檔案工作對獨立學(xué)院發(fā)展的作用及對策

薛鵬 孫莞

摘要：檔案工作現(xiàn)狀與檔案工作重要性之間的不平衡引起了越來越多獨立學(xué)院的重視。獨立學(xué)院中的檔案工作具有存儲功能、記憶功能等基本職能，還具有服務(wù)功能和育人功能等衍生功能，這凸顯了檔案工作對獨立學(xué)院發(fā)展的重要意義。筆者進(jìn)一步探究如何發(fā)揮檔案工作對獨立學(xué)院的積極作用，得出規(guī)范化、實用性、智能化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：檔案工作 獨立學(xué)院 規(guī)范化 實用性 智能化

一、獨立學(xué)院檔案工作現(xiàn)狀

總體來說，獨立學(xué)院的檔案工作不夠規(guī)范。獨立學(xué)院為了不斷提升辦學(xué)水平和教育質(zhì)量，獲得社會廣泛認(rèn)可和更大、更好的生存發(fā)展空間，普遍將主要精力聚焦規(guī)模發(fā)展和人才培養(yǎng)，因而沒有能夠騰出手規(guī)范檔案工作。目前獨立學(xué)院的檔案工作主要存在四個方面的問題：第一，獨立學(xué)院以二級學(xué)院或直屬單位的身份存在，通常是作為母體高校檔案工作職能管理部門的一個歸檔單位，以年度為時間單位整理報送檔案，提供的檔案往往缺乏細(xì)節(jié)。第二，檔案工作沒有形成常態(tài)化，經(jīng)常是在年度考核、教學(xué)評估等需要回顧、總結(jié)辦學(xué)成果的時間節(jié)點，按照相應(yīng)的指標(biāo)要求進(jìn)行檔案的收集與整理，既容易造成收集方面的疏漏，也容易導(dǎo)致重復(fù)存檔。第三，對會議檔案、工作計劃總結(jié)、教學(xué)檔案（培養(yǎng)計劃、課程安排、學(xué)籍、學(xué)科專業(yè)競賽成績）、人事檔案、財務(wù)檔案等自成系統(tǒng)、便于梳理的檔案保存較為齊整，對教學(xué)一線產(chǎn)生的檔案、過程性檔案、文化建設(shè)檔案以及校友檔案等的重視程度不高。第四，隨著部門（院系）調(diào)整和人事調(diào)整，檔案難免存在遺失的情況，也會出現(xiàn)檔案部門化或個人化。因為缺乏系統(tǒng)的綜合管理平臺，檔案與檔案之間是一座座孤島，相互聯(lián)結(jié)較少。

目前，越來越多的獨立學(xué)院意識到由于檔案工作的無序?qū)е麓罅啃畔①Y源超負(fù)荷存儲，有效檔案得不到妥善保存，進(jìn)而無法對其有效利用，更加意識到檔案工作對一所有歷史底蘊的、全日制在校生規(guī)模龐大的高等學(xué)校的重要意義。所以，獨立學(xué)院應(yīng)逐步建立起學(xué)校發(fā)展和檔案工作“一盤棋”的觀念，在條件允許的范圍內(nèi)為檔案工作配備相應(yīng)的人、財、物和場所，推動學(xué)校檔案工作走上正軌。

二、獨立學(xué)院中檔案工作的功能

一般而言，檔案館、綜合檔案室、校史博物館、專題展示館等承擔(dān)了高等學(xué)院檔案工作職能，通過搭建線上、線下兩個平臺，存儲大量的文字、圖表、聲像來記錄學(xué)校的歷史變遷，實現(xiàn)檔案工作的存儲功能、記憶功能。筆者認(rèn)為新時代的檔案工作同時可以承擔(dān)起服務(wù)功能，即助推學(xué)校事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展；也可實現(xiàn)育人功能，即推動學(xué)校人才培養(yǎng)、促進(jìn)學(xué)生成長與成才。檔案工作的存儲功能、記憶功能、服務(wù)功能、育人功能突顯了檔案工作對獨立學(xué)院發(fā)展的重要意義，主要包括四個方面的內(nèi)容。

