企業(yè)檔案管理和歸檔整理技巧

文/徐 慧

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要構(gòu)成部分。企業(yè)檔案管理水平的高低在一定程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。做好企業(yè)檔案歸檔整理和保管工作是提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的前提和基礎(chǔ)。本文簡(jiǎn)要闡述了企業(yè)檔案管理和歸檔整理工作規(guī)范化的主要方法和技巧，目的是為了提升企業(yè)檔案的管理水平

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的信息資料。這些檔案資料對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)具有一定的指導(dǎo)意義和利用價(jià)值，而檔案資料作用和利用價(jià)值的發(fā)揮前提是檔案規(guī)范整理和保管，這就涉及到檔案分類整理的方法技巧問題。在當(dāng)前形勢(shì)下，如何做好檔案資料的分類整理和有效管理是企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)著重思考的問題。

一、企業(yè)檔案管理歸檔工作規(guī)范化的主要方法

1.完善企業(yè)檔案管理歸檔工作的規(guī)章制度

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理的硬件條件得到了改善，為更好地開展檔案工作提供了便利，同時(shí)不斷增多的檔案種類和利用需求又對(duì)企業(yè)檔案管理提出更高的要求，企業(yè)檔案管理的方法迫切需要在改革創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，達(dá)到科學(xué)規(guī)范。為此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者應(yīng)從自身檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，建立和完善企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度，并抓好有效落實(shí)。使企業(yè)檔案的作用得到更好地發(fā)揮。

2.企業(yè)檔案管理方法要與時(shí)俱進(jìn)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，在為企業(yè)檔案管理工作發(fā)展提供機(jī)遇的同時(shí)，也使檔案工作面臨著許多新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)手工管理檔案的模式，正在被檔案數(shù)字化、辦公網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代檔案管理新形式所替代。檔案管理信息化是企業(yè)檔案工作今后發(fā)展的大趨勢(shì)。作為檔案管理人員則應(yīng)適應(yīng)善于接受新事物，自覺學(xué)習(xí)好現(xiàn)代檔案管理新技術(shù)、新方法，學(xué)習(xí)好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，主動(dòng)加強(qiáng)專業(yè)技能和管理能力的培養(yǎng)，努力豐富自身工作所需的各種知識(shí)儲(chǔ)備，提升自身做好日常檔案管理工作的技能和水平，更好地做好企業(yè)的檔案管理工作。

3.發(fā)揮企業(yè)檔案管理職能，提高企業(yè)檔案利用價(jià)值

檔案只有發(fā)揮了其價(jià)值才有意義。而檔案利用無疑是檔案價(jià)值的最大體現(xiàn)。對(duì)于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過利用檔案信息來研究市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)等規(guī)律，從而確定企業(yè)發(fā)展的正確方向，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。因此，作為企業(yè)檔案管理人員一定要發(fā)揮好自身的管理職能，在企業(yè)檔案管理的日常工作中要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，掌握科學(xué)的管理方法，在做好檔案收集、整理、保管、鑒定和利用等工作的同時(shí)，更應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，積極挖掘檔案信息資源，向企業(yè)管理者提供更多的有利用價(jià)值的檔案資料，使檔案的利用價(jià)值在為企業(yè)的發(fā)展中得到更多的體現(xiàn)。

二、企業(yè)檔案信息管理技巧

就企業(yè)來說，利用好企業(yè)檔案信息資源，就能夠更好地制定企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，同時(shí)也能為企業(yè)的科研、營(yíng)銷等提供依據(jù)。當(dāng)前企業(yè)可以運(yùn)用以下管理技巧來提高企業(yè)檔案管理工作的水平。

1.不斷提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的檔案專業(yè)知識(shí)水平、綜合素質(zhì)能力、與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)，都直接關(guān)系到企業(yè)檔案信息管理的成效和發(fā)展。現(xiàn)在，大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作都存在人員少、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，開發(fā)利用水平低的問題，影響到了企業(yè)檔案作用的發(fā)揮。因此，提高企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)成了一項(xiàng)首要任務(wù)。所以，企業(yè)要重視檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的學(xué)習(xí)與培養(yǎng)工作。一是給他們提供更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，讓他們了解檔案法律法規(guī)，懂得更多的檔案知識(shí)，掌握現(xiàn)代檔案管理技能，具有深層次開發(fā)檔案資源的能力。二是開展對(duì)檔案人員檔案信息安全保密教育，因?yàn)殡S著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息安全與檔案實(shí)體安全同樣重要，通過教育使他們明白，要做好檔案管理工作還要懂得更多的科學(xué)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，成為復(fù)合型人才才行。三是加強(qiáng)對(duì)檔案人員愛崗敬業(yè)精神的培養(yǎng)，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，盡心盡職地做好企業(yè)檔案管理工作。只有這樣，才能真正使企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)得到提高。

2.建立健全企業(yè)檔案管理制度

只有建立健全企業(yè)檔案管理制度，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)規(guī)范，才能促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作順利開展。在檔案的保管方面，應(yīng)建立企業(yè)檔案管理人員崗位責(zé)任制，做到獎(jiǎng)懲分明，既可以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，還可以有效防范泄密違法事件發(fā)生；在檔案的利用方面，應(yīng)建立企業(yè)檔案查閱利用制度，在保障檔案信息安全的基礎(chǔ)上提高其利用價(jià)值。所以，必須建立健全企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度，促使企業(yè)檔案管理工作做到有章可循。

3.加快企業(yè)檔案信息的現(xiàn)代化管理

要想更好地發(fā)揮企業(yè)檔案信息作用，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加快企業(yè)檔案信息的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。因此，要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)，以電子文件的形式歸檔儲(chǔ)存檔案信息這是未來發(fā)展的趨勢(shì)，可以極大方便企業(yè)各職能部門以及檔案管理部門的工作。利用現(xiàn)代OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)文檔資料的在線歸檔、整理與保管，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)方便快捷的檔案查閱利用。

4.規(guī)范企業(yè)檔案歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)要求

檔案歸檔整理主要包括收集、分類、排序、檔號(hào)編制、文件裝訂、裝盒上架等等。在收集時(shí)做到“應(yīng)收盡收”，保證所收檔案的真實(shí)性與完整性；在分類時(shí)要遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系，做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，前后一致；在整理時(shí)采用“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的方式進(jìn)行約束；在編制檔號(hào)時(shí)，要符合編制規(guī)范；在裝訂、裝盒、排列時(shí)，要選用符合要求的材料，要便于以后的查閱利用。

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作雖然是檔案部門的工作，但也需要企業(yè)各個(gè)部門配合協(xié)作。企業(yè)管理者要重視檔案工作，宣傳檔案工作的重要性，協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案工作的開展，只有這樣，企業(yè)檔案管理工作的水平才能得到全面的提升。