檔案管理工作的分析

【摘要】檔案記錄了歷史的發(fā)展，檔案文獻資料的利用可以服務(wù)、促進社會發(fā)展，檔案工作是非常重要的，應(yīng)不斷分析檔案工作中存在的問題，在新的時代改進檔案管理工作的措施，提高檔案管理工作效率，使檔案更好地為社會、為單位、為企業(yè)服務(wù)，為新時代社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案工作；檔案分析

【中圖分類號】G271；G275 【文獻標識碼】A

檔案管理工作在社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，提高檔案管理工作水平是社會發(fā)展的需要。在新時代，檔案管理工作也要不斷完善提高，分析不足之處，提出改進檔案工作的思想理論，在利用上使檔案管理工作與新時期社會發(fā)展同步，更好地為社會建設(shè)服務(wù)。

一、檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作對單位改革發(fā)展、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、經(jīng)濟的快速發(fā)展發(fā)揮者重要作用

新時期，科技發(fā)展更新不斷加快，檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的功能與作用，幫助單位企業(yè)方方面面的工作順利開展，能真實、全面地將單位企業(yè)方面的發(fā)展狀況保存、利用、服務(wù)。在新時期，檔案管理工作能提高工作質(zhì)量和效率，對促進科技創(chuàng)新有重要作用。

（二）檔案管理工作促進單位企業(yè)科學優(yōu)化管理

檔案記錄著大到一個國家、小到單位、各部門發(fā)展過程中的全部內(nèi)容，各行各業(yè)專業(yè)人員借鑒檔案文化經(jīng)驗教訓成功失敗，有效做好工作，領(lǐng)導利用檔案能夠統(tǒng)管全局負責管理全面工作，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題，科學優(yōu)化管理。我們要重視檔案管理工作，保證檔案的真實性，利用檔案做好其他方面工作、研究、生產(chǎn)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)。

（三）檔案的利用在各個方面的工作中發(fā)揮了重要作用

隨著社會的不斷發(fā)展，人們對檔案管理工作也有了新的認識和更高的要求。為了做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，工作人員首先就應(yīng)該意識到檔案管理工作的利用服務(wù)的重要性，明確掌握檔案管理工作不僅是自身的本質(zhì)工作，更是促進發(fā)展和進步的重要保證。檔案為生活的宣傳教育活動提供了豐富的素材，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作得到了飛躍性的發(fā)展，各檔案館都全面改革了歷史檔案管理的工作內(nèi)容和工作方式。檔案在為社會各方面工作中發(fā)揮了重要的作用。

二、檔案管理工作中存在的問題

新時期國內(nèi)經(jīng)濟發(fā)展創(chuàng)新很快，世界經(jīng)濟格局不斷變化發(fā)展。檔案管理工作內(nèi)外問題及時發(fā)現(xiàn)，及時糾正革新是歷史發(fā)展的必然。

（一）在新時期檔案工作變化比較慢，研究熱情較低，創(chuàng)新意識不強

在互聯(lián)網(wǎng)上辦公、授課、購物社會生產(chǎn)工作生活發(fā)生了天翻地覆的變化，但檔案工作變化緩慢，尤其基層社會，工作人員文化素質(zhì)跟不上，工作人員業(yè)務(wù)水平有待提高，專業(yè)培訓較少，個別單位對檔案管理工作重視程度不高；制度不健全，制度相對滯后，制度執(zhí)行不嚴格。[1]這些情況影響檔案工作人員的工作熱情，對檔案創(chuàng)新發(fā)展意識不強。

（二）檔案設(shè)備更新不及時，有的部門缺少檔案設(shè)備

1.在硬件設(shè)施方面

在較多的單位部門沒有專用的檔案室，或者，檔案室質(zhì)量技術(shù)沒有達標。很多單位并未設(shè)立專門的檔案室，檔案材料都在自己的辦公室放著，沒有防潮、防蟲、防火等先進的存放條件。普遍缺乏檔案管理專門的軟硬件設(shè)備設(shè)施。 [2]

2.網(wǎng)絡(luò)資源管理方面智能設(shè)備不配套

檔案網(wǎng)絡(luò)資源配套設(shè)施陳舊、落后，導致文件管理混亂丟失。數(shù)字檔案室建設(shè)，電子文件由計算機輔助管理，需要新時期科技信息化，需要檔案專業(yè)技術(shù)人才，并配齊相關(guān)智能設(shè)備。電子文件、電子檔案的安全問題，對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作只有同文件、網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能換發(fā)出新的生機和活力。

3.檔案管理工作服務(wù)意識淡漠

檔案管理工作人員除了提供檔案資料外，還要提供人性化的服務(wù)、提供便民服務(wù)，檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，檔案服務(wù)意識淺薄，在傳統(tǒng)的觀念禁錮下無法為使用需求者提供更好的建議、提供人性化的服務(wù)。這些都導致了使用需求者的不滿。

三、提高檔案管理工作水平的措施

（一）提高檔案管理的重視程度，增加資金投入

檔案是單位最原始的歷史發(fā)展資料，是單位建設(shè)不可缺的一部分，相關(guān)領(lǐng)導應(yīng)該高度重視檔案發(fā)展，支持檔案管理的各項工作，檔案工作需配備專業(yè)的檔案管理工作人員，所以，完善檔案人員的編制制度，加大相關(guān)投入，讓整個社會都了解檔案管理工作的重要性。[4] 相應(yīng)嚴格的政策管理制度，相關(guān)領(lǐng)導的重視，專業(yè)的檔案工作技術(shù)人員，配套的檔案管理設(shè)備 ，檔案室應(yīng)該加大資金投入，引起全單位人員 對檔案管理工作重視，科學規(guī)范化地收集、整理、匯編、存檔和利用檔案，發(fā)揮檔案在單位企業(yè)建設(shè)發(fā)展中應(yīng)有的功能和效率。

