淺談文物檔案的建立與管理

劉杰

【摘 ?要】文物檔案是記錄及反映文物事業(yè)管理與文物保護(hù)、研究、利用等工作的歷史記錄，它直接記述和反映了國家在重要文物活動(dòng)中形成的原始記錄，具有重要的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值。基于此，本文詳細(xì)闡述了文物檔案的建立與管理。

【關(guān)鍵詞】文物檔案;建立;管理

引言

文物檔案包括文字、圖片、實(shí)物、音像記錄等一系列具有保存價(jià)值的相關(guān)資料，具有極其重要的研究意義及歷史價(jià)值，記錄了與文物有關(guān)的各項(xiàng)重要活動(dòng)，是文物發(fā)掘、考古、保護(hù)、研究和修復(fù)的重要依據(jù)。

1.文物檔案概述

（1）含義。文物檔案是在文物發(fā)掘、收集整理、研究保護(hù)、現(xiàn)實(shí)利用等各個(gè)文物工作環(huán)節(jié)所形成的各種形式的歷史記錄，包括文字、音頻、視頻及圖像等。

（2）特點(diǎn)。①文物檔案是文物的伴隨物。文物是歷史上人類留傳下來的具有時(shí)代特征的器物。后人通過對這些器物的考證與研究，用以證實(shí)人類不同歷史時(shí)期社會(huì)的政治與經(jīng)濟(jì)形態(tài)和生產(chǎn)、生活方式，并逐漸揭示出人類社會(huì)發(fā)展的軌跡。這種研究以先有文物為前提，每一項(xiàng)研究成果最終都以檔案的形式保存下來，并成為與文物密不可分的有機(jī)體。這一特點(diǎn)表明，文物檔案的收集整理工作應(yīng)保持項(xiàng)目成套，并與相關(guān)文物一并保存。②文物檔案的形成是一個(gè)不斷積累的過程。文物檔案的形成始于文物的發(fā)掘，爾后，在收藏、鑒定、修復(fù)、流動(dòng)等過程中都將不斷產(chǎn)生新的檔案。直到該文物壽終正寢為止。這一特點(diǎn)表明，文物檔案的收集整理工作只能采取跟蹤追加的方式進(jìn)行。

2.文物檔案的重要性

檔案工作是記錄社會(huì)各方面不可或缺的重要工作，它為社會(huì)各單位、學(xué)科和機(jī)關(guān)提供了重要的物質(zhì)資料保障。文物檔案更是建立文物資料的重要工作，是確保文物保護(hù)工作順利進(jìn)行的基本工作之一。文物檔案要詳實(shí)仔細(xì)記錄文物的相關(guān)資料，包括文物調(diào)查資料、考古發(fā)掘發(fā)現(xiàn)、文物修復(fù)情況等，并形成各種記錄文檔、照片、摹本等。這些資料的收集和整理為文物保護(hù)的科學(xué)管理和妥善保護(hù)提供了保障，也是文物工作者進(jìn)行研究的依據(jù)。由于文物的一些特殊性和其他一些原因會(huì)導(dǎo)致文物出現(xiàn)一定損毀，而文物檔案能更有效的降低損失的影響程度。因此，應(yīng)加強(qiáng)對文物檔案工作的支持力度，完善文物檔案的建立制度和流程，建立科學(xué)合理的的文物檔案工作制度，從而為文物的保護(hù)提供可靠的保障。

3.文物出土位置和環(huán)境的記錄

地理位置的記述，主要記述文物所處的地理位置，通常采用經(jīng)緯度來表示，記述文物距最近行政區(qū)域縣、鄉(xiāng)、村的位置，城市中要標(biāo)明所在街道、城內(nèi)的方位、海拔高度。另外，還要記述文物所處的自然環(huán)境，包括地層、地勢、山脈、河流、道路、土壤、植被等。水系、流域表述采用地質(zhì)學(xué)、地理學(xué)中的術(shù)語敘述。

（1）對文物的歷史演變過程進(jìn)行研究和記錄。應(yīng)收集大量有關(guān)文物的歷史資料、碑文記載及民間流傳的故事，將這些資料綜合起來，再去粗存精、去偽存真進(jìn)行深入研究，以記錄文物的始建年代或制造年代，建造或制造的用途，文物所經(jīng)歷的歷史演變過程及所發(fā)生的歷史事件、著名的歷史人物等。

（2）挖掘闡明文物的價(jià)值。所有文物的存在都為其特定價(jià)值所決定，首先是科學(xué)價(jià)值，是指在科學(xué)技術(shù)史方面的成就，如趙州橋首創(chuàng)敞肩式拱橋的結(jié)構(gòu)形式，因此在世界橋梁史上處于重要地位。其次是藝術(shù)價(jià)值，是指在布局、造型、裝飾、繪畫、書寫等方面的價(jià)值。最后是歷史價(jià)值，是指在研究歷史、建筑史、繪畫史等方面的資料價(jià)值或作為重要?dú)v史事件的實(shí)物見證所起到的重要作用。一處遺跡可能僅在一方面很有價(jià)值，也可能有幾方面的價(jià)值。因此，在闡述過程中應(yīng)做到詳細(xì)與準(zhǔn)確。

