淺談網絡環境下檔案信息化安全問題及工作策略

陳然然

摘 要：21世紀，借助網絡和信息技術不斷發展，檔案信息化基礎設施建設不斷加強，檔案信息化標準規范體系不斷健全，檔案信息服務能力大幅提升，進一步拓展了檔案資源利用形式，提升了檔案信息化管理效率，推動檔案工作穩步向前發展，然而，檔案信息化是一把雙刃劍，在網絡環境下，存在一定的風險。文章分析檔案信息化存在的安全問題及原因，并提出幾點工作策略。

關鍵詞：網絡環境;檔案信息化;安全問題;工作策略

長期以來，檔案管理工作一直沿用紙張來記錄各種信息，紙張記錄的檔案容易由于年代久遠造成遺失、不全，或由于環境的溫度、濕度及蟲霉菌等因素造成腐爛、損壞。為保護好紙質檔案，一般是將其保存在檔案館（室），減少人員的接觸和使用，這就大大降低了檔案的利用率，失去了檔案資料作為原始資料和歷史信息記錄，為科學研究和決策提供參考的意義。

隨著信息科技、互聯網、大數據、5G、物聯網、云計算等技術的迅速發展，檔案信息資料已不再局限于傳統的紙質、聲像、實物等類型，出現了較多的圖片、視頻等數字化類型。檔案信息化已成為檔案管理工作的一種發展趨勢，為檔案管理工作帶來極大的便利。檔案信息化在應對諸多特殊環境時，也顯示出了較強的便捷性、可操作性等優勢。2020年2月中旬以來，受新冠肺炎疫情影響，國家檔案局創新工作方式方法，利用檔案信息化載體，整合檔案信息化資源，通過網絡視頻會議開展了對太平人壽保險公司數字檔案室建設試點及四川九州電器集團有限責任公司電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作的指導驗收，確保檔案信息工作在疫情期間不間斷、不打烊，使以上企業的試點成果在疫情期間迅速及時地投入使用，滿足了企業員工在遠程辦公中利用檔案和文件材料歸檔的迫切需求。信息化的檔案便于保存、傳輸，便于快速地查詢、瀏覽，提高了檔案的利用，更好地發揮檔案的作用。但是，在網絡環境下檔案信息安全存在很大的隱患。電子檔案存儲更加密集、傳播更方便快捷，檔案信息資料在使用、傳輸的過程中，被篡改、刪除，或者被竊取、泄露的風險更大，如果受到計算機病毒、黑客攻擊，可能會導致系統癱瘓，檔案信息資料損毀、丟失，這些都使檔案信息安全受到極大的威脅。

一、網絡環境下檔案信息化安全問題及原因

1.管理制度存在不足

在檔案信息化推動檔案工作的新形勢下，檔案工作得益于其高效能的同時，也使信息安全更加復雜，新問題、新風險不斷增多，管理工作受到新的挑戰。除了必要的技術防護措施，完善的管理制度是信息化安全的重要支撐。尤其在網絡環境下，檔案信息化的各個環節都存在不同程度的安全風險，信息存儲過程中數據泄露的風險，信息傳輸過程中數據被篡改和刪除的風險，信息應用過程中數據被非授權訪問的風險等。2018年，國家檔案局技術部為了解全國各檔案局網站建設現況，對全國48個副省級市以上檔案局網站進行調查評估。采用網絡爬蟲自動抓取和人工網頁瀏覽的雙重采集方法，重點對網站是否存在SQL注入攻擊以及跨站腳本攻擊風險、網站對公眾信息隱私保護安全性說明等進行評估，經評估21個網站未達到安全指標平均值。面對各種挑戰，進一步健全和完善包括信息化檔案歸檔、檔案管理、檔案利用、檢查指導、安全應急等方面的制度，成為妥善應對和有效解決檔案信息化所面臨問題的當務之急，如果在制度上不完善，不做好管控，同時，安全事故問責制度缺乏，對信息化工作各環節難以起到有效地監督，信息化安全就會存在很大的風險。

2.檔案管理人員安全意識薄弱，素質不能滿足信息化需求

部分檔案管理人員對檔案信息的重要性認識不足，檔案安全意識不強、檔案管理人員缺乏專業知識、業務素質不高，對各種風險的防范意識不足、責任意識不強、監管責任不到位，導致檔案安全事故時有發生。對檔案信息安全問題心存僥幸，麻痹大意，管理松懈，疏于防范，對檔案信息損毀、失泄密風險等的危害了解不夠深入，落實檔案安全主體責任不徹底，沒有按照“誰主管、誰負責，誰實施、誰擔責”的原則，切實履行好檔案安全、風險防控和保障工作要求。部分檔案管理人員沒有按照信息環境和信息化設備的操作標準及流程保障電子檔案的內容管理、正常傳輸。在工作中沒有嚴格遵循程序，造成檔案信息資料丟失、損壞、泄露等問題。比如：多人使用存儲檔案信息的計算機及硬盤、光盤等設備，檔案信息很容易被拷貝、更改，或因不及時保存、操作不嚴謹等原因而丟失。不設置訪問權限、不做好使用登記，出現信息丟失、泄露情況后，難以追蹤問責。對于含有個人信息、商業機密、國家利益的信息發布審批不嚴，導致信息泄露。此外，部分單位對檔案安全人才隊伍建設工作不夠重視，未定期開展檔案信息化安全主題教育和培訓活動，相關人員檔案安全技能和水平未能根據與時俱進得到提高，應對事故防范和處理的能力不能滿足工作需要。缺乏鉆研精神和干勁，對檔案信息化基礎理論知識、相關法律知識以及計算機網絡管理應用技術不熟悉，導致操作失誤而造成數據丟失或刪除，造成信息泄露。