（二）不斷提升檔案管理工作人員專業(yè)技術(shù)能力

檔案管理工作人員應(yīng)該定期才加業(yè)務(wù)培訓學習，嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，檔案管理方法才能正確；只有提高管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，才能更好地履行自己的工作職責，才能將檔案進行科學化現(xiàn)代化建設(shè)，所以，在檔案管理工作人員上崗前要進行上崗培訓，定期要進行檔案業(yè)務(wù)培訓，給具體管理工作人員業(yè)務(wù)學習培訓機會和時間，對現(xiàn)代化的管理設(shè)備能夠熟練使用，不斷提升專業(yè)技術(shù)能力。提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，發(fā)揮檔案管理工作人員的創(chuàng)新能力。

（三）加強檔案管理工作的電子信息化

電子信息化、人工智能已成為“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下中國戰(zhàn)略發(fā)展之一，人工智能技術(shù)的發(fā)展取得了較大的突破，醫(yī)療、交通、教育、企業(yè)……等等都離不開信息化大數(shù)據(jù)。實現(xiàn)檔案管理的信息化，就能大幅度提高檔案管理工作效率，現(xiàn)在全世界為了環(huán)保，推出無紙化辦公、智能化辦公，使計算機發(fā)揮出更大的優(yōu)勢，提高工作效率，還能夠更加清晰地做好檔案管理記錄工作，方便、快捷、準確地存儲查找檔案，與社會發(fā)展相一致。

（四）提高檔案的服務(wù)水平

檔案管理工作最終目的是為了利用檔案幫助單位發(fā)展，檔案服務(wù)是檔案管理工作最重要的組成部分。通過對檔案利用者，利用者需求的產(chǎn)生和特點，以及影響檔案利用者需求因素等問題的探討，有助于我們制定政策，找到滿足檔案利用者需求的措施，不斷提高檔案利用水平，提高檔案服務(wù)社會的能力。[5]

1.檔案部門要積極了解檔案利用需求，做好宣傳工作，引導檔案利用需求的實現(xiàn)

深入了解檔案用戶的需求，借助各種手段，調(diào)研，了解不同人群，不同層次用戶的需求，可采用直接調(diào)查法，如座談會、入戶調(diào)查、問卷調(diào)查等，也可用間接調(diào)查法，如電話調(diào)查、郵件調(diào)查、報告調(diào)查等，為個體、群體完善各種需求，所以，檔案部門要加強收集工作，盡可能多地收集各類檔案，使檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富，館藏結(jié)構(gòu)合理，檔案資源建設(shè)有特色，只有充分做好館藏工作，才能更好地為用戶提供利用工作，為各類利用者需求的實現(xiàn)提供保證。

2.提高服務(wù)水平，滿足不同層次需求，保證檔案利用服務(wù)高效高質(zhì)量實現(xiàn)

檔案豐富、服務(wù)場地舒適，才能更好地服務(wù)用戶。優(yōu)化館藏室，將有價值的檔案內(nèi)容整理成冊，或者檔案信息化網(wǎng)上共享，擴大檔案傳播范圍，為更多單位，更多人利用服務(wù)，為不同層次的人提供不同方式的利用服務(wù)，發(fā)揮便民服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價值，促進社會生產(chǎn)發(fā)展；檔案工作人員滿足用戶需求責任重大，檔案要強化服務(wù)意識，強化服務(wù)機能，健全服務(wù)制度，適應(yīng)當今新時期發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)先進科技技術(shù)，拓展服務(wù)渠道。檔案管理工作人員要加強檔案職業(yè)道德修養(yǎng)，終身學習，提升業(yè)務(wù)知識，提升綜合素質(zhì)，愛崗敬業(yè)，全心全意為人民服務(wù)，才能更好地提高檔案服務(wù)水平。

總之，信息化、智能化使檔案管理工作的發(fā)展趨勢，為歷史檔案管理工作開拓思想，創(chuàng)新管理工作理念，提高檔案管理的整體水平，為需求者提供更全面的人性化服務(wù)，為需求者提供高質(zhì)量的服務(wù)，為社會經(jīng)濟文化發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：

[1]楊佳.新時期企業(yè)檔案管理工作的重點、難點問題分析及對策[J].蘭臺世界，2019（S2）：65-66.

[2]王鵬，范智新.新形勢下加強高校院系檔案管理工作的思考——以華中科技大學生命科學與技術(shù)學院檔案室為例[J].蘭臺世界，2018（7）：58-60.

[3]楊艷.新時期做好工程檔案管理工作的創(chuàng)新思路分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（1）：17-18.

[4]聶敏環(huán).城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀與規(guī)范化措施[J].城建檔案，2019（12）：47-48.

[5]朱曉杰.新形勢下高校檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的幾個重要問題[J].檔案管理，2020（1）：119-120.

作者簡介：饒繼紅（1966-），女，漢族，陜西省安康市人，本科，安康學院藝術(shù)學院實訓室管理，檔案館員，主要從事檔案管理、教育教學研究，研究方向：高校檔案管理專業(yè)人才新時代教育與培養(yǎng)的研究。