（一）全面、客觀地記錄并反映學(xué)校的辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色

獨立學(xué)院的發(fā)展之路并不平坦，獨立學(xué)院從“二級學(xué)院”“民辦二級學(xué)院”“新制二級學(xué)院”發(fā)展而來，經(jīng)歷了初創(chuàng)期、建設(shè)期、轉(zhuǎn)型期。[1]按照教育部辦公廳最新印發(fā)的《關(guān)于加快推進(jìn)獨立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)工作的實施方案》的精神，獨立學(xué)院加快推進(jìn)轉(zhuǎn)設(shè)工作勢在必行，獨立學(xué)院將再次在政策的指導(dǎo)下調(diào)整優(yōu)化、開拓新局。并且，每個獨立學(xué)院院情不盡相同，走過了一條條自主性的、差異化的、無法復(fù)制的從無到有、從少到多、從小到大的發(fā)展之路、探索之路、創(chuàng)新之路。每個學(xué)校的檔案工作都“有話可說”，根據(jù)學(xué)校發(fā)展實際，分門別類、條理化地保護(hù)學(xué)校的歷史資源，全面、客觀地反映學(xué)校的歷史面貌和發(fā)展軌跡，打造一個展示學(xué)校工作成就與辦學(xué)特色的信息窗口是檔案工作的基本職能，[2]同時服務(wù)廣大師生和社會人士查檔閱檔。

（二）服務(wù)學(xué)校規(guī)范辦學(xué)，推動學(xué)校不斷提升辦學(xué)能力和辦學(xué)水平

在獨立學(xué)院的發(fā)展過程中，學(xué)校高度重視教學(xué)評估，因為這項工作是學(xué)校自我認(rèn)識、自我發(fā)展、自我提高的重要依據(jù)，是學(xué)校建設(shè)、改革、發(fā)展的“助推器”，也是提高教育教學(xué)質(zhì)量的有效手段。[3]教學(xué)評估是一項常態(tài)化工作，針對獨立學(xué)院的教學(xué)評估評測周期性強(qiáng)、評測手段多樣，主要有規(guī)范設(shè)置省級合格驗收、獨立學(xué)院年檢、專業(yè)綜合評估、新專業(yè)評估、監(jiān)測數(shù)據(jù)報送等，以大量的信息資源作為依托，主要是由評估建設(shè)部門承擔(dān)。可見，檔案對于教學(xué)評估而言是至關(guān)重要的，檔案工作作為教學(xué)評估的堅實后盾，可與規(guī)范辦學(xué)指標(biāo)體系有機(jī)結(jié)合，形成檔案管理閉環(huán)機(jī)制，憑借檔案工作中央廚房式的倉儲，輸出必要的信息資源，適時滿足教學(xué)評估的工作需要，避免不必要的重復(fù)勞動。檔案工作的評估價值不僅限于此，還在于它將“要我評”變成“我要評”，相較于教學(xué)評估的量化指標(biāo)，檔案工作能夠進(jìn)行量化、質(zhì)化、一體化研究，與評估工作并行不悖、互為補(bǔ)充，有利于建立一套全面、辯證的自查、自評、自建體系，發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中的短板和弱項，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，助力獨立學(xué)院健康發(fā)展。所以，檔案工作不僅能夠真實地反映學(xué)校的辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色，也能夠準(zhǔn)確地衡量學(xué)校的辦學(xué)能力和辦學(xué)水平。

（三）服務(wù)師生，增強(qiáng)師生的教學(xué)科研、學(xué)習(xí)創(chuàng)新和社會服務(wù)能力

獨立學(xué)院是培養(yǎng)創(chuàng)新應(yīng)用型人才的社會文化事業(yè)性單位，應(yīng)用型人才是面向崗位的具有扎實理論知識、實踐操作能力和創(chuàng)新能力的高素質(zhì)專門人才類型，是促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要人力資源支撐。檔案工作應(yīng)當(dāng)圍繞學(xué)校這項中心工作開展，將廣大師生當(dāng)作服務(wù)主體，在匯總、整理檔案的過程中關(guān)注學(xué)校學(xué)科專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)策略、科學(xué)研究、產(chǎn)教融合和校企合作、成果轉(zhuǎn)化、國際交流合作等內(nèi)涵建設(shè)領(lǐng)域和范疇，將關(guān)鍵做法和成效登記造冊，方便廣大師生查閱。檔案工作幫助師生在前人教學(xué)科研、學(xué)習(xí)創(chuàng)新的基礎(chǔ)上增強(qiáng)自身實力，有實力和底氣主動對接區(qū)域行業(yè)鏈、產(chǎn)業(yè)鏈和創(chuàng)新鏈，提升社會服務(wù)能力。

