不足完整

目前在社會檔案信息化建設中，軟件尚未統一，特別是在計算機軟件和機器零件方面，具有不一致和質量差別，開發語言也不同。原因主要是由于缺乏法規制度造成社保信息化管理的規范化受到影響，也阻礙了社保檔案信息化建設之路。此外，在檔案利用方面，部分城鄉社保檔案已經在管理局中投入使用，參保人員可以經過網絡通道來訪問與索取，并且業務檔案信息化僅支持查詢，不支持原始搜索，并且各街道，社區等尚未建立相對應的檔案管理系統，因此該技術的覆蓋范圍狹窄，檔案價值不能足夠發揮。

三、改善新型農村社會養老保險檔案管理工作的相關策略

（一）加強檔案信息化建設投入，深化管理認識

為了提升社保檔案的信息化建設水平，有必要加強人力，財力和物力的投資。比如，主動引進計算機設備，為社保檔案信息保存提供設備支持，并聘用專門的檔案管理人員，這些資源的引入，不僅可以推進檔案信息化建設的進程，而且可以使檔案信息的保存，訪問和使用越發方便，還應該加強管理者檔案管理認識，以便能夠深刻而清晰地認識到自己的職位，功能和職責，改善信息化服務方法，采用加密技術保存關鍵的電子檔案，采用公共網絡服務系統等創新服務方式，有效避免資源耗損，為社保檔案信息化建設提供先進有效的服務，為檔案信息管理提供有力的技術支持，建立養老保險檔案信息系統，把參保單位和本人的有關信息輸入計算機，使檔案管理工作愈加高效便捷，為領導決策提供充分的數據支持，創建公開可用的電子檔案檢索系統，把可以公開的信息編制成電子檔案，由管理部門專門掌管檔案的建造與管制，其他部門和人員僅具備查閱權限，但不能更改它，還可以建立一個養老保險網站，并在其中輸入本人的保險號以查詢本人繳費情況，方便用戶查詢。

（二）規范檔案管理工作，提高檔案管理水準

為了進一步改善我國新型農村社會養老保險檔案的管理，確保檔案的完整性，真實性和安全性，有必要規范檔案管理工作，提高檔案管理水準。我國已經進入老齡化社會，老齡化人口在增長，這就要求養老保險檔案管理職員不斷補充，糾正和完善檔案，以確保檔案信息的完整性。

（三）提高有關管理人員的整體素質

增強管理檔案隊伍建設，農村養老保險檔案管理者的整體素質不高，有必要進一步對管理人員的培訓，擬定培訓計劃，并按期對管理者培訓專業才能和職業素質，做到結合實際工作性質，加強管理人員之間的溝通，不時進行集思廣益會議，交流管理工作經驗，以實質去做事，繼續學習，充分利用新方法和新技術，做好農村養老保險檔案管理工作，將盡早實現新型農村養老保險檔案管理的標準化和規范化。

（四）為新農村社會養老保險檔案管理建立健全的新規章制度

為了更好地依法開展檔案管理，更好地促進農村社會養老保險檔案管理的發展，有必要建立健全的規章制度，國家人力資源和社會保障廳與國家檔案局共同擬定了《社會保險業務檔案管理規定》應落實到實處，依法治檔。在發展農村社會養老保險檔案時，數據收集，分類和整理都應遵守相應的法律，法規和規章，并應根據有關法律法規和規章制度的約束管理，使新型農村社會養老保險制度檔案管理工作越發科學，規范，為人民群眾提供了可靠的社會保障。

（五）政府增加資金投入，重視硬件設備的投資

完整的設備是做好管理工作的前提，實現具有現代先進科學技術水平，各種檔案的集中分類管理是新型農村社會養老保險檔案管理的基礎。購買先進的設備來改善檔案室的設備，做好檔案管理工作，真正實行檔案管理的數字化和信息化。

四、結束語

由于社會養老保險的快速發展，它在促進當今社會的穩定與發展中起著決定性的作用。農村社保的發展與當前社保檔案管理的規范化和嚴謹性息息相關。當然，目前農村地區社會養老保險的檔案管理仍然存在一些問題，面對變革的困境，必須與時俱進，正確解決和積極解決這些問題，使農村社會養老保險能夠為社會和諧發展做出更大的進步與貢獻。