檔案數字化建設與應用管理的幾點思考

李莉

摘 要：隨著我國科學技術水平的逐漸提升，數字化建設和人類發展已經成為了未來主要的發展方向，并且數字化管理會逐漸滲透到生活的方方面面。對于企業而言，檔案數字化建設可以有效的提高企業對于檔案的管理水平，檔案的數字化建設主要是通過計算機網絡講紙質版的檔案資料轉化成電子數字的形式，實現檔案的智能化和科學化管理，并且數字化的檔案容易保存和查找等。企業檔案數字化建設符合時代發展的趨勢，有助于提高檔案的管理質量。

關鍵詞：檔案;數字化;應用管理

1檔案數字化的介紹

1.1檔案數字化的認識

數字化是一種較為先進的信息管理方式，數字化是在具體信息的基礎上出現的，主要是針對一些比較復雜的信息，利用數字化技術把信息進行處理，使得信息可以被計算機理解和處理。相關資料中也提出了數字化是利用計算機技術將虛擬的信息轉換為數字信息。數字化不僅可以處理書本上面的字，還可以處理一些口頭語言等。數字化的產生為人們的生產生活帶來了極大的便利，可以將各種復雜的信息資源進行整合和處理，并且信息的存儲空間非常小，有助于信息的使用和查找。

1.2對企業檔案數字化的界定

企業數字化檔案有以下兩個特點：一是記錄最初的信息，數字化檔案是在生產管理過程中所產生的原始資料，原始性的資料是最具有參考價值的，因為原始資料是對信息最準確、最真實的記錄。二是載體多種多樣，數字化檔案不僅可以將紙質版的檔案數字化，還可以根據實際需要形成不同的載體文件，比如PDF、PNG和JPG等格式，另外還可以將信息存儲成視頻格式，比如mp3和mp4等。

2數字化檔案建設及應用管理常見問題

2.1檔案管理應用不足

一是檔案管理規范化限制應用。即使是同一單位不同部門之間也可能存在檔案格式不統一、不規范的情況，即便實現了檔案管理的電子化、數據化，然而因為檔案管理未統一規范，造成了信息資源應用的壁壘;二是應用與業務融合不足。大多數單位的檔案應用往往局限于后勤、行政管理業務，僅實現了檔案的管理應用，未對檔案當中的信息價值進行挖掘分析，將檔案的資源價值與企業的業務應用深度融合以支撐企業戰略發展。

2.2復合型人才隊伍建設相對滯后

檔案數字化不僅涉及基礎管理知識，更涉及網絡應用與信息安全防護技術，需要管理人員具備較高的理論知識與實踐技能水平。然而時下的一些單位在數字化建設過程中將重點集中于信息化硬件設施的配備與安裝，卻忽略了人的“軟件”因素，部分檔案管理人員缺乏網絡與信息技術基本認知，對數字化管理認知和熟悉程度有限，在具體管理過程中難以發揮應有的技術優勢。

2.3安全防護不足

網絡時代掌握了信息便是掌握先機，檔案安全防護是一個系統工程，在數據采集、傳輸、存儲、應用等各環節環環相扣，隨著大數據、云平臺技術在數字化檔案存儲及管理中應用，在帶來便利的同時也帶來了更多的網絡風險，任何一個環節的安全防護不足都可能使敏感信息泄漏造成企業甚至國家的重大損失。

3檔案數字化建設

3.1提高檔案管理人員的數字化檔案管理意識

實現檔案數字化管理需要經歷一個漫長的發展過程，要求在發展的過程中持續完善，其中最為關鍵的一點就是要提高企事業單位的數字化檔案管理意識。第一，需要政府管理機構和有關部門大力宣傳和推廣檔案數字化建設的意義，讓更多的企事業單位可以建立對于檔案管理數字化管理的意識;第二，需要企事業單位積極探索全新的檔案管理路徑，以突破傳統檔案管理理念的限制，完善單位的基礎設施建設，加大人才引入力度，以促進企事業單位檔案管理能力的發展。

