低值易耗品采購存在的問題及解決對策

潘禎 鄭廣全 王建國 司麗娟

摘 要：低值易耗品的采購是保證部門正常運轉的重要組成部分，雖然每年涉及到的金額不多，但若管理不善、流程不規范也會導致采購成本的浪費。本文對本部門近幾年低值易耗品采購中存在的問題進行了深度剖析，并提出解決對策。最后介紹了問題解決后所帶來的成效及體會。

關鍵詞：低值易耗品;采購;成本

1.什么是低值易耗品，目前的采購模式

（1）低值易耗品的定義

低值易耗品是指單項價值在規定限額以下并且使用期限不滿一年，能多次使用而基本保持其實物形態的勞動資料。低值易耗品與固定資產都是企業中的勞動資料，所不同的是固定資產是主要勞動資料。

對于我們單位來說，常見的低值易耗品主要有：廚房常用的工具、食品袋、衛生紙、擦手紙等等。

（2）目前的采購模式

各個需求部門根據工作需要，隨時向采購人員提交申請，采購人員進行詢價和采購。

2.低值易耗品采購存在的問題

（1）物品名稱不固定

對于同一種物品，各個需求部門的叫法不同。例如：客用抽紙實際也叫餐巾紙、塑料菜牌又稱做桌牌等。

（2）規格型號模糊

對于一種物品，在采購申請上沒有寫清楚明確的規格型號，例如：大號食品袋的規格型號只標注了長度是35厘米，但是沒有標注一包含多少只食品袋，有的供貨商按40只/包來報價，有的供貨商按50只/包來報價，這樣供貨商在報價時就有空子可鉆，也會導致報價不準確，這樣的報價也可能會導致采購的物品不一定是最低價。

（3）供貨商送貨不及時，退換貨頻率高

由于頻繁出現緊急采購，導致供貨商不能在規定的時間送貨;再加上規格型號不明確，經常出現送貨后發現物品不符合要求需要退換的情況。

（4）采購沒有計劃性，導致成本過高

由于采購時間分散隨意，沒有計劃性，經常出現緊急采購，今天提申請，明天就要用的情況。例如在某一個月產生了15筆訂單，平均2天就有一個采購申請，甚至有的采購申請只買一種物品。這種隨時提采購申請的情況大大降低了采購效率，使采購人員被迫天天應對緊急的采購任務，而無暇顧及其他的工作。緊急采購由于沒有充分的時間詢價，又不得不采購，最終導致著急用，但買不到，或者即使買到，但成本難以控制。這樣既不規范，又存在很大的審計風險。

3.解決對策

（1）梳理并規范常用低值易耗品的名稱

首先將常用的低值易耗品進行分類，按照用途分成廚用工具設備類、客房易耗品類、臨時采購類。每一類中的物品名稱都經過采購人員、庫管和使用人員集體梳理商定，排除掉同一物品多個名稱的情況，為每一種物品確定一個規范的常用名稱。

（2）明確規格型號

在規范了低值易耗品名稱的基礎上，由使用部門（需求部門）結合供貨商提供的商品條目進一步明確每一種物品的規格型號。例如;將大號食品袋的規格設置為長度35厘米，40只/包;將黑色圓形皂碟的規格設置為亞克力，高2厘米直徑8.5厘米;擦手紙的規格規定好每包紙的克重和抽數，甚至一些常用物品規定上指定的品牌，這樣為采購到符合使用要求的物品提供了堅實的基礎。

（3）給供貨商提出明確要求

為了保證供貨商送貨的及時性，發訂單的同時給供貨商規定合理的送貨時間，并將供貨商的送貨時間與供應商評價掛鉤，一旦出現送貨不及時或者物品出現退換貨情況，都會在“送貨異常記錄表”中進行記錄，并三方簽字。送貨異常記錄表將作為對供應商進行季度考核的重要依據。

（4）明確采購周期，規范審批手續，控制采購流程

規范低值易耗品的請購和采購流程。主要的做法為：為庫管人員提供了規范的請購單模板，每月的5日、15日集中辦理兩次低值易耗品的常規采購。庫管可以在這兩個日期前做好物品的請購計劃，如果物品為每月報價的常規物品則直接填寫請購單，如果物品為非常規物品第一次購買，則需要提前將品牌和規格型號告知采購人員，采購人員根據需求進行詢價，詢價結束后將價格提供給庫管，庫管再將其填寫至請購單中。

這里要求庫管人員一定要規范填寫請購單，規格型號填寫詳細，格式整齊，數據計算準確，這將作為供貨商送貨后驗貨的重要依據。請購單填寫好后，要經過各級領導審核并簽字后，交至采購人員，然后進入到采購階段。

采購人員根據請購單，結合每月的詢價和報價，為每種物品選擇價格最低者作為該物品的供貨商。最后將請購單中的物品根據不同的供貨商分成不同的訂單發送至供貨商，并規定合理的送貨日期，然后進入到易耗品的驗收階段。

一旦供貨商按規定日期來送貨，則會填寫驗收單，同時庫管、使用部門、采購人員都參與驗貨并在驗收單上簽字。物品驗收時要與請購單中要求的物品規格型號數量一致，價格不能高于報價。物品驗收后，則由庫管人員進行入庫。至此采購過程完成。

整個低值易耗品的采購流程如下圖所示：

4.問題解決后帶來的效果

（1）退換貨頻率有了顯著降低

由于明確了低值易耗品的規格型號，規范了請購單的填寫，提高了采購的及時性;供貨商獲取的商品信息更加清晰明確，送貨的準確性有了很大的提高，退換貨的頻率有了顯著降低。退換貨由以前的每月發生變成現在每年僅有1次退換貨情況出現。

（2）提升管理水平，降低采購成本

由于低值易耗品的采購流程規范了，不再像以前經常出現緊急采購的情況，采購人員有了充分的詢價時間，能做到貨比三家，采購的物品不僅符合需要而且保證價格最低，大大降低了采購成本。由于明確了采購周期，采購物品相對就集中了，采購次數也有了明顯的下降，提升了采購人員的管理水平。

（3）需求部門的工作更有計劃性

規范低值易耗品的請購和采購流程后，低值易耗品的使用部門工作計劃性有了顯著的提高，由以前的非到迫在眉睫的時候才提需求，到現在的每個月都會根據實際工作提前制定采購計劃報送至庫管。

5.體會

低值易耗品的采購是保證部門正常運轉的重要組成部分，雖然每年涉及到的金額不多，但若管理不善、流程不規范也會導致采購成本的浪費。通過對低值易耗品采購存在的問題進行深入挖掘，并及時提出解決對策，規范采購流程，增強對其的重視度，進而可在整體上提升企業資產管理水平，減少不必要的浪費。同時也保證了低值易耗品采購前、采購中、采購后的各個環節均符合相關規定，確保采購工作的透明，大大降低了采購成本，提高了工作的計劃性和管理水平，更有利于接受各方的監督，杜絕腐敗。

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