大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的發(fā)展定位思考

尹杰

摘 要：當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)教育及檔案管理的發(fā)展，促使高校檔案管理工作從傳統(tǒng)紙質(zhì)版向通過電子文件的形式進(jìn)行相應(yīng)的信息儲(chǔ)存過渡。與之相匹配的是，隨著信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于電子文件的管理更多的可以采用信息化的方式，以及建設(shè)數(shù)字檔案館，以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的轉(zhuǎn)型——提高檔案管理的效率以及為高校師生提供更好的服務(wù)。本文通過實(shí)地調(diào)研、相關(guān)人員訪談等手段，探究當(dāng)前高校電子檔案管理的現(xiàn)狀，具體分析了當(dāng)前普遍存在著因經(jīng)費(fèi)保障不足導(dǎo)致的推進(jìn)緩慢、制度滯后、軟硬件設(shè)施跟不上信息化發(fā)展速度等問題，并提出今后的發(fā)展對(duì)策重點(diǎn)在于以區(qū)塊鏈為代表的新技術(shù)、新人員的引進(jìn)與服務(wù)流程、管理模式的改變。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案資源;開發(fā)與利用

中圖分類號(hào)：G717? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 引言

高校檔案是高校在日常管理、招生教學(xué)、基礎(chǔ)建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的對(duì)社會(huì)、學(xué)校和學(xué)生具有保存價(jià)值的歷史記錄;是對(duì)高校辦學(xué)歷史、辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)、辦學(xué)成果全面真實(shí)的記錄;是反映高校黨政管理、培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)、對(duì)外交流等各項(xiàng)工作的綜合記錄，從時(shí)間維度看，具有非常大的數(shù)據(jù)價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代，伴隨著高校智慧校園建設(shè)不斷推進(jìn)，高校檔案的利用服務(wù)需求日益增長(zhǎng)、利用方式日趨豐富，原有的管理模式已經(jīng)不能滿足需求，迫切需要轉(zhuǎn)變管理機(jī)制、創(chuàng)新管理模式，將高校檔案中蘊(yùn)含的數(shù)據(jù)價(jià)值凸顯出來，服務(wù)支撐高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源開發(fā)與利用面臨的挑戰(zhàn)

2.1 與大數(shù)據(jù)配套的檔案開發(fā)與利用技術(shù)不過關(guān)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案開發(fā)與利用工作具有明顯的信息化特征。檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都從紙面工作轉(zhuǎn)向了信息技術(shù)工作。信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案人員需要整理的信息資源更加多樣化，無論從內(nèi)容還是從數(shù)量上看，范圍都極大擴(kuò)展。為保證檔案資源開發(fā)與利用工作的有效性，與之相關(guān)的服務(wù)技術(shù)應(yīng)當(dāng)緊跟其后。但在實(shí)際工作中，許多高校的檔案服務(wù)技術(shù)沒有隨著檔案管理工作難度的提升而升級(jí)。此外，檔案資源的開發(fā)與利用正呈現(xiàn)個(gè)性化發(fā)展的特征，這給傳統(tǒng)的檔案管理工作造成了巨大沖擊。高校檔案人員如果不能及時(shí)調(diào)整，打造“大服務(wù)”體系，很可能造成檔案管理工作的巨大失誤。

2.2 缺少統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理本質(zhì)上都是對(duì)檔案、文件信息的整合與保存。雖然國(guó)家檔案局出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，明確了電子檔案的管理制度，但各高校在電子檔案管理方面缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員往往依靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案歸類和管理，在這個(gè)過程中容易造成檔案信息的流失和遺漏，一旦檔案工作人員轉(zhuǎn)崗或休息，接替者不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化處理。

2.3 缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)支撐

要想完成整個(gè)高校已有檔案信息的整理，由于數(shù)據(jù)量非常龐大，需要投入大量的時(shí)間和人力，而高校對(duì)于檔案部門的投入與其他部門相比差距較大。檔案部門在有限的經(jīng)費(fèi)支持下，外包業(yè)務(wù)給社會(huì)上的軟件開發(fā)商，與之合作開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，但由于這些開發(fā)商普遍團(tuán)隊(duì)規(guī)模小、技術(shù)不夠全面、人員流動(dòng)性大，給系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行維護(hù)帶來了困難。同時(shí)，由于經(jīng)費(fèi)投入不足，相應(yīng)的硬件設(shè)施不能及時(shí)購(gòu)置或其性能跟不上形勢(shì)的需求，由此檔案部門只能優(yōu)先選取使用率高或重要程度高的檔案文件進(jìn)行掃描形成電子信息，并逐漸推進(jìn)。此外，精密的硬件設(shè)備在電子檔案存儲(chǔ)管理中是十分重要的，同時(shí)還需要配備用于備份的硬件設(shè)備，這些都需要充足的經(jīng)費(fèi)支持。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代有效開發(fā)和利用高校檔案資源的策略

