大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

鄧阿琴

摘? ?要：自我國步入21世紀(jì)以來，信息技術(shù)得以飛速發(fā)展，為各行各業(yè)帶來了發(fā)展優(yōu)勢，同時也帶來一定挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)是近些年新興的一種技術(shù)，將其應(yīng)用到高校人事管理中有重要意義，不單簡化了工作難度，同時也能確保管理質(zhì)量。但是在實際應(yīng)用中還存在一些問題，對這些問題加以解析，提出解決對策，使大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融入高校人事檔案管理中，發(fā)揮實際作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)? 人事管理? 高校

中圖分類號：G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2020）03（b）-0138-02

大數(shù)據(jù)的概念最早由麥肯公司提出，發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，高等教育也不例外。但實際上，由于高校構(gòu)成人員較為復(fù)雜，增加了檔案管理的工作難度，采用信息化管理意義重大。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟發(fā)展，為高校人事管理指明了新的方向。將大數(shù)據(jù)技術(shù)合理、充分的應(yīng)用到人事管理中，提高了工作的靈活性，對教學(xué)科研以及師資力量強化有積極作用。

1? 大數(shù)據(jù)與人事檔案信息化管理的概念

1.1 大數(shù)據(jù)概念

大數(shù)據(jù)可理解為在特定時間之內(nèi)，采用傳統(tǒng)技術(shù)方式無法完成相關(guān)信息的搜集、整理和整合。大數(shù)據(jù)的特點主要體現(xiàn)在四個方面，即類型多、體積龐大、處理速度快、價值密度低[1]。現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于人們?nèi)粘Ｒ约败娛隆⒖蒲械阮I(lǐng)域，既能為人們?nèi)粘５囊率匙⌒刑峁┲笇?dǎo)，又可為國家支柱型產(chǎn)業(yè)提供價值模型、分析相關(guān)數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)為科學(xué)研究奠定了基礎(chǔ)，為當(dāng)代人們需求提供數(shù)據(jù)服務(wù)。當(dāng)代社會中，大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)革命的重要成果，意味著一場信息技術(shù)革命。不管是對個人而言，或是企業(yè)乃至國家，如果不想落后，實現(xiàn)長足發(fā)展，就必須與時俱進，重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。

1.2 人事檔案信息化概念

人事檔案從總體分析主要內(nèi)容為人們從事各類活動所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息，通過文字和圖片的方式進行記錄，從而構(gòu)成一個人的經(jīng)歷歷程，對其道德和知識能力等方面做出評價。檔案的特點主要是動態(tài)性、真實性以及集合性，其中動態(tài)性即根據(jù)此人的不斷發(fā)展進行動態(tài)記錄;真實性即將此人的各種行為和成果做出真實記錄，這也是檔案記錄的重要規(guī)則;集合性即記錄信息的種類多元化。人事檔案管理的信息化不單是單純通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的融合，同時也需要計算機使用常態(tài)化。基于此，可將人事檔案信息化定義為：將高科技技術(shù)以及電子設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中，這些檔案最終交到相關(guān)部門進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。人事檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，融入了多種技術(shù)，在不斷磨合中砥礪前行。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與計算機技術(shù)是信息化管理的重中之重，是傳統(tǒng)紙質(zhì)資料管理走向計算機信息化管理的基礎(chǔ)，并采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)傳輸連接，通過計算機實現(xiàn)遠(yuǎn)程管理，使人事檔案信息存儲有序進行，使用者在提取時也更加便捷[2]。

2? 大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事管理中的應(yīng)用方向

2.1 信息收集

高等院校包含了多種學(xué)科設(shè)置、以及復(fù)雜的人事結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致人事管理工作較為雜亂。采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在一定局限性，耗時長、精準(zhǔn)度低、易損壞、便捷性不強。而采用大數(shù)據(jù)技術(shù)則很好的避開了上述問題，能夠?qū)⑷耸聶n案進行系統(tǒng)性的收集和整理，按照類別做出注釋，這也是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。

2.2 信息管理

采用人工管理的弊端就在于管理效率低、準(zhǔn)確性不高。而高校人事管理工作任務(wù)繁重，管理時效性不強將會影響信息使用。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有動態(tài)性和集合性特點，將其應(yīng)用到信息管理中進行云存儲，使信息管理數(shù)字化進行[3]。同時大數(shù)據(jù)技術(shù)對人事檔案進行劃分歸類，使雜亂的檔案信息有規(guī)可循。

2.3 信息使用

高校人事檔案采用大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲和管理，更便于使用者查詢，檢索時效以及檢索的準(zhǔn)確度更高。轉(zhuǎn)變了單一刻板的人事檔案信息，更具靈活性，不單查找使用更加便捷，也為高校人事決策提供重要保障。

3? 高校人事檔案管理存在的問題

雖然我國當(dāng)前的高校人事檔案管理已經(jīng)逐步完善，也引用了計算機技術(shù)，但尚未真正達到信息管理的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化，大數(shù)據(jù)技術(shù)使用不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