面對網絡技術的飛速發展與廣泛應用，檔案管理人員現有的業務能力難以滿足檔案信息化要求。長期以來，檔案管理人員多屬兼職工作，投入的時間和精力有限，業務水平不足，往往對資料的收集、整理不及時，保存不規范，技術不到位。而且，檔案專業人才普遍年齡偏大，高學歷人才少，現代技術人才嚴重缺乏，無法適應網絡環境下檔案管理的信息化升級與變化以及對檔案安全防控的要求。

3.數字化設備的管理和防護不足

檔案信息化是檔案事業發展的有機組成部分，是適應經濟社會快速進步的基礎保障。檔案信息化是在數字化環境中，借助計算機、掃描儀、硬盤、光盤、U盤等數字化設備進行的。其中數字化設備使用的各個環節，如果在使用中沒有做好管理和必要的防護，缺乏先進的防護技術，都可能成為檔案信息的安全隱患。如果計算機硬件軟件、存儲介質的質量出現問題會對檔案信息資料產生不利影響，檔案局域網與互聯網沒有實施物理隔離，也可能出現網絡系統遭受惡意攻擊的情況發生。 檔案信息化是一項系統工程，它貫穿于檔案工作的始終，存在于檔案工作的各方面、全過程。部分單位對檔案信息化工作投入不足，未充足配備滿足工作開展需要的信息化系統和設備;沒有按照規范建立健全檔案信息管理系統安全保護體系，做好檔案信息系統設備與其他設備的物理隔離，沒有采用光盤、移動硬盤、服務器等不同介質載體，對目錄數據、全文數據等進行“三重備份”來確保檔案信息安全;未按分類標準對不同的數據載體制定相應的保管方案確保數據載體安全可控。有的檔案管理部門未按規定對涉密信息系統、涉密計算機和涉密載體進行嚴格管理，對涉密檔案、重要檔案的存儲介質進行檢驗認證操作不規范;對上網檔案信息審查不嚴格，導致“該上的重要檔案信息沒上網，不該上的無價值檔案信息成堆上”，同時也容易造成一些涉密檔案信息傳輸到非涉密網絡上。

4.檔案信息化缺乏安全突發應急預案

切實發揮好為黨管檔、為國守史、為民服務的重要作用是各級各類檔案管理部門的重要職責，應急管理作為整個檔案信息化安全防線的重要一環，只有時刻繃緊應急管理這根弦，防患于未然，才能穩固抓好檔案信息化安全工作。應急預案應立足于預防，防患于未然。在出現火災、水災等重大安全事故及自然災害事件時，應急預案能提高應急處理能力，保障檔案信息安全，保證突發事件應急處置工作的有效進行，把檔案信息損失減小到最小程度。部分檔案管理部門安全意識筑的不牢，沒有將應急管理和安全思想貫穿于檔案信息化建設的各項日常工作和各個環節中，切實引導相關檔案管理員將應急管理的內容和責任要求內化于心、外化于形。安全突發應急預案缺乏或者不合理、不可行，或者安全責任不明確、未制定突發事件防范和應急處置機制和應急管理制度和應急預案，安全預防控制不完備，一旦發生檔案安全突發事件，則束手無策，后果不堪設想。部分單位雖然制定了應急管理預案，但卻將預案“束之高閣、懸在空中”，抱著把預案作為迎接上級檔案信息化安全檢查“臺賬憑證”的態度，僅僅把預案作為一種擺設，未把應急預案相關要求落實到實際工作中，未定期開展演練，以此來提高檔案管理員和干部職工對預案的運用熟練度，提高應急處置執行能力。

二、檔案信息化安全問題的工作策略

1.強化責任落實

重視檔案工作，加強檔案工作領導，充分認識檔案工作的重要性，把檔案管理工作納入目標管理，與其他工作同部署、同考核，同獎罰，檔案工作中的人力、物力、財力等實際問題予以切實解決，確保檔案工作順利進行。建立健全完善的檔案管理制度，全方位覆蓋檔案信息化的各環節，不留無章可行的死角;要完善人防、物防、技防措施責任要求，確保檔案實體不丟失、不損毀，檔案信息不泄露、不擴散;要對檔案的收集、整理、鑒定、保存、編研、統計和利用等各項工作都做出要求和規范，具有操作性，形成完整的、科學的制度規范，以制度管理和約束檔案工作，在工作中有標準作參照，減少信息丟失、篡改、泄露等行為，保證檔案信息安全;要堅守安全底線強化安全防范，落實安全責任、確保實體安全、加強信息安全，筑牢檔案安全防線。