3.1 檔案數(shù)據(jù)挖掘與分析

數(shù)據(jù)挖掘分析在高校檔案管理中，主要應(yīng)用于檔案分類、檔案收集、檔案保留，以及為檔案部門提供服務(wù)。高校檔案數(shù)據(jù)的挖掘與分析不僅可以提高高校檔案管理的效率、增強(qiáng)檔案管理的安全性、推動(dòng)高校檔案管理體系的完善，還有利于提高高校檔案信息知識(shí)轉(zhuǎn)化能力、檔案信息知識(shí)服務(wù)水平，推動(dòng)智慧校園信息資源建設(shè)等。

3.2 利用科學(xué)訓(xùn)練提升檔案人員的能力

提升檔案人員的能力，首先要利用教學(xué)的方式向檔案人員輸入更先進(jìn)的管理知識(shí)。但僅僅輸入知識(shí)是不夠的，必須建立嚴(yán)格的考核體系，以此督促檔案人員深入理解所學(xué)知識(shí)，提升工作效率。還要建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于考核成績(jī)不合格的檔案人員，學(xué)校應(yīng)當(dāng)給予警告或直接清退。對(duì)于留下的工作能力較強(qiáng)的檔案人員，學(xué)校要及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，如提升工作人員的薪資等。如此才能確保學(xué)校能夠留住檔案管理的相關(guān)人才，同時(shí)提升整個(gè)檔案工作人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。除了提升辦公能力，學(xué)校還要重視信息化理念的滲透。在日常工作中要鼓勵(lì)檔案人員利用信息設(shè)備辦公，同時(shí)關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，培養(yǎng)檔案安全意識(shí)。在這個(gè)過程中，檔案人員能夠發(fā)現(xiàn)更多當(dāng)下高校檔案工作存在的問題。如大數(shù)據(jù)時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)安全問題可能會(huì)危及檔案安全，安全意識(shí)淡薄的工作人員可能會(huì)犯泄漏重要信息的錯(cuò)誤等。為防止這些問題的出現(xiàn)，學(xué)校要關(guān)注檔案人員正確的意識(shí)形態(tài)的形成。

3.3 重視圖書館工作人員的實(shí)際訴求

在高校圖書館管理工作中，工作人員是非常重要的一部分，其水平高以及工作的高低，可以很大程度上對(duì)圖書館管理工作的進(jìn)行產(chǎn)生影響。因此，為了能夠更好的滿足現(xiàn)階段以人為本的圖書館管理需求，在今后的工作期間，一定要充分的了解圖書館工作人員的實(shí)際訴求，能夠加大其主觀能動(dòng)性的發(fā)揮。在管理中，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際現(xiàn)狀，建立完善的規(guī)章機(jī)制，包括：獎(jiǎng)懲機(jī)制以及培訓(xùn)機(jī)制等，讓圖書館管理人員能夠得到綜合發(fā)展。同時(shí)，應(yīng)該科學(xué)的對(duì)管理人員的工作時(shí)間進(jìn)行安排，在內(nèi)部進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，保證分工明確，人盡其才，不斷的對(duì)圖書館整體競(jìng)爭(zhēng)力以及凝聚力進(jìn)行提升，有效的提升管理水平以及服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而可以從根本上推動(dòng)高校圖書館以人為本的建設(shè)進(jìn)程。

3.4 創(chuàng)新電子檔案管理模式

一是創(chuàng)新理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的檔案種類日益多樣化，信息量劇增，因此孫曉旭認(rèn)為，高校檔案管理部門要樹立創(chuàng)新思維，充分應(yīng)用數(shù)據(jù)集成、可視化數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、MapReduce、分步式文件存儲(chǔ)系統(tǒng)為電子檔案管理提升管理效率，滿足信息時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。創(chuàng)新管理理念，關(guān)鍵在人。高校一方面應(yīng)加大對(duì)電子檔案信息化建設(shè)的資金支持，引進(jìn)先進(jìn)檔案信息處理設(shè)備;另一方面可以邀請(qǐng)第三方專業(yè)信息處理公司對(duì)高校檔案進(jìn)行電子化整合及錄入，打造電子檔案信息平臺(tái)。二是創(chuàng)新模式。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)在各項(xiàng)工作中的應(yīng)用，電子檔案管理也應(yīng)嘗試?yán)脜^(qū)塊鏈技術(shù)去中心化的分布式系統(tǒng)，簡(jiǎn)化電子檔案管理流程，利用人工智能和大數(shù)據(jù)分析自動(dòng)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸納、存檔和加密，進(jìn)一步減少人工干預(yù)防止發(fā)生失誤和遺漏。

4 結(jié)束語

綜合而言，為了能夠有效的提升圖書館管理效果，在今后的高校圖書館建設(shè)期間，應(yīng)該合理的進(jìn)行資源配置，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化圖書館建設(shè)效果，保證信息資源能夠得到有效的整理和收集，最大程度的滿足教師以及學(xué)生獲取知識(shí)的需求，從而為高校圖書館建設(shè)水平的提升打下良好基礎(chǔ)。

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