醫療衛生機構檔案的電子化管理研究

廖曉靜

【摘? 要】本文以檔案電子化概念為入手點，闡述了檔案電子化管理開展的意義，剖析了當前醫務人員檔案電子化管理過程中存在的問題。并提出了幾點檔案電子化管理水平提升措施，以期為醫療衛生機構檔案電子化管理工作順利開展提供一定參考。

【關鍵詞】醫療衛生機構;檔案;電子化管理

【中圖分類號】R473.32????? 【文獻標識碼】A????? 【文章編號】1672-3783（2020）01-0270-01

前言：

在信息化技術應用范圍不斷拓展的背景下，綜合型醫療衛生機構中醫務人員工作負擔不斷增加，針對醫療衛生事業的檔案信息也不斷增多。而通過醫務人員在醫療衛生機構內部實施檔案電子化管理，不僅可以提高醫療衛生機構檔案管理效率，而且可以保證醫療衛生機構檔案準確率。因此，對醫療衛生機構中醫務人員檔案電子化管理進行適當研究具有非常重要的意義。

1 檔案電子化的概念

檔案電子化主要是通過計算機磁盤等設備，進行檔案信息儲存的一種方式。相較于紙質檔案而言，檔案電子化主要以相互關聯的通用電子圖像文件集合的形式存在，基礎單位為案卷。

2 檔案電子化管理開展意義

檔案電子化管理工作的開展，可以依托計算機網絡平臺，實現歸檔、整理、入庫、收集、借閱、銷毀一站式平臺級管理，整體工作效率較高，且可以避免人為失誤導致的檔案管理問題。同時檔案電子化管理還具有高密度性的信息儲存、非人工識讀性的信息展示及繼承性的多信息媒體，可保證整體醫務人員檔案管理過程安全、可靠性。

3 當前醫務人員檔案電子化管理中的問題

3.1內部人員檔案電子化管理意識不強

由于醫務人員所需要承擔的教學、醫療、科研任務較繁重，多數醫務人員無法認識到工作開展過程中數據、資料電子化整理及存檔的重要性。甚至部分人員存在較為“電子檔案無用論”等錯誤思想，導致現階段醫務人員無法在自身工作中合理利用電子化管理手段，也限制了檔案電子化資源的有效利用。

3.2醫務人員對檔案電子化管理范圍不明確

由于醫學研究的復雜性，不同學科檔案電子化管理方法也具有較大的差異，這就導致醫學檔案電子化管理類型較多，載體形式多樣，且信息量龐大。一般醫務人員對檔案歸檔電子化管理內容不夠了解，也無法為相應檔案設置明確的歸檔范圍，導致電子化檔案調用耗時較長，不僅影響了檔案電子化管理效率，而且對患者救治效果造成了較大的影響。

3.3檔案電子化管理手段滯后

由于檔案電子化管理特殊性，對基礎管理技術及設施具有較高的要求。這種情況下，現階段醫務人員內部檔案電子化管理基礎設施及技術建設基礎的薄弱性，就直接影響了檔案電子化管理工作的安全、有序進行^[1]。

4 提高檔案電子化管理水平的措施

4.1提高自身檔案電子化管理意識

為保證檔案電子化管理工作正常開展，提高內部各科室人員檔案電子化管理意識至關重要。一方面，醫務人員應根據自身職責，根據上級部門要求，主動參加關于檔案電子化管理的知識講座，提高自身對檔案電子化管理的認識。

其次，醫務人員可依托內部局域網，在整體機構內部學習電子化檔案管理方法。或者直接在電子化檔案管理平臺中與各科室業務骨干溝通，了解醫療電子化檔案管理主要流程及要點。并與同事合作，對內部電子化檔案內容進行定期檢查，以保證電子檔案管理工作順利進行。

最后，為了促使自身從思想上認識到規范檔案電子化歸檔的重要性，醫務人員應自覺養成積累檔案電子化管理的習慣。保證檔案電子化管理“四同步”（同步提出歸檔要求、同步檢查項目進度、同步驗收檔案完整性、同步出具歸檔證明資料），為檔案電子化管理歸檔率、完整率的同步提升提供依據。

4.2設置明確的檔案電子化管理范圍

明確的檔案電子化管理范圍是檔案電子化管理工作順利進行的保障。因此，醫務人員應在電子化檔案管理框架運行的基礎上，以醫療設備及醫療過程為核心。結合自身工作內容，在電子化檔案管理平臺中設置有序的檔案目錄。并在檔案目錄下方根據檔案記錄年份間差異，進行檔案電子化管理類別的進一步劃分。從電子化檔案制作、收集、整理、歸檔等模塊，逐一規范協調。同時在明確劃分醫療過程文件運行范圍限制條目的基礎上，醫務人員可以對電子化檔案文件載體質量、規格、形式及保管期限進行系統設置。在這個基礎上，以電子化檔案文件儲存過程為入手點，對檔案儲存載體背景信息、內容結構及歸檔登記表格進行逐一完善。以便為電子化檔案信息的有效利用提供依據^[2]。

4.3更新檔案電子化管理手段

在檔案電子化管理設備配置完畢的基礎上，醫務人員可在內部醫療設備、醫療行為檔案管理服務網頁及移動式管控平臺運行的基礎上，根據檔案電子化管理服務網頁、移動式管控平臺運行特定，在網頁內直接發布相關檔案信息。并利用大數據分析挖掘技術，進一步豐富檔案管理內容，拓展服務范圍。同時其他醫務人員也可以通過注冊登記的方式，成為檔案管理中心會員。隨后通過遠程查看的方式，查閱權限許可范圍內信息。如在醫療設備電子化管理過程中，醫務人員可以借助遠程管理平臺，登錄本科室醫療檔案管理平臺。對相關機構內部醫療設備外觀、性能等指標參數進行綜合分析。隨后將分析結果集中發布到電子化管理網頁或者管理者移動智能終端。縮短同事醫療設備使用學習時間，保證醫療設備安裝調控、維護保養作業順利進行。

在更新檔案電子化管理硬軟件基礎設置的過程中，考慮到醫療設備醫療作業進行過程中經常會產生大量關于患者病癥資料、一般資料等重要檔案。為保證上述檔案安全性，醫務人員可依據電子化檔案內容密保等級，在本科室醫療電子檔案管理平臺中設置有效傳輸加密方案。并定期更換加密密碼，避免資料泄露或遺失。

5 總結：

綜上所述，醫療衛生機構中醫務人員檔案管理是醫療衛生機構內部管理的重要組成模塊，電子化的檔案管理方式是醫療衛生機構中醫務人員檔案管理工作發展主要趨勢。因此，針對自身在檔案管理過程中出現的各種問題，醫務人員應主動與上級部門溝通，爭取充足政策及資金支持。同時結合自身工作情況，進一步完善檔案電子化運行體系及管理手段，為檔案電子化管理工作效率提升提供依據。

參考文獻

[1]????? 薛文清. 淺談醫療衛生機構檔案的電子化管理[J]. 內蒙古教育（職教版）， 2016（5）：77-78.

[2]????? 曹偉. 檔案電子化管理在醫院檔案管理中的應用探討[J]. 世界最新醫學信息文摘， 2017 （55）：146-146.