公共衛生監督執法檔案的數字化管理問題研究

于海峰 山東省鄄城縣衛生健康局

引言：近些年來，隨著我國經濟發展水平的提高，信息技術行業也有了較快發展，以計算機為主要終端的數字化建設已深入到各個領域的工作中。公共衛生監督執法檔案記載著相關工作記錄與重要信息，對規范整體工作有重要作用，為實現公共衛生監督執法檔案的高效管理，相關部門要注重檔案管理的數字化建設。

一、公共衛生監督執法檔案數字化管理中存在的問題

（一）數字化硬件設施不完善

計算機等硬件設施作為實現公共衛生監督執法檔案管理數字化的客觀條件，直接影響到檔案工作能否實現數字化管理。近些年來，由于相關部門對公共執法監督工作的側重點不同，致使資金分配上出現偏頗，這也就直接導致了計算機和移動硬盤等硬件設施配置不健全，進而限制了檔案數字化管理工作的開展。硬件設施的簡陋直接影響到數字化管理系統的建立以及后續技術升級和系統維護的工作，不能充分發揮檔案數字化管理對工作效率的提升作用。

（二）數字化檔案管理體制不健全

完善的數字化檔案管理體制是規范檔案管理工作，實現檔案系統化管理的重要環節。由于數字化檔案管理體制的缺失，致使相關人員缺乏工作積極性，進而影響到數字化檔案管理工作的具體落實。此外，體制的缺失也導致了工作人員缺乏對數字化管理工作的深層了解，這直接影響了公共衛生監督執法檔案數字化管理工作的順利展開。由于缺乏對數字化管理工作的積極性，相關工作人員也在一定程度上懈怠檔案管理工作，致使檔案數字化管理工作開展緩慢，工作效率低下。

（三）缺乏專業的數字化檔案管理人才

就目前我國公共衛生監督執法管理部門的檔案管理工作現狀來看，從事檔案管理工作人員的素質普遍較低，且缺乏具備專業能力的數字化檔案管理人員。數字化的檔案管理工作往往需要員工具備豐富的檔案管理經驗以及計算機操作技術，由于工作人員專業技能的缺乏，致使檔案管理工作數字化得不到有效發展，嚴重拖慢了整體工作進度，降低了工作效率[1]。

二、優化公共衛生監督執法檔案數字化管理的有效措施

（一）加大資金投入，完善數字化檔案管理的基礎設施建設

是否具備完善的硬件設施和軟件條件，是決定能否順利開展公共衛生監督執法檔案數字化管理工作的重要條件。完善數字化檔案管理的基礎設施建設，一方面需要相關部門以及管理人員明確檔案管理工作數字化的重要性。傳統的檔案主要以紙質方式進行保存，這不僅占用了大量的空間，還對貯存環境提出了較高要求。而檔案的數字化管理不僅能節約辦公空間，還能夠進一步提升檔案查找效率，增加公共衛生監督執法工作的規范化與系統化。另一方面需要相關部門以及管理人員優化資金分配。相關部門要在充分意識到檔案管理數字化重要性的基礎上，優化資金方式，并積極向上級部門提高申請資金投入，進而完善計算機等硬件設施的配置，推進公共衛生監督執法檔案管理工作效率的提升。

（二）建立健全公共衛生監督執法檔案數字化管理的體制

只有建立健全公共衛生監督執法檔案數字化的管理體制，才能進一步凸顯數字化檔案管理優勢，提高檔案管理工作效率。做好公共衛生監督執法檔案數字化管理機制的建設工作主要有以下兩個方面：第一，構建統一的數字化檔案管理標準。管理標準作為各部門工作的重要行為規范，能夠有效平衡各部門管理方式以及管理手段之間存在的差異，進而使各部門在進行檔案數字化的過程中，能夠統一文本、圖像、視頻等材料的格式，確保是檔案數字化工作高效、嚴謹的開展。第二，完善檔案數字化管理工作的考核方式與監督機制。完善的考核方式與監督機制能夠從側面促進工作人員效率以及規范性的提升，由于檔案管理工作的復雜性和長期性，相關部門可以改變以往考核方式，通過建立階段性的考核方式來詳細了解工作人員本階段的工作狀況，進而能夠及時改正工作中存在的問題，確保工作的順利開展[2]。

（三）注重數字化檔案管理人才的培養與引進

現代化、數字化辦公模式的應用，在提高工作效率的同時，也對工作人員提出了較高的專業能力要求。為提高公共衛生監督執法檔案管理工作的效率，確保數字化檔案管理工作的落實，相關部門要注重專業人才的培養與引進，組建經驗豐富、專業能力較強的人才隊伍。建設專業的數字化檔案管理隊伍，主要通過人才引進與人才培訓兩個方面：第一，人才引進。首先，相關部門要重視對于數字化檔案管理工作的宣傳。通過對數字化檔案管理工作的大力宣傳，使群眾可以深入了解其工作內容，促使更多人才加入到公共衛生監督執法檔案數字化管理工作中來。其次，相關部門可以通過薪資待遇以及保障制度來吸引人才加入數字化檔案管理工作。最后，相關部門可以與高校建立合作關系。高校作為我國重要的人才培養基地，為我國輸送了大量具有專業能力的人才。通過與高校建立合作關系，使畢業生可以深入了解其工作內容，進而從事相關工作。第二，人才培訓。相關部門要重視數字化管理人員的專業能力培訓，通過聘請具有豐富經驗以及專業能力的人員進行工作指導，來進一步彌補數字化檔案管理工作中的不足之處，優化整體工作流程。

結束語：檔案數字化管理作為當今檔案管理工作的重要發展趨勢，在一定程度上促使各單位對于工作方式的改革與創新。公共衛生監督執法部門要完善相應的基礎設施建設，通過建立健全檔案管理工作體制，引進與培養專業人才來進一步提升檔案管理工作的數字化程度。