（四）推動校園文化建設(shè)，營造濃郁的、具有鮮明特色的校園文化氛圍

學(xué)生工作是學(xué)校工作的重要環(huán)節(jié)，獨立學(xué)院多措并舉進(jìn)一步提升思想政治工作質(zhì)量和“三全育人”工作實效。對學(xué)校優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的挖掘、凝練和傳承是思想政治工作和“三全育人”工作的重要組成部分。檔案工作可以盡可能完整地保存學(xué)校建立、發(fā)展歷程中的歷史資料，涵蓋學(xué)校和師生榮譽、學(xué)校發(fā)展歷程（特別是在初創(chuàng)期、瓶頸期、轉(zhuǎn)型期彰顯的遇水搭橋逢山開路的不畏艱難、吃苦耐勞的精神）、學(xué)校突破性成就、杰出校友、與社會的有益互動、社會影響力不斷提升等方面的信息資源。檔案是學(xué)校文化的珍貴載體，檔案工作可以直接參與到育人工作中，如在新生入校時舉辦校史展、榮譽展，編印并發(fā)放校園文化建設(shè)畫冊，制作并播放學(xué)校發(fā)展宣傳片、學(xué)校文化宣傳片等。檔案工作也可以間接參與到育人工作中，營造出濃郁的育人氛圍，使廣大學(xué)子在學(xué)校的光榮傳統(tǒng)和文化底蘊的氛圍中得到精神上的升華，塑造愛校榮校的情懷，更好地傳承校園精神文化，[4]夯實奮發(fā)向上的精神力量。

三、發(fā)揮檔案工作對獨立學(xué)院積極作用的對策

檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，對獨立學(xué)院而言，建立系統(tǒng)的檔案工作是一項有益探索，這對學(xué)校檔案的收集、管理和編研都提出了最基本的要求。進(jìn)入新時代，高校檔案編研工作將側(cè)重于開發(fā)檔案資源、發(fā)揮檔案的文化價值。[5]隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化浸潤時代的肌理，智慧校園、未來校園建設(shè)成為高等學(xué)校信息化發(fā)展的最新趨勢，檔案工作乘校園信息化建設(shè)的東風(fēng)，可以提高現(xiàn)代化管理水平，給師生帶來更便捷、更有效的服務(wù)。接下來，筆者將從以下三個方面探究如何發(fā)揮檔案工作對獨立學(xué)院的積極作用。

（一）以規(guī)范化建設(shè)作為基礎(chǔ)

獨立承擔(dān)系統(tǒng)的檔案建設(shè)，對許多獨立學(xué)院而言意味著從零開始。為了更好地發(fā)揮檔案的作用，獨立學(xué)院首先必須理順檔案部門的內(nèi)部機(jī)制，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)與管理。筆者認(rèn)為獨立學(xué)院的檔案工作需要從四個“一”著手。

一套人馬即要求配套人員提升本領(lǐng)。從一些高等學(xué)校成熟的檔案工作中借鑒經(jīng)驗，部分檔案工作的管理部門是獨立的職能管理部門，有的是黨政辦公室的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，有的是掛靠黨政辦公室的辦事機(jī)構(gòu)，主要提供查檔閱檔服務(wù)，負(fù)責(zé)檔案編研。部分學(xué)校還設(shè)有專門的校史博物館、專題展示館，宣傳部門、圖書館也承擔(dān)了部分檔案工作，主要用作展示。除了在管理部門內(nèi)部加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建設(shè)一支專業(yè)化、專家化的檔案員隊伍，獨立學(xué)院還要增強(qiáng)全員檔案意識，強(qiáng)化兼職檔案員隊伍建設(shè)。

一個理念即要求明確職能，聚焦主業(yè)。檔案工作圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)廣大師生，充分凝練、彰顯學(xué)校辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色。

一套制度即要求完善制度，規(guī)范管理。檔案工作除了遵循國家和省級檔案法規(guī)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和《普通高校檔案管理辦法》，還必須建立并遵循校園管理制度。首先，對檔案部門的性質(zhì)、地位、管理體制、主要職能、工作網(wǎng)絡(luò)、崗位職能、經(jīng)費保障等方面進(jìn)行具體規(guī)定。[6]其次，針對業(yè)務(wù)工作，形成包含科研項目檔案管理、電子文件歸檔、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、服務(wù)利用、歸檔范圍及保管期限、鑒定銷毀、庫房管理、安全保密等的一系列規(guī)章制度。檔案工作規(guī)章制度能夠幫助解決實際工作中遇到的棘手問題，通過內(nèi)部管控支持檔案工作在校園土壤上健康有序開展。

一個體系即要求統(tǒng)抓統(tǒng)管，細(xì)分管理。由獨立學(xué)院的檔案管理部門牽頭，對學(xué)校內(nèi)部二級單位的檔案工作實施統(tǒng)抓統(tǒng)管、形成體系。獨立學(xué)院的檔案工作要反映學(xué)校創(chuàng)建、變遷、發(fā)展、建設(shè)的歷程。按照獨立學(xué)院發(fā)展的一般路徑，筆者認(rèn)為檔案基本可以分為黨政、教管、學(xué)籍、師資、國際化、學(xué)生工作、基建、財務(wù)、人物、實物、聲像等門類，再根據(jù)學(xué)校特色增減相關(guān)門類。