（3）文物自身的描述。應(yīng)對文物的外觀、形狀、結(jié)構(gòu)、布局、質(zhì)地等特征進(jìn)行詳細(xì)準(zhǔn)確的描述，并在描述過程中結(jié)合圖片、影像等方式使描述更為形象、具體，以便讓人們更好地了解。還應(yīng)給文物編號，方便查找和管理。另外，文物檔案中還應(yīng)收錄該文物的定級，保護(hù)文件，以確定文物檔案對文物的保護(hù)作用等。

4.文物檔案管理中存在的問題

（1）文物檔案管理意識淡薄。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、增強(qiáng)管理保護(hù)意識是文物檔案系統(tǒng)化建設(shè)的前提條件。但有很多機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識了解不深，檔案意識薄弱。只有增強(qiáng)了認(rèn)知，才有可能順利進(jìn)行具體的實(shí)施活動(dòng)。相關(guān)職責(zé)的工作人員沒有很好地做到結(jié)合本部門的實(shí)際現(xiàn)狀，進(jìn)行規(guī)劃和統(tǒng)一。

（2）文物檔案管理制度需進(jìn)一步完善。近年來，文物管理部門基本建立了文物檔案的基本管理制度，但隨著檔案管理信息化、數(shù)字化的發(fā)展，尤其是電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于文物檔案管理領(lǐng)域，與此相適應(yīng)的管理制度建設(shè)相對滯后，在一定程度上制約著文物檔案管理工作。

（3）檔案室的硬件設(shè)施不完善，影響了檔案管理人員的工作效率。很多檔案室由于受到資金等方面的限制，沒有建立完善的硬件設(shè)備體系，無法跟上現(xiàn)代化管理的要求。在建立文物檔案數(shù)據(jù)庫的工作中出現(xiàn)硬件設(shè)備不達(dá)標(biāo)，無法建立網(wǎng)絡(luò)資源共享體系，從而制約了我國文物檔案管理工作的進(jìn)程。

5.文物檔案管理策略

（1）文物檔案整理要合理化。由于文物檔案的數(shù)目和類型較多，為了實(shí)現(xiàn)文物檔案的有效管理，必須對文物檔案進(jìn)行科學(xué)的分類和整理。通常，對文物檔案分類和整理，按一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序，然后裝訂成檔案。文物檔案的案卷上要將文物的名稱、案卷內(nèi)文件材料的類別和主要信息等展示出來，依靠實(shí)踐的順序，對檔案內(nèi)材料的變動(dòng)制成備考表。

此外，針對有限制的文物檔案，要在文物檔案案卷封面進(jìn)行明顯的標(biāo)識。文物檔案按案卷的分類或案卷目錄來進(jìn)行檢索內(nèi)容編制，方便進(jìn)行文物檔案的管理和檢索，在條件允許的情況下，可利用計(jì)算機(jī)來對文物檔案進(jìn)行分錄和檢索。

（2）提升文物檔案管理人員的素質(zhì)。因文物檔案涉及的內(nèi)容和范圍廣，所以做好文物檔案的管理工作，不能單純依靠幾個(gè)人實(shí)現(xiàn)，而是必須成立檔案管理的部門或小組。因此，做好文物檔案管理工作，離不開高素質(zhì)的文物檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，在招聘文物檔案管理人員時(shí)，管理部門要選擇熱愛文物檔案管理工作、有豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和工作責(zé)任心的人員，以保證文物檔案管理的工作質(zhì)量。其次，文物檔案管理部門要加強(qiáng)管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)，包括對文檔管理的建檔、取檔和歸檔等基礎(chǔ)管理操作，以及檔案的整理和保存經(jīng)驗(yàn)。最后，文物檔案管理部門要對管理人員進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)證，對管理人員業(yè)務(wù)水平進(jìn)行考評，淘汰不合格的人員，并鼓勵(lì)檔案管理人員不斷提升自我。

（3）加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入，保證文物檔案的準(zhǔn)確性?；谀壳拔覈奈餀n案保管方法的落后狀況，文物檔案部門應(yīng)加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入，作為信息時(shí)代的今天，文物檔案的保管更應(yīng)與信息技術(shù)相結(jié)合，并建立動(dòng)態(tài)信息的檢測系統(tǒng)，以形成系統(tǒng)、高效率的檔案保管工作體系。

（4）強(qiáng)化文物檔案建檔意識。增強(qiáng)文物檔案在文物管理中重要作用的認(rèn)識，扭轉(zhuǎn)文物部門重文物保護(hù)、輕文物建檔的行為，扭轉(zhuǎn)文物檔案管理人員重收錄性檔案建設(shè)，輕記錄性檔案建設(shè)的片面思想，使文物建檔成為文物管理工作的重要環(huán)節(jié)和法定程序，在實(shí)際工作中，要落實(shí)任務(wù)與責(zé)任，按國家有關(guān)規(guī)定，高質(zhì)量做好各類文物建檔和管理工作。

（5）完善文物檔案管理制度。首先進(jìn)一步健全和落實(shí)文物檔案基本管理制度，對檔案資料收集、錄制轉(zhuǎn)換、歸檔移交，日常保管、借閱、利用等各環(huán)節(jié)，都要制定嚴(yán)格的制度。其次要根據(jù)文物檔案管理現(xiàn)代化的需要，健全文物檔案信息采集、收錄、轉(zhuǎn)換制度，文物檔案數(shù)據(jù)庫保存、安全制度，文物檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸交流管理制度等。依靠科學(xué)完善的制度，以實(shí)現(xiàn)文物檔案的科學(xué)管理。