推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的研究

趙亮

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，承擔(dān)著為社會以及國家服務(wù)的責(zé)任，在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，起著十分重要的作用。而檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中也扮演著重要角色，在單位發(fā)展的過程中起著不可或缺的作用。但是，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中還是存在著一些不足，制約著其的發(fā)展。基于此，本文就推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的對策進(jìn)行分析、探討。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

一、緒論

在我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在其中扮演著十分重要的角色，也承擔(dān)著極其重要的社會服務(wù)責(zé)任，檔案管理工作作為其運(yùn)營過程中的關(guān)鍵部分，管理著與檔案相關(guān)的大小事務(wù)，能夠有效的促進(jìn)單位的發(fā)展。但是檔案管理工作在現(xiàn)階段的管理中由于各種因素的限制，其工作效率與質(zhì)量各方面都較低，檔案管理工作的意義也未能明顯的體現(xiàn)出來，使事業(yè)單位在發(fā)展的過程中受到了一定的制約[1]。因此，基于現(xiàn)狀，事業(yè)單位應(yīng)該正視其存在的問題，并通過有效地途徑與措施進(jìn)行改善，使檔案管理工作更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而有效促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

二、推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的對策

（一）更新單位管理理念

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行中，管理理念尤為重要。事業(yè)單位可以在管理的過程中，更新自身的管理理念，使檔案管理工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[2]。首先在工作的過程中，領(lǐng)導(dǎo)者起到領(lǐng)頭羊的作用，在平時的生活中加強(qiáng)對檔案管理知識的學(xué)習(xí)與深入探究，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還應(yīng)該不定期的開展宣傳教育工作，加強(qiáng)對工作人員檔案管理專業(yè)技能的培訓(xùn)，樹立全新的檔案管理理念，完善工作流程。最后，順應(yīng)時代的發(fā)展，各個工作人員在檔案管理工作的過程都應(yīng)該不斷的更新自我理念，完善自身的專業(yè)能力，提升自身的綜合素質(zhì)，規(guī)范自身的工作行為，進(jìn)而有效推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

（二）創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段

在事業(yè)單位檔案管理開展的過程中，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該創(chuàng)新管理手段，積極學(xué)習(xí)行內(nèi)知識，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與數(shù)字化技術(shù)，科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，從而從整體上提升工作人員管理的綜合效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的方向發(fā)展[3]。首先在檔案管理時，工作人員應(yīng)該利用數(shù)字化信息設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存檔。其次，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)擴(kuò)充自身的信息技術(shù)，構(gòu)建更加便捷的管理平臺，提升檔案的利用率以及管理人員的工作效率。最后，管理人員必須在一定程度上確保檔案存檔的安全性，不定期的對計算機(jī)進(jìn)行殺毒和病毒防護(hù)，設(shè)置好高級防火墻，防止檔案被竊取或者惡意破壞，進(jìn)而有效推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

（三）加強(qiáng)對管理隊伍的構(gòu)建

在檔案的管理工作中，管理人員自身的素質(zhì)、專業(yè)技能與檔案工作進(jìn)行的效率密不可分，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對其管理隊伍的構(gòu)建[4]。首先，事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)階段工作人員的具體情況進(jìn)行分析總結(jié)，分層次的進(jìn)行培訓(xùn)。其次，在培訓(xùn)的過程中，還要加強(qiáng)對工作人員加算計操作以及檔案管理專業(yè)技能的普及。最后，領(lǐng)導(dǎo)人員還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，對優(yōu)秀人員進(jìn)行提撥嘉興，從而激發(fā)其在工作過程中的積極主動性，在一定的程度上實(shí)現(xiàn)工作人員綜合素質(zhì)與檔案管理專業(yè)知識技能有效提升，進(jìn)而推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

（四）機(jī)關(guān)事業(yè)單位加大資金投入

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中，要想實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的建設(shè)，就需要單位投入充足的資金作為發(fā)展過程中的支撐點(diǎn)，因?yàn)樵跈n案管理的過程中，需要引進(jìn)大量的先進(jìn)設(shè)備以及軟件、硬件設(shè)施。在檔案管理工作進(jìn)行的過程中，事業(yè)單位應(yīng)該正視現(xiàn)階段的經(jīng)濟(jì)條件，購買所需要的先進(jìn)設(shè)備，如掃描儀、打印機(jī)等。不僅如此，在檔案管理的過程中，信息化平臺的建設(shè)必不可少，并且事業(yè)單位在建設(shè)信息化平臺的過程中需要投入一定量的資金，在日后的發(fā)展過程中運(yùn)營與維護(hù)系統(tǒng)的資金也不可或缺。因此，為了保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，單位應(yīng)該加大資金的投入，進(jìn)而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

（五）進(jìn)行資源檔案的整合

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中，其組織管理人員缺乏，但是其工作內(nèi)容繁多且相對較為復(fù)雜。所以，為了減少工作人員的負(fù)擔(dān)，提高檔案管理工作的工作效率，檔案管理者需要遵循“關(guān)聯(lián)原則”對檔案資源進(jìn)行分類，將所有的檔案按照類別、頁碼、目錄進(jìn)行資源分類，對于沒有頁碼的檔案進(jìn)行重新編碼分類，確保在日后的管理工作中能夠標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理。并且分類整合，有效的節(jié)約放置的空間。同時還能提高檔案在翻閱過程中的查找效率，進(jìn)而推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，提高檔案資源在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的利用率。

三、結(jié)論

綜上所述，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該重視對檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段，加強(qiáng)對管理隊伍的構(gòu)建，推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，進(jìn)而為社會的發(fā)展提供自身的力量。

參考文獻(xiàn)：

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