3.1 缺乏良好的檔案觀念以及信息化意識

高校人事檔案管理過去主要通過人工手動操作，進行信息檢索和整理。管理人員缺少信息化管理意識，沒有采用多元化的管理方式，致使人事檔案信息不具備實時共享功能，在信息查詢時效率不高，且工作任務(wù)繁重。此外，我國高校檔案人事管理人員缺乏良好的檔案管理觀念，經(jīng)濟投入不足，導(dǎo)致管理人員以及設(shè)備匱乏，影響檔案管理質(zhì)量和時效性，沒有從根本上意識到人事檔案信息管理的意義。

3.2 缺乏資金投入

正如上述所說，我國高校人事檔案管理缺乏檔案管理觀念和信息化意識，因此針對檔案管理也沒有投入所需資金，致使硬件設(shè)備投入不足、軟件開發(fā)滯后等問題。硬件設(shè)備不足、檔案室較為簡陋，缺乏有效的管理是影響高校人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)因素[4]。現(xiàn)階段，我國的高校主要應(yīng)用自主研發(fā)的管理軟件進行人事檔案管理，計算機技術(shù)只是在目錄編輯中得以應(yīng)用，與大數(shù)據(jù)應(yīng)用相差甚遠(yuǎn)。

3.3 缺乏應(yīng)用規(guī)范

當(dāng)前我國的高校人事管理尚未建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理指導(dǎo)，現(xiàn)使用的管理指導(dǎo)不具備較強的操控性，無法通用使用。因為技術(shù)語言共通性不足，影響了人事檔案的應(yīng)用成效，難以共享檔案信息，由此而導(dǎo)致高校人事檔案信息沒有得到充分利用。

4? 大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用策略

4.1 提高大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識

應(yīng)用意識決定應(yīng)用效果。高校人事檔案管理主要是記錄學(xué)校內(nèi)的教師以及其他工作者的個人信息、工作經(jīng)驗以及個人成果等。人事檔案管理是構(gòu)成高校人才管理的重要部分，同時也是管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。只有管理人員具備大數(shù)據(jù)觀念，有意識地將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到實際工作中，才能為大數(shù)據(jù)應(yīng)用質(zhì)量提供保障。在具體應(yīng)用中利用信息技術(shù)對檔案信息進行整理、分類與歸檔，落實人事檔案的信息化管理。

4.2 加強大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)完善

除提升人事管理人員的大數(shù)據(jù)意識之外，最重要的就是建立完善的大數(shù)據(jù)管理體系。對于高校人事檔案管理工作，通過建立管理系統(tǒng)使大數(shù)據(jù)應(yīng)用有理可依，同時加強硬件設(shè)備建設(shè)，為大數(shù)據(jù)應(yīng)用奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。基于此，高校應(yīng)針對校內(nèi)的各類人才信息資源做出分類，并實現(xiàn)共享。通過這種方式，使高校人力資源建設(shè)得到強化，從而為高校學(xué)科建設(shè)和科研發(fā)展提供儲備力量。

4.3 全力開發(fā)大數(shù)據(jù)信息資源

在大數(shù)據(jù)平臺搭建過程中，還應(yīng)重視開發(fā)人事檔案信息。充分分析各類數(shù)據(jù)，其中自認(rèn)人力資源數(shù)據(jù)是分析的重點，以此達到對師資隊伍的全面了解，包括專業(yè)情況、年齡和教齡情況等[5]。除此之外，與自身人力資源實際狀況相結(jié)合，合理完善和優(yōu)化，提升高校課程設(shè)計的合理性，更有利于人才培養(yǎng)。

5? 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)是時代發(fā)展的標(biāo)志，為各行各業(yè)都帶來了一定益處。高校人事檔案管理工作較為復(fù)雜，工作任務(wù)繁重，如采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不利于高校發(fā)展，影響信息存儲的全面性、精準(zhǔn)性，以及信息使用的及時性和共享性。而通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用則可有效避免上述問題，提升檔案的使用率，使檔案管理有實際意義。但從當(dāng)前情況看，我國高校在檔案管理方面還存在一些問題，只有充分認(rèn)識到這些問題，并提出針對性的解決措施，才能使大數(shù)據(jù)技術(shù)充分的應(yīng)用到高校檔案管理工作中，提升檔案管理質(zhì)量。

參考文獻

[1] 張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實困境與對策——基于大數(shù)據(jù)思維下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016（4）：157-161.

[2] 魏娟.大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校人事檔案信息化管理探究[J].人力資源管理，2017（6）：328-329.

[3] 李嫦青.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用探究[J].中國管理信息化，2018，21（13）：163-164

[4] 王建美.大數(shù)據(jù)背景下的機關(guān)干部人事檔案優(yōu)化管理[J].山西檔案，2018（1）：74-76.

[5] 張麗娜.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].山西檔案，2017（2）：71-73.