嵌入服務功能的ERP管理信息系統探析

方曉波

【摘? 要】論文分析了從銷售管理、研發管理、生產管理、財務管理和內部審計等四個方面將服務功能嵌入ERP系統，并分析了作為機床制造業的行業特征、流程改造要求和ERP系統的功能設計。

【關鍵詞】服務導向; ERP;系統功能

【Abstract】This paper analyzes the embedding of service functions into ERP system from four aspects of sales management， R & D management， production management， financial management and internal audit. And as machine tool manufacturing industry， its industry characteristics， process transformation requirements and functional design of ERP system are analyzed.

【Keywords】service orientation; ERP; system function

1 引言

ERP系統整合包括客戶訂單處理、生產排程、采購、出貨運輸與收款等企業活動的信息流，在企業智能化轉型中扮演著關鍵的角色。然而，因以往ERP系統通常難以兼顧跨產業的通用性與專屬性，因此，近年來ERP供應商開始發展以服務導向架構為基礎的系統架構，以增加ERP系統的擴展性與彈性。

本文以某機床制造企業為例，探討服務功能從銷售管理、研發管理、生產管理、財務管理和內部審計等方面將服務功能嵌入ERP系統的問題與對策。

2 銷售管理

2.1 行業特征

產品規格復雜。客戶需求規格差異大，且有定制化選項。大量承接特殊規格訂單。價格競爭激烈、利潤率低、作業時間長、容易漏接訂單。

2.2 銷售服務流程改造

采用選單式報價單輸入方式，可以快速輸入模塊化套件，或采用復制類似數據后再修改。建立實時性規格確認、價格估算、交期仿真系統，供業務員與客戶接洽時使用，達到立即確認功能。

2.3 ERP系統設計

具有報價單規格、內容快速輸入功能，有遠程輸入報價單功能，交貨期仿真功能以及報價單價格及毛利估算功能。另外，還具有報價單合約書輸出功能，電子化報價與傳統書面式報價整合處理功能以及訂單、制單、數據依報價單選項內容自動轉入數據庫功能。

3 研發管理

研發方面也因產品復雜且大量承接特殊規格產品制造任務的影響，造成標準用料、工藝及工時數據維護不易，設計變更頻繁、用料明細及圖面版本控制不易，用料明細數據及標準工藝數據經常更新等問題需要解決。

3.1 行業特征

產品復雜。標準用料及標準工藝及標準工時數據維護難度大。設計變更頻繁，用料明細及工藝設計控制復雜。用料明細數據及標準工藝資料需配合設計變更同步更新。另外，需要大量承接特殊規格的產品。

3.2 研發服務流程改造

先設計標準化的機床品種，等到接單時才按照客戶需求，修改規格內容以符合客戶需求。采用選項式廠內生產用材料單，可以快速輸入標準選配件，或復制類似零配件資料后再修改。有效管理設計變更所有數據和所有圖面數據，建立廠內生產用的材料單及標準工藝數據快速輸入方法。

3.3 ERP系統設計

具有彈性選配零配件功能的廠內生產用材料單管理及物料需求計算系統;具有快速輸入標準用料、標準工藝、標準工時數據等功能;具有良好設計變更管理功能;具有圖面管理功能。廠內生產用材料單及標準工藝數據能根據報價單選項內容自動轉入或參數化快速輸入功能。

4 生產管理

4.1 行業特征

關鍵零件依賴進口，進口零件交貨期長。大量使用鑄件，但鑄件材質種類繁多。產品壽命長達30年，需作長期維修工作，且所有維修零件要按照原有設計制作。交貨期被大量壓縮，各工藝作業時間都被壓縮。加工工藝煩瑣，且經常會產生不合格品而被退貨。采購計價單位與標準用料單位不同。各種材質加工屬性與管理重點不盡相同，沒有足夠時間進行設計變更，不允許任何生產設備故障或計劃外停機影響生產進度。

4.2 生產服務流程改造

允許各工藝退料，并能夠追溯到各種制造工藝的所有原材料和零配件賬及貨款。允許不同種類的產品使用不同計算單位，不同材質的零件分類管理。建立機床產品數據庫，有效掌控所有產品的批號、設計參數等過程控制數據。分階段更新需要變更設計的數據，使采購與制造部門有較長的作業時間。準確估算標準工時數據，方便生產管理部門有效安排生產計劃，縮短各工藝作業時間，達到快速響應機制。安排現場輪班生產，嚴格控制所有生產工藝進度與異常情況追蹤處理，嚴格控制采購外包零件交貨期。安排定期檢查確保生產線正常運轉，不會出現故障或非計劃停機[1]。

