《數(shù)字檔案集中管理研究》書(shū)評(píng)

文/黃新榮

《數(shù)字檔案集中管理研究》是趙豪邁繼《數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存研究》出版后的又一關(guān)于數(shù)字檔案管理領(lǐng)域的力作。

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的集中管理制度是我國(guó)檔案工作的基本原則，是我國(guó)檔案管理體制創(chuàng)新最根本的組織基礎(chǔ)，具有十分豐富的制度內(nèi)涵和特色。實(shí)踐證明，我國(guó)傳統(tǒng)檔案集中管理模式是行之有效的，對(duì)紙質(zhì)檔案的有效收集、整理、管理和利用服務(wù)發(fā)揮了重要作用，其經(jīng)驗(yàn)值得總結(jié)和繼承。

檔案集中式保管一直是檔案管理理論的主流。古典檔案學(xué)集大成者詹金遜認(rèn)為，檔案就是“官方需要加以保存的文件”，文件是否具有檔案特性是決定其是否需要保管的必要條件，因此他提出了“不間斷保管”的概念。現(xiàn)代檔案管理之父謝倫伯格在詹金遜理論以及美國(guó)國(guó)家檔案館實(shí)踐的基礎(chǔ)之上，提出了“實(shí)體保管”和“法律保管”的概念，這兩個(gè)概念成為統(tǒng)治美國(guó)文件移交的兩大支柱。盡管兩位學(xué)者保管思想有許多不同，但是要求對(duì)國(guó)家檔案實(shí)行集中保管卻是共同的。在實(shí)踐中，美、英、加、澳等國(guó)的國(guó)家檔案館對(duì)聯(lián)邦（中央）政府文件也均采取集中式保管。直到1980年美國(guó)學(xué)者杰拉爾德·漢姆對(duì)詹金遜和謝倫伯格的保管理論提出了質(zhì)疑。漢姆認(rèn)為，文件數(shù)量激增和技術(shù)的飛速發(fā)展對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的管理造成了威脅，檔案工作者需要重新考慮他們的保管角色，需要采取更加積極主動(dòng)的戰(zhàn)略，以適應(yīng)新的時(shí)代需要。他提出了“后保管時(shí)代”名詞，并指出，檔案工作者將自己看作“保管者”將成為國(guó)家文件有效管理的威脅。漢姆對(duì)傳統(tǒng)保管思想的挑戰(zhàn)無(wú)疑為后來(lái)電子文件保管模式之爭(zhēng)埋下了伏筆。

20世紀(jì)90年代以來(lái)，數(shù)字檔案管理經(jīng)歷了一場(chǎng)重大的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，主要表現(xiàn)為從機(jī)構(gòu)層面向國(guó)家層面、從分散式管理模式向集中式管理模式、從環(huán)節(jié)式分段管理向無(wú)縫式流程管理的轉(zhuǎn)變。以杜蘭蒂為代表的哥倫比亞學(xué)派提出了電子文件集中式保管模式，他們指出，電子文件管理需要經(jīng)過(guò)文件形成機(jī)構(gòu)和檔案館兩個(gè)階段，對(duì)于具有檔案價(jià)值的電子文件應(yīng)該交由檔案館保存，只有這樣文件的真實(shí)性才能保證。而以戴維·比爾曼為代表的匹茲堡學(xué)派提出了電子文件分布式保管模式，他們要求電子文件保存在形成機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)管理部門(mén)，而不是集中保管到檔案館。1992年，澳大利亞國(guó)家檔案館（NAA）開(kāi)展了電子文件研究項(xiàng)目并起草了電子文件管理指南，這標(biāo)志著電子文件分布式保管的開(kāi)端。1995年3月發(fā)布《管理電子文件：共同的職責(zé)》，它明確了政府機(jī)構(gòu)和國(guó)家館在電子文件分布式保管環(huán)境中各自的職責(zé)。NAA認(rèn)為，電子文件一旦形成就應(yīng)該被維護(hù)和保存在形成機(jī)構(gòu)的現(xiàn)行系統(tǒng)中；而國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)扮演標(biāo)準(zhǔn)的制定者和建議的提供者，以保證電子文件得到良好的管理，國(guó)家檔案館只有在某些特殊的情況下才接收實(shí)體電子文件進(jìn)館保管。從此，分布式保管不再僅是一種技術(shù)背景下的邏輯推演，分散式與集中式之爭(zhēng)也不再是學(xué)術(shù)觀點(diǎn)的爭(zhēng)鳴，而是現(xiàn)實(shí)中的兩種保管范式。然而，到了2000年，NAA頒布了《聯(lián)邦政府文件保管政策》，它指出，NAA原則上將承擔(dān)起對(duì)所有具有檔案價(jià)值的電子文件的保管責(zé)任，不管其形式如何。這標(biāo)志著NAA電子文件保管模式又開(kāi)始從分布式向集中式轉(zhuǎn)變。

綜觀西方發(fā)達(dá)國(guó)家檔案館對(duì)電子文件的管理模式之爭(zhēng)，究其原因，是因?yàn)槊鎸?duì)電子文件的日益盛行，圍繞文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論，學(xué)者們產(chǎn)生了不同的看法，主張文件生命周期理論的學(xué)者們支持?jǐn)?shù)字檔案集中管理模式，主張文件連續(xù)體理論的學(xué)者們多支持電子文件分布式管理模式。現(xiàn)在，全世界學(xué)者們和檔案管理實(shí)踐界終于達(dá)成了共識(shí)：數(shù)字檔案應(yīng)該集中管理。那么，我們?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中管理呢？

現(xiàn)在，這個(gè)難題終于有了一個(gè)初步的“解”，那就是趙豪邁研究館員呈現(xiàn)給我們的《數(shù)字檔案集中管理研究》一書(shū)。本書(shū)在分析數(shù)字檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)和發(fā)展?fàn)顩r的基礎(chǔ)上，從集中管理概念、歷史、前沿和現(xiàn)狀等方面對(duì)數(shù)字檔案集中管理進(jìn)行了深入探討，論述了數(shù)字檔案集中管理理論、技術(shù)、方法和機(jī)制，提出數(shù)字檔案集中管理制度與策略，提煉出了適合我國(guó)國(guó)情的幾種數(shù)字檔案集中管理模式。

可以看出，面對(duì)前述數(shù)字檔案管理模式的諸多紛爭(zhēng)，作者是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模](méi)有提煉出一個(gè)絕對(duì)的管理模式，只提供了幾種集中管理模式和思路，供大家參考，而創(chuàng)新性的基于工作流模型，提出了模塊化的思路。這種把模式和模塊相結(jié)合的集中管理思路，無(wú)疑是參考了軟件開(kāi)發(fā)的思想，對(duì)檔案集中管理，確是一種管理上的創(chuàng)新。