建立電子政務中的檔案管理模式探究

張憲法

摘要：隨著網絡以及高新技術的發展，現如今的我們處于一個信息高速發展的社會，信息也逐漸成為人們關注的重點，因此信息網絡技術的應用變得越來越廣泛。因此，在這種情況下，網絡環境也為政府推行電子政務提供了一個良好的平臺，同時也加快了政府構建檔案管理模式的速度，使得政府的服務功能得到進一步拓展，政府檔案的信息化建設速度也隨之加快。但是隨著政府電子政務的實現，檔案管理模式也應該有所創新，從而加快檔案管理模式的改變，使管理模式變得更加科學化以及合理化，為人們的生活帶來更大的便利。

關鍵詞：電子政務;檔案管理;模式探究

前言：

我們知道，相比于傳統的檔案管理方式，電子政務中的檔案管理變得更加便捷，因為它主要針對的是信息化的電子文件。這些檔案都是以計算機語音進行儲存，不必再擔心會破損等問題。現如今，檔案管理不斷趨于信息化發展已經成為其發展的必然走向，有必要引起各相關部門的重視，以科學選擇和應用多種現代化手段，推進電子政務檔案管理的現代化、信息化發展進程。同時，還要注重對已經建立并投入使用的檔案管理體系加以更新和改善，促使信息化檔案管理水平的有效提升。

1.電子政務中檔案管理存在的問題

1.1管理權限不足，責任主體不明確

近些年來，電子政務以及信息化建設的逐漸完善，使得我國的檔案管理模式發生了一些改變，但是我們不能否認的是，目前電子政務中的檔案管理仍然存在一定的問題。首先最明顯的就是管理權限不足，因此電子檔案的儲存是在業務部門進行的，但是和檔案部門不同，業務部門的管理權限是更大一些的。但是根據我國電子政務的相關規定，電子檔案的管理權限是由業務部門和檔案部門同時擁有的，但是我們知道電子檔案中有很多重要資料，并且在日常的生活中，可能會頻繁使用到電子檔案，如果電子檔案出現了遺失、被篡改的現象，很難明確指出是誰的責任，再加上沒有明確的規章制度，導致出現問題時沒辦法準確找出是誰的責任，導致電子檔案的管理比較模糊。

1.2電子檔案管理安全保證有待加強

電子檔案的安全方面依舊存在很多問題。基本分為以下幾個方面：一是技術原因，由于我國電子政務投入使用的時間較短，所以從某方面而言工作人員的計算機技術水平是有限的，所以電子檔案的加密效果有限，這就意味著電子檔案很容易受到黑客攻擊，從而出現病毒或者是軟硬件漏洞，從而出現電子檔案損壞或者是丟失的現象。二是自然原因，如果出現斷電或者其他問題，會導致檔案沒來及保存而丟失。三是管理原因，如果工作人員操作不當或者是沒有強烈的責任意識，會出現工作失誤從而導致檔案出現問題。并且由于審核問題，導致某些檔案的可靠性受到影響。

1.3投入資金不足，專業人才隊伍建設落后

隨著我國對電子政務的重視程度不斷提高，各方面都在積極開展電子政務的檔案管理工作，并且我國在近些年的發展中也取得了不錯的成績。但是這并不意味著我國的電子政務工作已經完全成熟。實際上，還存在制約我國電子政務檔案管理發展的問題，由于投入資金有限，導致工作人員能夠接受工作培訓的機會大大降低，從而出現了專業人才隊伍建設落后的現象;由于投入資金很少，導致我國的電子政務檔案管理建設的進程是十分緩慢的，在一定程度上制約了電子檔案管理模式的進步。

2.提升電子政務中的檔案管理模式的相關措施

2.1明確管理職責確保組織保障

為了促進我國電子檔案管理模式的改變，首先我們需要制定明確的規章制度，明確不同部門的責任，從而在電子檔案出現問題時，可以找出相關負責人，從而追究其責任。還要明確不同檔案的分類及管理標準，從而保證電子政務的科學性以及安全性。最重要的是，需要明確不同部門的職責分工，從而保證不同部門做好自己的工作，各司其職，不會受到其他部門的影響，這樣就可以保證電子檔案收集資料的準確性以及及時性，并且不會出現電子檔案受到不同部門影響的問題，并且明確管理職責還可以保證電子檔案的安全性、真實性以及有效性。

2.2全方面考慮確保電子政務檔案安全

電子政務的檔案安全問題是一項重點工作，我們應該從多方面進行考慮，首先就是提升檔案管理工作人員的技術水平，可以培養他們自主研發的能力，從而提升電子檔案的保密性。二是可以制定法律法規，對電子政務的檔案管理提出明確的法律規定，從而促進電子檔案管理工作的規范性，三是提高工作人員的管理意識，明確其工作職責，制定獎懲分明的制度，從某一方面提升工作人員的責任意識。四是加強檔案管理的定期抽查。我們知道，電子政務的檔案管理工作是一個長期工作，對于其收集、歸類、鑒定都需要有嚴格的審核流程，尤其是重要文件，必須要確保其完整性以及安全性。要清楚的認識到不同檔案的實際價值，對于重要文件，必須要進行加密保管，而對于一些不在管理范圍的檔案，應該進行及時銷毀，注重對電子檔案的查詢利用的監督。

2.3提升檔案管理人員的綜合素質

電子檔案的管理與紙質檔案的管理之間存在一定的區別，對檔案管理人員的知識結構要求有很大不同，檔案管理人員應該具備的基本素質包括檔案知識素質、計算機能力素質、信息資源開發素質等。最重要的一點就是電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作，因此檔案人員的計算機操作能力必須要加強，因此檔案管理人員的計算機能力必須要加強，總之，隨著當前電子檔案管理工作的不斷深入，對檔案管理人員提出了新的要求，這就需要檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識，努力提高自身素質，以適應檔案工作發展的需求。并且檔案管理人員需要轉變自己的工作理念，強化對資源的重視，從而促進電子政務中檔案管理模式的轉變。

結語：

電子政務背景下的檔案管理模式的轉變，需要多方面工作的共同推進。我們必須明確的一點就是，檔案是信息社會的主要資源，與電子政務信息數字化一樣，在高新技術快速發展的今天，政府各部門的信息需求以及檢索方式都發生了新的改變，在本文的討論中，我們分析了目前電子政務檔案管理模式中存在的一些問題，不可否認，他們對我國電子檔案的發展有一定的阻礙作用，但是我們需要從多方面考慮，促進檔案管理模式的轉變。

參考文獻：

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