3.2優化檔案數字化管理機制

在企事業單位檔案數字化建設中，為了讓檔案管理工作得以高效開展，需要打造一套具有完善體系的檔案管理機制，以保障檔案管理工作的順利進行。第一，需要企事業單位積極明確數字化檔案管理工作的內容，打造完善的工作標準和技術規定，以保障數字化管理工作的高效開展;第二，為了讓檔案數字化建設工作的質量得到顯著提升，需要積極貫徹數字化檔案管理責任制，并將責任進行細化分工，提高對于管理人員的監督力度，強化對于管理人員的績效考核，以起到良好的督促作用，讓檔案管理人員可以不斷提升自身的職業素養，規范自己的工作態度，以提高檔案數字化建設工作的質量。

3.3將檔案數字化建設的環境進行優化

為了讓企事業單位檔案管理工作的數字化質量得到全面提升，需要有關管理工作者積極提高在檔案數字化建設工作中的資金投入力度，為檔案的數字化轉變打下良好的環境基礎。第一，需要企事業單位提高在數字化硬件設施中的引進和采購力度，將數字化設施進行升級和改造，以切實滿足檔案數字化建設工作的硬件需求;第二，要求檔案管理機構積極開展數字化檔案管理平臺建設，在關注管理平臺技術創新的基礎上，提高管理平臺的安全防護力度，以免數字化檔案資源被非法盜用，讓檔案數字化建設工作的有效性得到切實保障，讓檔案管理工作得以高效開展。

3.4完成對檔案存儲系統的監控管理

第一，安全保管、監控。物聯網的射頻識別與傳感技術能夠完成智能管理系統，實現檔案管理一體化管理，使用微動偵測來管理檔案庫房區域內或者是其他場所重要區域內的人員進出管理，對人員情況、活動情況做好管理控制。一旦發現異常，關聯位置的監控攝像機能夠實現跟蹤、記錄、警報，特殊情況下通知相關人員，系統還可以自動關閉事發區域、通知安保人員。

第二，節能控制。立足網絡層與信息的管理、處理分析方面，部署檔案庫房的智慧感知平臺，能實現對整個庫房信息數據的全面控制、全面監管。比如在庫房內的溫度調節控制系統當中，智慧感知平臺會根據設定標準，檔案管理標準、自動管理溫濕度控制設備等來調節庫房內的溫度，運用自動化技術來調整環境參數，保證檔案館內的溫度與濕度始終滿足人的需求。這種方式，可以減少設備的能量消耗，還可以提高檔案管理的安全系數。

3.5自動生成檔案

首先檔案的收集省時省力，企業事業單位能夠按照不同的類別將檔案放在不同的盒子，使用檔案收集系統當中管理模塊管理生成標簽數據，之后使用讀寫器將檔案的相關內容打印在標簽上，粘貼到檔案當中。電子標簽的運用提升了檔案的生成效率，保證了檔案智能化和自動化管理。

其次，物聯網技術能夠方便用戶使用檔案，比如用戶瀏覽文件信息、借閱資料、查閱檔案資料等，能夠為客戶提供方便，也實現了檔案的現代化管理。檔案管理人員取出檔案之后，系統記錄這個環節，檔案當前處于被借閱狀態，用戶借出檔案之后，智能監控系統核對信息，將信息反饋到借閱模板，對比驗證是否合理;合理則無動作，如果對比信息存在疑問，系統就會發出警報，則檔案需要管理人員再次確認。

4結語

做好檔案數字化建設不僅只是構建統一規范的管理系統，更要注重管理觀念的數字化、網絡化、系統化。檔案數字化建設使檔案作為珍貴信息資源的應用效果成倍提升，不斷實現價值再創造的預期，強化信息資源服務于國民經濟與社會發展的作用，提升信息資源戰略意義。

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