4.3 ERP系統設計

進口零部件庫存量需求預測，具有各種工藝的退料、追溯原材料、零部件賬及貨款功能。同時提供英制與公制單位作轉換。具有材質分類庫存管理功能、采購管理、生產進度追蹤等功能。根據材質類別作生產管理統計分析報表。具有定單規格、圖面版本及設計變更等紀錄查詢與追溯功能;具有機臺、零部件生產批號紀錄查詢與追溯功能;具有維修紀錄、更換零部件生產批號、圖面版本紀錄查詢與追溯功能;具有多次物料需求展開功能，及各次需求差異分析功能;具有標準工時數據推算功能;具有生產排程功能，能時實掌握各工藝有效產能與生產進度，并有追蹤與催促功能;具有輪班式生產計劃安排、報表填報、薪酬計算功能;具有供應鏈管理功能，能自動發出采購單、催料單、收退貨通知單并與應付賬款機制整合;具有機器設備、刀具、夾具、量具等設備維護管理功能。

5 財務管理

5.1 行業特征

產品單價高，單筆交易金額大，使用信用交易，使用遠期支票分期付款，因此資金需求量大，遠期票據管理難度高，催收貨款工作量大。一些客戶采取節稅措施，需配合客戶要求開具發票，彈性調整貨款內容。通過代理商交易，提供整機、零部件銷售、維修服務等，雙方業務互動頻繁，往來貨款資料多，如傭金支出、代扣款等，且有收支相抵的問題。兼營設備維護服務，小額維修筆數多，維修款常取采免費、折讓處理，且與機臺款合并催收。小額維修貨款收取方式復雜，對賬不易，需同時處理質量問題，客戶經常要求免費服務。采購內容繁雜，交易對象多，每日物料進出數量大且常有當日定貨當日發貨的業務，容易發生遺漏單據或數據處理的錯誤。產品復雜，加工流程長，又有許多特殊規格選項，使成本資料搜集不易，特殊規格分類難度高，實際成本易失真無法比較。固定資產種類多且金額大，費用分攤和提取作業復雜，人工操作易使成本失真[2]。

5.2 財務服務流程改造

計劃內所有資金需專款專用，且需制作各種財務報表提供給政府稅務機關稽查用。

5.3 ERP系統設計

客戶信用額度控制功能、遠期支票管理功能、賬齡分析功能、應收款催收功能;彈性沖賬功能、發票平衡管理功能;項目應收款管理功能、計劃查賬用報表產生功能;代理商交易管理功能、賬款管理具有收支相抵功能;售后服務管理功能、小額應收款對帳功能、集團客戶貨款合并對帳功能;便利的數據輸入功能、整套工藝數據自動查核功能;簡易成本統計功能、特殊規格選項分開統計功能、標準成本差異分析功能;固定資產彈性攤提功能。

6 內部審計

6.1 行業特征

企業主要內部審計工作仍然是按照外部會計師的要求，以人工作業方式進行，需要耗費很長的時間，并且查出來的問題難以落實整改措施。不重視信息系統基礎架構管理及信息安全管理，平時無法有效管理信息系統的相關設施。非交易循環管理作業仍以人工操作為主，作業繁雜常有遺漏。

6.2 內部審計服務流程改造

提高經營者對管理信息系統的認識;提供相關培訓以提升信息人員及信息部門專業素養;改善八大交易循環完整性，使系統功能符合交易循環的要求。

6.3 ERP系統設計

嵌入完整的交易循環控制功能，自動實時掌控交易全過程的信息;建立數據連動系統參數稽核功能，確保信息循環完整性;建立整合性處理功能程序，使各作業循環之間能互相勾稽與連結;建立應用系統存取安全控制功能，有效管理信息系統的存取安全;建立基礎架構管理功能，確保信息架構可用性及安全性;建立非交易循環控制功能。

【參考文獻】

【1】王曉燕，樊世陽.基于NVivo的ERP系統成功實施的關鍵因素分析[J].會計之友，2020（05）：79-83.

【2】滿春.電子發票系統與企業ERP系統協同對接研究——以阿里巴巴為例[J].財會通訊，2019（34）：99-104.