2.增強檔案管理人員的安全意識，提升綜合業務素質

隨著檔案信息化的加快推進，檔案安全風險的增加，檔案管理人員僅具備檔案專業技術是不夠的，增強檔案安全防范意識和網絡安全技能是對檔案管理人員提出的新要求。通過學習《保密法》《檔案法》、觀看典型案例、開展專題講座等形式，對檔案管理人員進行宣傳和教育，增強檔案安全保密意識，提高責任感。在業務方面，檔案人員的業務能力參差不齊，通過法規學習、模擬演練等形式，做好繼續教育、專題培訓，持續開展系統的、相關專業技術培訓，充分利用集中培訓的機會，加強學習研討和工作交流，真正做到學有所思、學有所獲、學有所用，切實提高相關人員檔案安全技能和水平，提升事故防范和處理能力。幫助檔案人員轉變傳統的檔案管理觀念，適應檔案信息化要求，培養創新意識，調整工作方式，提高檔案信息化能力，全面提升檔案人員的業務水平，成為滿足新時代檔案管理要求的復合型人才。在檔案信息化進程中，檔案管理人員需要對檔案管理系統的操作、應用、創新具備一定的能力，還要在信息化檔案管理技術上有所提升，增強信息化安全防范能力。

3.提高網絡安全保障能力

數據資源安全是檔案管理工作的重中之重，在網絡環境下提高數據資源安全性，首先要充分利用先進的科學技術，建立安全完善的檔案信息管理系統，有效防御計算機病毒及黑客的惡意攻擊。采用計算機密碼技術、數字簽名技術、身份認證和訪問控制技術、傳輸加密技術、系統安全技術、人工智能技術等高科技信息安全技術，使檔案信息的安全得到有效保障。同時，要做好檔案數據安全備份，數據備份和系統備份，在線備份和離線備份、一般備份和容災備份、同質備份和異質備份，在各種災害或突發情況下，提高安全保障能力，以免對檔案造成無可挽救的損失。通過多種技術和手段，多角度、多層面地加強檔案信息安全屏障，提高檔案信息的安全防范能力。

4.健全安全應急機制

堅持“安全第一，預防為主”，保持對潛在風險的高度警惕，完善安全應急管理制度，制定檔案管理突發事件應急預案，進一步加大對檔案工作的支持保障力度，設置檔案安全和應急管理機構，配備足夠的專兼職管理人員，按照《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》制定檔案信息化安全應急管理制度和應急預案，抓好防火、防水、防爆、防泄密等自然災害及其他突發事件的防范和應急處置機制，有效預防、及時處理和解決檔案管理工作中的突發事件，提高應對各種險情的應急能力，快速有效救援，減少損失，以最大限度地確保檔案資源安全。以預防為主，強化安全管理，建立安全預報機制。當面臨突發事件，要把保障檔案安全作為重大事故和自然災害緊急處置的首要任務。

5.加強風險防控和隱患排查

增強風險意識，強化底線思維，明確管理責任，深入開展檔案安全風險隱患排查，把信息安全檢查作為一項經常性工作來抓，有效解決信息化建設過程中存在的推進力量分散、溝通銜接不暢、決策機制缺乏等問題，做到日日查，周周查，每月有書面報告。堅決落實檔案安全工作方針，積極開展檔案安全風險防控和治理，建立健全人防、物防、技防三位一體格局，發現問題及時上報，及時研究，有隱患必排除，不忽視，不拖延，做到早發現，早處理，及時全面地排除風險隱患，構筑檔案安全防線。將安全意識變成日常工作的具體規章規范，在工作細節中做好對風險的規避。加大經費投入，改造老舊庫房，升級老化設備，完善提高人防、物防、技防相結合的安全防范體系，檔案局域網與外網實施物理隔離措施，確保檔案信息不被非法竊取和泄密等。對于涉及單位運轉和公眾工作、生活的檔案數據信息，要在確保合規、安全、無害的前提下經嚴格審核后才能對外發布。

三、結語

檔案信息化為檔案工作帶來了前所無有的大發展，但是在網絡環境下，檔案信息化要居安思危，未雨綢繆，警鐘長鳴。加強領導，強化責任意識，完善檔案管理制度，檔案管理人員要與時俱進，順應時代的發展和要求，增強安全意識，提升自身綜合業務素質，運用高科技信息安全技術，做好備份，提高網絡安全保障能力，健全突發應急預案，提高風險應對能力，力求將各種風險置于可控狀態，保障檔案安全，加快檔案信息化建設的步伐。

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（作者單位：桂林漓江風景名勝區戰略發展處）