（二）以實用性建設(shè)作為保障

檔案工作的管理對象大多是靜態(tài)的，但是信息服務(wù)是一個動態(tài)的過程，是一個逐步優(yōu)化、突出實效的過程。獨立學(xué)院不但要遵循檔案工作的規(guī)律，通過陳列、展覽等常規(guī)的老辦法，保持歷史資源的原汁原味；也要善于轉(zhuǎn)變檔案工作思路，探索并發(fā)現(xiàn)新機(jī)制和新路徑，拓展檔案工作的廣度和深度。因此，筆者提倡實用性建設(shè)，因為實用性建設(shè)能夠確保檔案工作有聲有色，能夠使檔案在不同時代發(fā)光發(fā)熱。實用性建設(shè)要強(qiáng)化對館藏結(jié)構(gòu)的專業(yè)化和個性化設(shè)計，完善館藏內(nèi)容，通過對各類檔案資源的整合利用，提高信息服務(wù)的針對性與實效性。實用性建設(shè)要強(qiáng)化人才培養(yǎng)目標(biāo)，檔案工作要為培養(yǎng)創(chuàng)新應(yīng)用型人才服務(wù)。實用性建設(shè)要強(qiáng)化檔案工作的內(nèi)涵建設(shè)，加強(qiáng)對檔案資料的編研，通過對學(xué)校發(fā)展歷程的研究，梳理學(xué)校發(fā)展的脈絡(luò)，催生一系列教改研究成果，如獨立學(xué)院人才培養(yǎng)目標(biāo)更迭、應(yīng)用型人才培養(yǎng)模式改革、人才培養(yǎng)方案的沿革與發(fā)展、獨立學(xué)院深化轉(zhuǎn)型發(fā)展舉措、質(zhì)量體系建設(shè)、現(xiàn)代職業(yè)教育人才培養(yǎng)等，有利于為獨立學(xué)院的進(jìn)一步發(fā)展厘清思路，從而進(jìn)一步推動國家高等教育事業(yè)發(fā)展。

（三）以智能化建設(shè)作為提升

檔案智能化建設(shè)有其內(nèi)生動力，一是信息技術(shù)的普及推動了校園實施“無紙化教學(xué)”和“無紙化辦公”；二是獨立學(xué)院辦學(xué)歷程越來越長，辦學(xué)規(guī)模越來越大，文書檔案和聲像檔案的體量隨之激增，調(diào)閱檔案的人數(shù)也呈正相關(guān)上升趨勢，會出現(xiàn)調(diào)閱困難、調(diào)閱不全面、調(diào)閱步驟煩瑣等問題。充分融合現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段使檔案工作更智能、科學(xué)、高效是獨立學(xué)院檔案工作面臨的必然選擇和迫切需要。現(xiàn)階段，獨立學(xué)院在國家政策的指導(dǎo)下積極推進(jìn)轉(zhuǎn)設(shè)工作，新校園建設(shè)是一項應(yīng)然舉措，許多獨立學(xué)院選擇借助這個時間點基于大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)多網(wǎng)融合、萬物互聯(lián)、智能采集、數(shù)據(jù)集成、安防立體、管理可視、業(yè)務(wù)協(xié)同的智慧校園，為學(xué)校教育教學(xué)和管理運行提供智慧支撐與服務(wù)。智慧校園及基礎(chǔ)平臺建設(shè)成為校園建設(shè)的重要一環(huán)，這為檔案工作智能化建設(shè)提供了良好契機(jī)。充分利用合適的前沿技術(shù)，如數(shù)據(jù)中臺這一新技術(shù)，能夠給校園安裝一個“大腦”，加強(qiáng)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，打破數(shù)據(jù)壁壘，起到數(shù)據(jù)集成的作用。這樣做實現(xiàn)的功能之一是可以給每一位入校的學(xué)生描摹一張立體畫像，準(zhǔn)確地提供學(xué)生的學(xué)籍檔案、試卷、學(xué)業(yè)成績、獎懲情況等文書檔案，以及軍訓(xùn)照片、課堂表現(xiàn)、畢業(yè)照片等聲像資料。檔案智能化建設(shè)是以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為重點，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，[7]搭建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、泛載化、個性化的綜合管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)信息資源的智能錄入、查詢、交換、分析，也可以呈現(xiàn)一個網(wǎng)上辦事大廳，不但提高了檔案工作效率，也提升了用戶體驗。檔案智能化建設(shè)也包含善于運用學(xué)生青睞的信息資源接受方式，與學(xué)校新媒體官方平臺打好“組合拳”，發(fā)揮校園網(wǎng)的宣傳教育和服務(wù)功能。[8]

突出規(guī)范化、實用性、智能化建設(shè)，用檔案記錄學(xué)校改革發(fā)展的成果，用檔案協(xié)同育人、立德樹人，促進(jìn)獨立學(xué)院實現(xiàn)辦人民滿意的應(yīng)用型本科教育的目標(biāo)。

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作者單位：江蘇大學(xué)京江學(xué)院