淺析檔案管理信息化建設問題與思考

鄭志新

摘 要：對事業單位來說，檔案管理信息化建設在其發展的過程中必不可少，很多事業單位在檔案 管理中投入了大量的人力、物力、財力，但是，事業單位的檔案數量很多，而且分門別類。 對此，迄今為止，很多事業單位在檔案管理上都有很多的問題，嚴重影響了事業單位的發展 和進步。現如今信息時代輕易解決了這一難題，很大程度上簡化了檔案管理工作。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

一、事業單位檔案管理信息化建設問題

（一）檔案保管儲存不力。

當前，事業單位大多還是運用傳統的檔案管理辦法，紙質檔案 的管理很容易受到環境的影響，檔案管理保存不注意環境，最終導致紙質檔案在潮濕的環境 中發霉。有的檔案年代久遠很少翻看，容易被蟲蛀，這樣就會導致紙質檔案被蛀蟲啃食變得 殘缺不全，從而造成檔案內容的毀壞，造成單位重要信息的丟失。事業單位對檔案管理的需 要量很大，有的工作人員在翻找檔案的時候不注意對紙質檔案的保護，有的紙質檔案在保存 的時候出現老化，用力翻看就會導致紙質檔案紙張破損，造成檔案資料殘缺，從而直接影響 到事業單位的工作。

（二）檔案查詢工作強度大、費時長。有的事業單位使用傳統的紙質檔案管理，如果查詢 檔案或者是借閱檔案需要檔案管理人員事先提出查詢檔案調度的申請，由上級管理部門批準 后才能讓檔案管理人員尋找。在等待檔案查詢調度的申請需要耗費很長的時間，加上檔案管 理人員在成千上萬的檔案中找到需要查詢的檔案，最終導致拿到檔案都是幾天以后的事了， 影響工作時效。而且紙質的檔案借閱時避免不了會有不同程度上的損壞，同一份檔案經過多 人的借閱可能會使檔案老化，最終導致出現頁面損壞、字跡不清楚、磨損等現象，所以，紙 質的檔案不容易保存。

（三）檔案管理人員素質有待提升。有的事業單位發展規模和經費的不足，對檔案管理人 員缺少考核和檔案管理培訓，檔案管理人員不知道其在平時的檔案管理工作中的任務和注意 事項，只是知道最基礎的信息錄入，還不能保證信息的精準性，沒有工作效率。與此同時， 有的檔案管理人員在檔案分類的時候不能很好進行細化，檔案管理工作效率低下，對計算機 的操作不熟練，工作起來任務完成效果低、質量不達標，遇到問題的時候不能及時匯報給上 級部門，嚴重影響事業單位檔案信息化管理工作的發展和進步。

二、事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）加大資金投入力度。

針對目前事業單位內開展的信息化建設總體水平低下的情況， 應該從財力、人力等方面給予支持。在實施的時候，各個事業單位應該認知到新時代背景下 開展檔案管理信息化建設已經是發展趨勢，這樣利于推動自身發展，是智能化辦公的重要組 成部分。在實施的時候，應該注明檔案管理信息化建設專項資金，與此同時，通過和社會上 公司之間的合作，把社會上的技術人才、資源等引入單位的檔案管理工作當中，這樣有利于 促進事業單位檔案管理工作的發展。

（二）實行新型檔案數字化管理模式。檔案管理數字化是新的檔案管理方法，主要是電腦 存儲，把紙質檔案利用掃描儀、照相機等設備進行數字化，再存儲到電腦當中，通過掃描 儀、分類、整合、修正的零星數字化文檔轉變為完整完善的數字化檔案資料庫，還需要在電 腦上錄入名稱、年月日、卷宗編號等，方便以后的搜索和查找。這種新型的檔案數字化管理 方法的推進，在傳統紙質檔案管理上更好地實現整合優化，建立健全龐大的檔案資料庫，用 便捷的方式大大減少了檔案管理人員找尋檔案的時間，提升事業單位的工作實效。

（三）注重檔案信息資源的開發利用。檔案信息資源建設是檔案信息化建設必不可少的， 如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒有辦法建成。首先，以檔案的目錄 為主體進行全部檔案的建設，對事業單位中各部門之間分散的信息進行整理。檔案資料的整 理應該在“統一領導、分級管理”的檔案管理體制之下實現現有的國家檔案資源的有效配 置，方便適應檔案資源的社會共享。其次，利用數字化對檔案資料進行處理，保證實體的紙 質檔案資料全部轉變為數字化信息資料，對于相應的圖片，需要采用技術性能，保證圖片的 完整完善性。最后，根據電腦信息化管理平臺再對檔案信息進行分門別類，盡量運用最簡單 的方式呈現出相關檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實效。

（四）健全檔案信息化安全監督制度。在建立事業單位檔案信息化建設的時候，需要重點 注意檔案信息的安全性能，保證檔案在嚴格的監督監管之下進行。首先，需要設立檔案查閱 的訪問制度，把事業單位工作人員的信息全部錄入到檔案管理信息化系統當中，對不知道身 份的訪問者進行攔截并核對其IP地址和相關身份信息，保障檔案信息的保密性能。其次，需要 注意事業單位內部人員的訪問，把每一個訪問者的身份信息、訪問時間、檔案查閱和操作等 都進行記錄，避免有的上級領導和工作人員利用職務隨意更改或者是泄露他人的信息，杜絕 不法行為的發生。最后，需要做好檔案信息化管理工作的監督機制，讓檔案管理人員在監督 中，既起到相關制約，也能提升檔案管理人員的工作實效，以此實現檔案管理信息化建設的 高效。

（五）培養檔案管理人員素質。檔案信息化管理完全依靠計算機電子設備提供的服務，總 的來說還是離不開檔案管理人員的實際操作，對此需要提升檔案管理人員的自身綜合素質： 首先，事業單位對檔案管理人員進行相關的入職培訓是必要的，考核通過之后才能錄用，保 證業務知識符合檔案管理工作要求。其次，需要對現在的檔案管理人員定期舉行講座和培 訓，讓檔案管理人員進行信息化學習，運用科學的知識提升自身的業務水平能力，學會熟練 運用計算機，能夠順應當代信息化發展的要求。最后，需要培養檔案管理人員的思想政治覺 悟，擁有良好的事業單位人員應該有的政治文化素養，提升日常檔案管理工作中的服務意 識，能夠更好地為檔案事業作出自己的貢獻。

三、結語

對事業單位來說，工作人員的主要工作就是檔案的管理，檔案管理工作涉及的范圍廣，檔 案管理人員還需要保證檔案信息的精準性，對所有的檔案資料進行分門別類，這給檔案管理 人員帶來了不小的困難。然而，當代信息技術的出現輕輕松松解決了這個難題。對此，各單 位領導必須重視對檔案管理信息化建設的重視度，增加對信息化建設的財力、物力、人力的 投入。