淺析基于財務共享模式的電子會計檔案管理

連波

摘 要：隨著改革開放，我國經濟迅速發展。財務共享作為新的財務管理模式在許多大型跨國公司和國內大型集團企業中興起。隨著財務共享管理模式的更新，會計檔案管理工作也發生了改變。無論是從工作環境還是從工作性質而言，會計檔案管理工作已經與傳統管理工作產生了本質性的區別。本文將詳細探討現今在財務共享模式下，會計檔案管理工作的環境變化，并為電子會計檔案管理工作提供一些建設性的意見。

關鍵詞：財務共享? 電子會計檔案? 電子化? 管理

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A? 文章編號：2096-0298（2020）01（a）--02

由于我國企業公司國際化程度提升，信息化發展與經營規模的擴大，財務共享模式應運而生。而現如今，諸多大型跨國公司和國內的大型集團企業將財務共享這種新的管理模式作為一種新體系，并將此模式發揚光大和大力推廣。財務共享模式主要是指將各個企業中重復的財務工作從企業中抽取出來，全部集中到財務共享中心來進行處理。2015年12月，財政部、國家檔案局令第79號將修訂后的《會計檔案管理辦法》頒布，并于2016年1月1日起開始實行，這在法律層面肯定了電子檔案的效力。將不同公司的電子檔案工作全部集中到共享中心進行處理，可以簡化財務報銷，記錄，入檔，銷賬的程序，推動我國會計檔案管理工作的效率，增加電子檔案的線上應用人次。

1 會計檔案環境的變化

1.1 電子會計檔案方面

首先，由于財務共享模式的出現，帶動財務體制重心由經營實體的屬地化管理轉移為異地財務共享中心管理標準。基于這種變化，財務工作人員的工作模式開始依賴于影像系統，即財務人員通過影像系統傳輸的影像數據進行會計檔案的管理工作。在這種條件下，傳統紙質檔案的使用率降低，并且，檔案管理方式，收集與整理也發生了重大改變。

1.2 會計的形成過程

由于會計形成過程的加長，會計檔案管理工作的鏈條也隨之加長。上文提到，在財務共享模式下，財務體制中心已由在經營實體的屬地化管理轉移為FSSC的管理標準，這一過程本身是一個漫長且鏈條復雜的過程。同時，在這期間，還會有不同的角色加入其中，而且不同的內容還會出現交叉現象。這增加了會計檔案的收集、整理、歸檔等工作的復雜性。由于會計形成過程較長，電子檔案形成鏈條的復雜性，在過去屬地化管理模式下容易發現的問題在如今很難被察覺，一般只有在最后歸檔環節才能發現。

2 財務共享模式下的會計檔案管理

2.1 會計檔案管理工作已經由屬地管理轉變為FSSC管理

由于電子會計檔案便于攜帶，易于保存的優越性，其必將成為檔案管理的主流，會計行業的工作者也更加傾向于將紙質化的檔案轉換為電子檔案。在當下FSSC管理模式下，會計檔案管理工作要注意資料的一致性與資料的合法性，保證資料符合標準。對于與原來處理不一致的業務與會計檔案要重新設定標準。同時，在檔案管理工作中要針對新的防控點設置合理措施。如果沒有措施進行控制，將影響整個財務共享中心的會計檔案管理工作。因此，在FSSC管理模式下，風險控制是會計檔案管理工作的第一要義。

2.2 流程化與標準化越來越高

在財務共享模式下，會計檔案管理工作的流程化與標準化程度越來越高。在會計檔案進入FSSC處理之前，必須按照相關流程與標準進行。經過流程與標準審查之后的會計檔案將直接影響會計檔案的管理工作。為避免工作出現誤差，應盡量避免檔案整理工作中出現的風險。當檔案質量出現風險與失誤時，要及時更正檔案信息。

2.3 集中化管理

在會計檔案管理工作中，需要考慮外部環境風險與內部檔案質量問題。為了統一解決兩個問題，一定要將所有的檔案進行集中化管理。檔案集中化管理可以有效提升財務工作的服務質量，規范財務工作流程。在實際操作過程中，對于會計檔案的整理要分門別類，保證資料適合不同類型工作的需要，增加企業財務工作的效率。由此可見，會計檔案管理工作需要考慮外部的風險因素，綜合各種條件，使會計檔案管理工作適應各種財務工作變化，增加財務工作效率。

3 強化會計檔案管理的有效途徑

3.1 強化會計檔案管理的有效途徑

對于會計檔案管理的工作者來說，要加強企業內控措施，增加企業內部會計檔案管理機制與約束機制，增強企業管理者的責任心，增加檔案管理工作者的專業素質與道德水平。同時，我國政府應當加強監管作用，明確政府作為權力監督的主體責任，發揮會計師事務所與注冊會計師的作用，對會計檔案的管理加強防護，增加會計檔案管理工作的質量。

3.2 會計檔案科學分類

企業應當對會計檔案進行科學分類。如今，許多企業僅僅做到了對檔案的保護管理工作，不能做到對會計檔案進行科學分類。因此，應當增強企業對會計檔案進行科學分類的意識。這將有利于提高下一步財務工作的效率，減少工作失誤。在對檔案進行分類時，要注意建立合理科學的檔案分類體系，對關聯度密切的檔案安排靠近的位置，確保檔案之間緊密的關聯性。

3.3 強化內部質量管理職能

企業應當將關注點轉移到會計檔案管理工作的過程中，加強檔案管理工作的監督，提升處理會計檔案的質量。值得注意的是，如今，電子檔案與紙質檔案共存。企業應該取得相關部門的許可，保證電子檔案與紙質檔案的一致性，推動電子檔案成為主流，紙質檔案簡單作為文檔補充即可。

