淺析新形勢下檔案數字化工作存在的問題及對策

卞福英 鄄城縣檔案館

引言：隨著信息技術的不斷發展，數字化逐漸融入到人們的生活和工作中。增強數字化檔案的管理，能夠將不同載體的檔案資源變為數字化的檔案信息，促進檔案數據庫的形成，不僅有利于提高檔案管理的綜合水平，還為單位節省了一部分支出，實現檔案的資源共享和傳承。

一、分析數字化檔案工作存在的問題

（一）數字化設備不夠完善。相關單位在進行檔案數字化管理工作時，存在著數字化設備不完善的問題。第一，部分單位在引進數字化技術時，沒有根據單位的檔案管理需求而購置數字化的設備，在實際應用中，極容易出現應用不合理等問題的出現，阻礙著檔案管理工作的有序進行。第二，隨著數字化技術的不斷發展，相關單位為了提高檔案數字化管理的安全性，定期對設備進行優化，解決應用時易受病毒影響和出現檔案信息丟失和泄露等問題，從而降低檔案數字化管理的有效性。

（二）數字化建設意識不高。第一，部分單位的領導缺乏與時俱進的思想，沒有按照數字化的發展趨勢進行管理，而且沒有為檔案數字化的管理工作提供資金支持，沒有給予檔案數字化管理工作相應的重視，難以提高數字化管理工作的有效性。第二，由于檔案數字化管理與傳統的檔案管理存在差異，員工對對這一新工作的了解度不夠，在實際工作中十分容易發生操作失誤的問題，很難正確發揮出檔案數字化工作的真正意義。

（三）管理標準不完善。首先，部分單位對檔案數字化工作的重視程度不高，沒有按照單位相應的需求構建適當的管理標準，檔案的管理質量不高。其次，部分員工沒有按照標準開展工作，對單位檔案管理的發展產生一定的影響[1]。最后，部分管理人員在構建管理標準時，沒有將管理制度進行細化，從而降低了管理的有效性，出現檔案整理不規范的問題。

（四）缺乏先進的檔案管理手段。由于相關單位的檔案數量較少，檔案的管理基本上采用傳統檔案保存的方法。隨著計算機技術的不斷應用，文件傳輸也開始在電腦系統上完成，但計算機技術職能對檔案進行簡單的查閱及檢索，不能完全實現對檔案的整體管理。

二、新形勢下優化檔案數字化的整體工作

（一）引進數字化技術。在新形勢的發展下，檔案數字化工作為了實現更加快速的發展，就需要引進先進的數字技術。第一，在數字化不斷發展的前景下，一旦相關單位沒有定期的對書籍化技術進行優化，就會出現檔案丟失等問題。為了避免此類情況的再次發生，需要相關單位提高資金的投入力度，引進先進的數字化技術，優化相關單位的檔案管理系統，保障檔案數字化工作的有序開展。第二，為了保證數字化技術應用的有效性，要對相關單位的需求做出分析，依據實際情況，引進相關的數字化技術。在引進數字化技術時，應提高檔案的完整性和使用率，發揮出檔案的實際作用。

（二）強化數字化建設意識。相關單位為了跟隨新形勢發展的腳步，提出檔案管理人員要強化數字化建設意識。首先，強化管理人員的建設意識，單位中的相關領導也要提高對數字化建設意識的重視程度，深刻了解這一工作的具體含義和實際意義，為數字化的管理奠定良好的基礎。其次，當檔案數字化工作開展時，需要投入大量的資金作為支撐，購米陷阱的設備，提高檔案管理工作的效率。最后，單位應將檔案數字化工作納入單位的建設計劃中，將這項工作充分與績效相聯系，建立獎懲責任制度，目的是提高工作效率的管理質量，監督員工做好檔案數字化工作。

（三）完善管理標準。第一，在進行檔案數字化管理時，應加強各部門之間的聯系，建立職責明確、責任共擔的管理制度，確保該標準能夠約束員工的行為，盡量滿足科研單位的應用需求。第二，對于數據庫之間的類別存在著差異性，為了提高檔案工作的整體效率，保障檔案整理工作的質量，就需要對檔案類別進行有針對的整理和分析，提高檔案數字化管理的規范性。

（四）構建檔案管理體系。隨著科學技術的發展，計算機已經成為人們生活中不可或缺的一部分，數字化將是檔案管理工作的發展趨勢。對于檔案管理工作來說，數字化可以使檔案管理工作效率大大提升，同時也簡化相關繁瑣工作的工作流程[2]。近年來，很多單位都已經開始運用檔案數字化工作，大大提高了檔案管理的利用率和檔案質量，檔案的內涵也將進一步豐富和豁達，從而更好的為單位進行服務。

（五）提高管理人員的專業能力。首先，提高管理人員的專業能力。定期對管理人員開展培訓工作，例如，單位領導可以聘請檔案數字化管理專家，為管理人員系統的講解數字化管理方法、管理流程等，進一步提高管理人員的專業水平，滿足相關單位的發展需求，推動檔案數字化管理的良性發展。第二，由于相關單位的檔案管理工作量過大，一旦在管理環節出現問題，便會產生不可預估的后果，阻礙檔案管理的發展進程。所以，相關單位可以借鑒國外檔案工作管理的方法，組建一支能力較強的隊伍，例如，相關領導應對檔案的管理策略進行分析，找出其優點和缺點，并將但按慣例工作中的有點納入自身的檔案管理工作中，進一步提升檔案的管理水平，推動單位的平穩運行。第三，檔案管理人員應加強對檔案歸檔及檔案數字化管理方式的學習，將信數字化檔案管理質量進行提升，提高檔案的管理水平，促進檔案管理向數字化方向發展。

結論：新形勢下運用檔案數字化工作，不僅提高數字化管理的科學性，還增強了檔案管理的規范性與科學性。加強對相關管理人員的數字化管理培訓工作，進一步提高檔案人員的工作責任意識和檔案管理的能力，為用戶提供更加優質的服務，提高檔案數字化工作的效率，實現檔案數字化工作的飛速發展。