保障數字化檔案信息安全的措施

李艷紅

摘? 要：隨著我國信息技術的迅速發展，數字化建設應用于社會的各行各業中，給人們的生活與工作都帶來很大的變化與便利。數字化建設在檔案管理中的應用也越來越廣泛。隨著社會的不斷發展，檔案安全問題日益突出，為廣大工作者與人民的工作、學習帶來很多困難。因此如何保障數字化檔案的信息安全成為檔案界廣泛關心的問題，很多人士也為此做出努力。本文通過論述影響數字化檔案信息安全的因素突出保障信息安全的措施，希望能確保國家檔案信息的安全，以防不法分子破壞、竊取。

關鍵詞：數字化;檔案;信息安全;措施

隨著信息技術在檔案管理中的廣泛應用，為社會提供了便利的信息查詢與傳輸，但同時也為信息安全帶來巨大的挑戰。數字化背景下，檔案信息管理面臨很多新的問題，同時管理難度也不斷增強。為數字化檔案信息管理不斷適應社會發展需要的同時保障信息的安全性，解決建設過程中存在的安全隱患是十分重要的，同時也是非常緊迫的。

一、數字化檔案中存在的信息安全問題

目前數字化檔案信息中存在的安全問題可以概況為以下幾個方面：首先是相關的管理制度不完善，根據我國對檔案館管理建設的相關規定，在數字化管理的過程中需要制定一系列的相關規定，保障進程的順利，同時確保信息的安全。但是從目前數字化檔案管理的現狀來看，相關的制度并不完善，對很多行為沒有起到嚴格的規范作用，導致工作流程及內容不夠規范，這樣在檔案信息的存取、查找、傳輸等過程中很可能因為管理制度不夠完善增加安全隱患;其次是數字化信息管理技術落后，將數字化技術應用于檔案管理過程中由于涉及檔案管理的多個方面，同時對技術、設備的要求都較高，一旦設備機器出現故障就會影響檔案信息的安全，例如設備系統的軟硬件對檔案信息的存儲查找都是十分重要的，一旦期發生故障，設備既會出現問題，這樣很可能造成信息丟失等問題，而很多應用于檔案數字化進程中的軟件本身還存在一些缺陷，容易遭到病毒的入侵以及黑客的攻擊，這些都嚴重影響信息的安全;最后是工作人員方面的問題，數字化檔案信息化管理雖然相對于傳統的檔案管理更加便捷、方便，但是仍然需要工作人員操作，但是很多工作人員由于對電子技術了解甚少，沒有接受過專業的學習訓練，專業素質較低，很可能在工作過程中沒有嚴格按照規范操作，造成信息的泄露，或者由于缺乏責任心無意間將系統密碼泄露，信息即會被竊取。以上都是數字化檔案信息中存在的安全性問題。

二、保障數字化檔案信息安全的措施

針對以上提到的數字化檔案信息安全中存在的問題提出以下措施：

1.建立完善的制度

任何一項工作展開時都需要由完善的管理制度，為工作流程起到規范作用，確保工作的順利展開。對于數字化檔案信息工作而言，科學完善的管理制度與體系更是十分重要的，是確保檔案信息安全性的前提，讓工作人員在工作過程中有據可循、有法可依，對工作人員起到一定的監管作用。完善的數字化檔案管理制度應包括以下幾點內容：首先是要建立完善的業務管理制度，將工作內容分級，不同級別的工作人員由相應的責任，明確各個工作人員的職能，避免工作中出現差錯，同時不同級別由不同級別的管理制度，確保在工作過程中每一個部門、級別都能層層把關，將工作落實的過程中負起自己的責任，除此之外嚴格對檔案的各項業務做出相應的制度，包括檔案的運行、查找、傳輸、保護等多個方面，確保各項工作安全展開，提升檔案數字化工作的質量。此外還需要建立完善的管理制度，在建設相關管理制度時需要參照國家頒布的相關法律制度嚴格監管，同時還需要結合檔案館的實際情況，對檔案運營的各個方面進行仔細分析，確保每一個工作環節都有相應的管理制度，同時又明確的規定和制度可以依照，保證每一個環節的工作都有序開展，促進檔案數字化建設的發展。

2.提升技術水平

技術是檔案信息數字化的基礎，因此在確保檔案信息安全方面應該提升工作中的技術水平。首先要提高信息加密技術，很多檔案信息都是人員、國家的機密，一旦泄露將會給國家和民族帶來很大的傷害，因此提高加密技術確保數據的安全性，具體而言就是在檔案工作中，加密技術可以采用不同級別的加密方式，同時對密碼應該定期更換，在設置密碼時要盡量加深密碼的難度，結合數字、字母、字符等形式，避免用簡單的身份證號碼、電話號碼等簡單的數字來當密碼，還可以將信息加密與信息解密中分別采取不同的密碼，雙重保護;其次是數據備份技術，檔案信息由于各方面的原因容易遭到破壞，因此數據備份技術也是非常必要的，檔案館在日常管理的過程中應該建立相關的備份制度，同時定期對信息進行檢查和補充，確保信息備份以及信息的正確性，同時備份日志也是重要的，是備份工作的憑證;最后是入侵檢測技術，檔案信息很可能會遭到病毒的入侵以及黑客的攻擊，造成很大的安全隱患，因此數字化檔案管理過程中技術方面還需要具備入侵檢測技術，提高電子網絡的安全性，一旦計算機是被惡意使用行為后應當及時做出保護措施，對蓄意攻擊行為實時監控，提高數字網絡的安全性能。

3.提升檔案館工作人員素質

工作人員也是檔案館數字化工作管理中的重要環節。檔案館需要加強對管理人員的培訓，為他們提供學習計算機、網絡以及數字化方面知識的機會，提升專業技能，除此之外還應該加強對他們的職業道德教育以及工作操作規范教育，讓他們認識到信息安全的重要性，提高責任心，在工作過程中嚴格按照規范操作，提高自身覺悟，避免在工作過程中出現失誤。對于工作人員則應該積極主動地學習，提高自身的專業素養，同時明確自己身上的責任，努力做一個懂技術、懂管理的綜合類人才，為國家的檔案信息安全做出自己的一份力。

三、結束語

綜上所述，信息技術在檔案管理工作過程中的應用為社會提供了很大便利，但是也造成了很大的安全隱患。本文在論述了數字化檔案信息過程中存在的具體安全問題后，提出了完善工作制度、提升技術水平、加強工作人員培訓等具體措施，希望能解決實際問題，確保檔案信息的安全，讓檔案信息能最大限度地發揮其應有的價值。

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