基于信息時代下的文秘工作及檔案管理新探

唐梓杰 湖南省有色地質勘查局二一七隊

引言：隨著5G時代的來臨，我國的信息技術水平再次提高，企業進行信息化改革已經刻不容緩。在企業管理中，文秘工作與檔案管理工作作為企業運行的保障，需要運用信息技術進行快速查詢、任務分配、工作交流等工作，加大信息技術的應用范圍，使企業向著現代化企業的目標快速發展。

一、信息時代中的文秘工作

（一）文秘人員工作方法的轉變

文秘是一個特殊的職位，其與領導的接觸非常頻繁，領導的行為、決定、策略都需要文秘人員進行記錄整理，其任務量比較大。而信息技術在不斷的發展中，文秘的工作模式也隨之出現變化，需要使用紙筆的方面越來越少，需要運用電子設備的方面越來越多，文秘人員的任務量雖然在增加，但是使用的時間反而更少，說明文秘人員的工作效率正在提升。其工作模式的轉變主要體現在以下方面：

第一，在領導進行講話之前，文秘人員需要先對會議室內的投影儀、電腦、音箱、話筒等設備進行檢查，保證領導講話時不會出現故障。當領導發表觀點時，文秘會在一旁用電腦進行記錄，用攝像機、收集拍攝視頻資料，保證領導發布的政策可以被完整記錄，為檔案管理工作提供便利。

第二，對于領導下達的命令，文秘人員要及時傳達，此時，運用信息技術可以最快速的傳達領導的指令，對于重要決策，文秘人員可以使用打印機、傳真機進行復印，將文件及時下發到其他部門手中。此外，在文秘跟隨領導出差時，文秘人員要運用手機、電腦的通訊功能為領導安排車輛、餐飲、住宿等，為領導的衣食住行提供便利。

（二）文秘人員工作技術的優化

在企業中，文秘人員的主要功能是為領導者提供輔助，因此，很多人認為，當企業出現錯誤時，原因是領導者出現問題。但是，每個錯誤的發生不能只止在領導身上，文秘人員沒有做好自己的本職工作也會導致領導產生錯誤的決策。所以，文秘人員的工作能力應當不斷提升，從而發揮出其自身的功能性。如，文秘人員可以運用office來進行PPT的制作，用表格與圖形功能進行數據統計，使人們更加直觀的了解數據信息，從而進行分析。為了提升文秘人員的信息技術水平，企業應當對文秘人員進行培訓。例如，2018年湖南省有色地質勘查局二一七隊為了提升文秘人員的綜合素質，其對內部文秘人員進行了細致的信息技術培訓，企業為文秘人員報名參加了文秘培訓班，培訓內容包括了PS基礎應用、WPS軟件應用、PPT制作、視頻剪輯等信息技術，經過系統的培訓，文秘人員對信息技術掌握更加全面，文秘工作的效率也得到提升。

二、信息時代下的檔案管理

（一）檔案管理的保密化

檔案是一個企業的根本，其涉及了很多的企業機密，這些機密文件如果泄露會對企業的經濟效益與未來發展造成巨大影響。在信息技術發展的現代社會中，企業對于檔案的保存不再局限于實體文件保存，為了提升檔案的保密程度，企業將信息儲存在云端中，同時做好備份工作，即使電腦被攻擊，文件也不會丟失，其安全性對比傳統的紙質文件保存更高[1]。企業應當使用先進的技術來保證企業信息的完整性，可以邀請專業信息技術人員設置電子檔案保密措施，如，先進的AES標準算法，運用此種技術可以利用128、256、192的密鑰將數據進行加密，同時還可以使用DES以及IDEA技術進行信息加密，工作人員在需要信息使要使用RSA來獲取密鑰。

（二）檔案管理的數據化

在信息時代，檔案管理工作應當更加數據化。企業要分為兩個步驟實現檔案數據化的目標。

第一，建立檔案管理系統。在大型的企業中，企業需要管理的檔案較多，管理的內容也較多，因此，一個先進的檔案管理系統可以有效提升檔案人員的管理效率。如，九思檔案管理系統，其擁有的信息采集。檔案分類、檔案跟蹤、信息利用、注銷登記等功能可以幫助檔案人員開展工作，工作人員只需要在座位上就可以實現檔案從收集到歸檔的全過程管理，提升企業運作效率。

第二，建設檔案數據庫。檔案的儲存可以更加數據化，企業進行檔案儲存時，如果進行紙質版檔案儲存，其不僅需要檔案管理人員進行手動分類，浪費工作時間，還會占據企業的內部空間作為儲存室，浪費了企業的資源，所以不利于企業發展。因此，工作人員可以將檔案信息全部數據化，將其全部儲存在云端當中，隨時需要隨時提取，使檔案管理更加高效、迅速。

（三）檔案管理的共享化

檔案管理不能只局限在一個區域內，應當從縱向與橫向兩個方面進行發展，將企業內部的各個部門緊密聯系在一起，使檔案信息的獲取更加方便，管理更加全面。要實現這一目標，僅憑借檔案管理一個部門無法完成，因此，企業應當運用信息技術使檔案管理變得共享化，實現各部門信息的共享，企業可以建立檔案信息共享平臺，提高電子檔案的整體價值，構建完善的檔案管理體系[2]。企業應當轉變固有的檔案管理模式，拋棄傳統的人工查詢方式，建立全新的檔案管理信息平臺，各個部門的工作人員只要使用手機、電腦登錄平臺進行檔案信息管理，檔案信息只需要一鍵就可以發送到檔案管理部門，需要檔案時也只需要簡單的下載就可以獲得，檔案信息的傳遞會更改快捷、信息，檔案管理水平也得到提升。

結論：綜上所述，信息時代的背景下，文秘工作人員與檔案管理人員應當運用信息技術進行工作。經過上述內容可知，文秘人員運用信息技術可以轉變傳統的思維方式，運用信息技術的特點提升工作效率，而檔案管理經過信息化建設也可以更加標準、規范，為企業的管理與發展提供良好的支持。