對就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策工作中的檔案管理分析

王懷慶 鄄城縣人力資源和社會保障局

引言：當下我國許多行業(yè)已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)管理時代，尤其是檔案管理工作，更是與大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用息息相關(guān)，就業(yè)創(chuàng)業(yè)政策工作中的檔案管理工作目前已經(jīng)基本實現(xiàn)了大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)的普及，但工作效率還需要進一步提升。

一、就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策中檔案管理工作的現(xiàn)狀

當下我國就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策檔案管理工作已步入大數(shù)據(jù)時代，具體工作方法與以往的檔案管理管理工作存在差異，且就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策相關(guān)的檔案數(shù)量大且內(nèi)容復(fù)雜，相關(guān)檔案的收集、分類、存檔等工作都需要結(jié)合時代發(fā)展情況進一步優(yōu)化。同時，各行業(yè)的檔案管理工作都逐步邁入了無紙化辦公行列，就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策的相關(guān)檔案很少通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)輸入形式進行存檔，因此查閱整理工作都有較大難度，各地區(qū)的檔案資料保存工作相對獨立，大部分檔案管理部門也未構(gòu)建內(nèi)部信息資源庫。此外，就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策的檔案管理工作需要較高的精確性，因此工作人員的實際專業(yè)能力也需要不斷提升，在就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策檔案管理工作中，相關(guān)工作還未構(gòu)建完善的工作制度，為從根本上提升相關(guān)工作的規(guī)范程度，構(gòu)建完善的檔案管理體系也是必不可少的內(nèi)容[1]。

二、完善就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策中檔案管理工作的有效措施

（一）推進檔案信息化管理進程

檔案管理信息化建設(shè)需要從多個方面著手，認識到檔案管理的重要性。其中檔案管理信息化水平的優(yōu)化工作需要從兩方面進行，第一方面是要明確各部門的職責，檔案管理人員可根據(jù)相關(guān)的國家規(guī)定將各類文件進行歸檔，檔案資料分門別類的整理保存，同時定時檢查，確認檔案資料完整性。第二方面是實現(xiàn)檔案資料的全程管理，嚴格按照規(guī)章制度輸入、下載、查看資料，檔案管理部門需要針對真實情況制定出適用性強的管理制度，減少檔案管理工作中的盲目性和隨意性，使檔案管理系統(tǒng)有明確的分工。實施責任落實到個人的政策，對每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，避免意外產(chǎn)生。

如：某檔案管理部門在全面落實檔案資料信息化管理后，實施責任到人的管理制度，將檔案資料管理責任落實到個人，避免由于權(quán)責不明導(dǎo)致檔案管理工作效率低，有效提升了檔案管理信息化水平。

（二）建立資源共享平臺

當下信息化技術(shù)的不斷發(fā)展使檔案管理工作和信息技術(shù)的結(jié)合程度越來越高，尤其是在就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策的檔案管理工作當中，享受就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策的人員檔案需要進行系統(tǒng)化整理，不僅對檔案管理人員的專業(yè)能力提出考驗，同時也考驗檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性。因此為降低相關(guān)工作的難度，檔案管理人員可以構(gòu)建合理的信息資源共享平臺，各地的創(chuàng)業(yè)就業(yè)扶持政策檔案信息管理部門按照統(tǒng)一格式和要求錄入信息，不僅能夠降低檔案整理和管理工作的難度，還可以為后續(xù)檔案查詢和更新等相關(guān)工作提供便利。此外，建立資源共享平臺后，就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策相關(guān)檔案的信息數(shù)據(jù)分析也能得到更加準確的結(jié)果。

（三）建設(shè)檔案信息庫

當下雖然大部分就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策檔案管理部門已完成了信息化管理的改革，但仍有部分地區(qū)處于傳統(tǒng)管理方式向信息化過渡的階段，想提高工作方式過渡的效率，需要盡快構(gòu)建檔案管理信息庫，在建設(shè)過程中可以將檔案管理的相關(guān)工作與計算機技術(shù)有效結(jié)合，實現(xiàn)兩種工作方式的平穩(wěn)過渡，即將綜合檔案數(shù)據(jù)和檔案目錄進行集合，促使檔案管理相關(guān)工作效率提高。此外在檔案信息庫建立的過程中，工作人員還可以篩選出信息重復(fù)的資料，在構(gòu)建信息庫的同時精簡化檔案資料內(nèi)容，并對檔案缺失的部分資料進行補充和重整，保障檔案資料在信息庫建立的過程中不產(chǎn)生遺失。

（四）提升工作人員專業(yè)性

就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策檔案管理工作具有服務(wù)性，因此檔案管理人員要明確自身定位，同時不斷提升自身專業(yè)能力，迅速優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量。部門管理層可以為檔案管理人員創(chuàng)造更多的學習機會，定期培訓專業(yè)技能，不僅能增強部門整體的管理質(zhì)量，管理人員本身業(yè)務(wù)能力也能得到提升。此外人才建設(shè)也是檔案管理工作順利展開的基礎(chǔ)，就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策檔案管理需要工作人員既具備檔案管理能力又具備計算機技術(shù)，許多管理人員還未同時具備兩種能力，因此應(yīng)積極幫助檔案管理人員提升自身能力。

如：某創(chuàng)業(yè)就業(yè)扶持檔案管理部門每兩月組織檔案管理人員學習一次最新的管理政策和專業(yè)知識，經(jīng)常邀請檔案信息化管理方面的專家講解工作方法，一對一的指點檔案管理人員工作，有效提升了管理人員自身專業(yè)能力。

（五）完善檔案管理體制

為降低就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案管理人員的工作難度，同時促進檔案管理工作有效落實，應(yīng)優(yōu)先完善相關(guān)工作機制，其中檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計規(guī)范要擺在突出地位，通過內(nèi)部檔案管理制度的規(guī)范化，為員工提供有力的工作依據(jù)。目前就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策檔案已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化管理。檔案管理人員在將紙質(zhì)資料導(dǎo)入計算機時應(yīng)按照統(tǒng)一文件格式錄入，為后續(xù)歸檔工作提供便利，在收集新的檔案資料時也應(yīng)要求資料上傳人和收集人按照統(tǒng)一的文件格式填寫資料，避免因文件格式不同增加后續(xù)工作的難度。

如：某就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策檔案管理部門在將舊資料錄入電腦時要求錄入員將資料全部使用WPS辦公軟件錄入，輸入時規(guī)范好統(tǒng)一的格式和字體，有效避免了因資料錄入不規(guī)范導(dǎo)致檔案管理人員工作難度增加[2]。

結(jié)束語：綜上所述，就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策的檔案管理工作具有重要意義，因此有關(guān)部門應(yīng)利用科技時代為檔案管理帶來的便利，不斷改良措施，提升就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策整體檔案管理水平。