3.4 增強會計檔案管理工作人員的素質

增強會計檔案管理工作人員的素質對于檔案管理工作質量至關重要。由于工作人員是整個工作的整體參與者，其工作質量將直接影響工作。因此，作為會計檔案管理工作人員，應注意以下幾點。首先，要做好保密工作。對于會計檔案管理，要做到廉潔奉公，遵守法律法規，保證工作的紀律性。其次，應自覺主動參與企業培訓，不斷提升自己的專業素質，增強職業操作水準。最后，工作人員一定要恪盡職守，在工作中認真負責，不可出現粗心等低端錯誤。

4 財務共享模式的電子會計檔案價值和意義

4.1 分類處理檔案，提高精細程度

相較于傳統的手工會計記賬對于單據的處理，財務共享模式下的電子會計檔案具有很大的優越性。在共享模式下，所有的發票在上傳到財務共享中心之后，系統可以根據發票的類別自行分類。這減少了手工會計記賬下的工作流程與失誤，增加工作的準確性與工作效率。此外，通過對賬單自動進行準確的分類，可以自動生成連續的編號，為之后的復核工作減少了工作量。

4.2 實時更新數據，提高準確性與有效性

傳統會計檔案是靜態的。一旦檔案形成，就不能更改。電子檔案則很好地彌補了紙質檔案的缺點。電子檔案的存在形式靈活。每一份電子檔案既可以自己獨立存在，也可以在需要時與相關聯的信息進行連接。此外，電子檔案可以通過計算機云端技術生成報表，為各個企業的咨詢服務提供有效數據。同時，在數據更新時，一個檔案的更新會使與之相關的信息自動實時更新，這樣很好地保證了信息的時效性，為企業財務工作提供便利。

4.3 云端處理數據，提高處理效率

我國科技的發展推動大數據的進步。大數據的進步在電子會計檔案中的運用增加了電子會計檔案的優越性。最為顯著的是云端處理數據技術。云端處理數據減少了紙質檔案的使用量，并且，也極大地提高了信息的檢索效率，縮短整理制作各個報表所需的時間。

4.4 降低企業信息的傳遞成本

電子會計檔案的發展可以降低企業信息的傳遞成本，增加信息儲存的安全性。在紙質檔案的時代，需要傳遞信息時，必須將檔案進行復印。當所需傳遞的信息過多時，信息傳遞成本十分高昂。并且，由于紙質材料自身的缺點，并不利于保存信息。如今，電子信息檔案傳遞起來十分快捷。企業可以利用網絡和云平臺，在任何時間地點進行信息傳遞。同時，電子會計檔案更加利于保存。但是，電子信息的保存也存在一定的安全問題。在保存電子會計檔案時，要注意及時備份，并設置物理措施防止侵入，必要時，要設置防火墻，防止木馬病毒與數據的丟失。

5 關于電子會計檔案管理的思考

按照類別對檔案予以整合，使電子會計檔案管理工作符合精細化的要求。

按照當前大數據時代的形式，我們可以慢慢體會到，未來發展的形勢和方向基本定格在共享上，而財務各個工作環節諸多復雜，將共享工作做好，可以簡化其工作環節，并減輕相關人員的工作壓力。電子會計的工作對于檔案的管理來說，又有了共享的保證，只需要將各種檔案資料的信息加以匯總并整合即可。在某種程度上來說，會計的檔案管理幾乎都是由人工完成，而“事在人為”的道理說明，成也在人，敗也在人。對于相關人員的工作壓力、工作效率來說都有著極大的影響，從而使其工作需要的時間過長，對于數據丟失等各種工作失誤會層出不窮。而電子會計檔案管理方法的使用，利用機器的高智能應用來進行工作，其工作效率會大大提升。主要體現在：其會使用一些軟件來處理、錄入信息，繼而發揮其高智能的方面，就是對其的各種功能進行選擇;選擇功能做好之后，開始管理檔案。倘若此情況還是會導致工作效率達不到要求，可以使其選擇其他功能用來整合檔案、分類檔案，電子會計就會在系統內新建一個文件夾，并同時出現許多子文件夾，將不同類別的數據和文件中的信息按照之前錄入系統的順序進行自然排列，并自動編好碼，方便用于區分。隨著科學技術的不斷發展，未來的時代將會是各種機器時代，人工逐漸被機器所取代，對于信息錄入、識別功能都由機器的高智能自動化來完成，為整個工作流程的順利性、效率性做一個最大化的保證。即使如此，工作人員仍然需要進行不定期或者定期的檢查，因為機器不是人工，工作雖然省時，但指不定什么時候會出現設備故障或機器零件損壞，造成對工作的困擾。

6 結語

近幾年，我國經濟迅速發展，大數據在各行各業得以應用。在大數據時代下，會計檔案環境發生了諸多變化。企業應實時關注會計檔案管理的環境，盡快將紙質檔案數據轉換為電子檔案，做到及時備份保存，盡快實現企業檔案管理的信息化。此外，財務共享中心的出現減少了企業在財務工作中投入成本，電子會計檔案的管理一定要符合財務共享中心工作的標準。除了文中提到的內容外，網絡技術的運用、大數據分析處理能力、ERP系統的開發利用等內容都會使得電子會計檔案管理的系統不斷擴展和創新，以期望達到企業價值管理的目的。總之，在大數據的時代中，財務共享對于財務工作的方向、發展趨勢來說是必然的，希望國家可以對與之相對應的法律法規盡可能地完備，這樣一來，電子會計檔案管理的發展前景會越來越好，對于各行各業的財務工作也起到極大的促進作用，甚至我國的整體財務管理工作發展得越來越好。

參考文獻

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