新技術(shù)環(huán)境下高校學(xué)報(bào)檔案工作發(fā)展探微

于敏

摘要：高校檔案是我國(guó)高校教學(xué)、科研發(fā)展創(chuàng)新的歷史紀(jì)錄，學(xué)報(bào)檔案工作則是高校檔案工作的重要組成部分。當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)報(bào)檔案工作面臨著檔案管理專門人才匱乏、檔案工作信息化水平較低、檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)欠缺、檔案工作“重管輕用”的問題。隨著大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新技術(shù)的應(yīng)用，高校學(xué)報(bào)檔案工作迎來(lái)新的發(fā)展契機(jī)。

關(guān)鍵詞：高校 學(xué)報(bào)編輯部 檔案管理 新技術(shù)

高校學(xué)報(bào)作為高校面向全社會(huì)展示教學(xué)、科研水平的窗口，其辦刊水平與可持續(xù)發(fā)展能力至關(guān)重要。高校學(xué)報(bào)檔案工作作為高校學(xué)報(bào)日常業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，長(zhǎng)期以來(lái)卻未能受到應(yīng)有的關(guān)注。高校學(xué)報(bào)從約稿、組稿、審稿、編校、排版、印刷到最后的出版發(fā)行，每一環(huán)節(jié)都與學(xué)報(bào)檔案工作密不可分。對(duì)高校學(xué)報(bào)日常運(yùn)營(yíng)過程中形成的各類文件材料實(shí)現(xiàn)妥善的歸檔和管理，是高校學(xué)報(bào)出版發(fā)行工作順利進(jìn)行的重要保證。隨著“大數(shù)據(jù)”“數(shù)字中國(guó)”等概念和技術(shù)在我國(guó)的推廣與應(yīng)用，我國(guó)檔案事業(yè)從“紙與鐵”的時(shí)代加速邁入“數(shù)與網(wǎng)”的時(shí)代。[1]對(duì)于高校學(xué)報(bào)檔案工作而言，新技術(shù)既意味著新機(jī)遇，也引發(fā)了新挑戰(zhàn)。當(dāng)前，國(guó)內(nèi)對(duì)高校學(xué)報(bào)檔案管理的研究主要集中在高校學(xué)報(bào)文件材料歸檔范圍及難點(diǎn)[2][3][4]、高校學(xué)報(bào)檔案資源的價(jià)值分析[5]及信息化管理等方面[6][7][8]，而有關(guān)新技術(shù)環(huán)境下高校學(xué)報(bào)檔案工作的難點(diǎn)及應(yīng)對(duì)策略的研究明顯不足。鑒于此，本文擬從高校學(xué)報(bào)檔案工作面臨的問題出發(fā)，分析新技術(shù)環(huán)境下高校學(xué)報(bào)檔案工作的發(fā)展方向，以期為高校檔案工作的提質(zhì)增效提供參考。

一、高校學(xué)報(bào)檔案及檔案工作概述

高校學(xué)報(bào)檔案工作既是高校學(xué)報(bào)日常管理工作的組成部分，也是高校整體檔案工作的重要一環(huán)。2008年教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出“出版類”檔案包括“高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等”。由此可見，出版類檔案是高校學(xué)報(bào)檔案的關(guān)鍵組成部分，主要包括：原稿、作者修改稿、審稿意見、錄用通知和版權(quán)協(xié)議、出版發(fā)行記錄、發(fā)稿后的變動(dòng)情況、正式出版物。高校學(xué)報(bào)檔案除了出版類檔案以外，還包括綜合管理類檔案，主要包括[9]：高校內(nèi)相關(guān)部門發(fā)給編輯部的文件材料、編輯部發(fā)文，高校學(xué)報(bào)的上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等關(guān)于出版工作的文件及各類證書，高校學(xué)報(bào)的出版許可、期刊登記證、印刷發(fā)行合同，高校學(xué)報(bào)創(chuàng)刊、停刊、復(fù)刊、更改刊名及增刊等重要事件的請(qǐng)示報(bào)告和批復(fù)等重要文件材料，其他有價(jià)值的材料。

高校學(xué)報(bào)檔案是高校各發(fā)展階段科研學(xué)術(shù)水平的真實(shí)反映和有效憑證，它具有以下價(jià)值功能：（1）匯聚和展示高校科研學(xué)術(shù)成果的功能。高校學(xué)報(bào)檔案中匯集了大量的論文和其他科研成果，可為當(dāng)前和下一步科研工作的開展、科研方向的確立等提供參考和借鑒。（2）為高校學(xué)報(bào)編輯部運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)的原始憑證功能。規(guī)范的檔案管理可以有效減少編輯部在日常運(yùn)營(yíng)過程中的差錯(cuò)。（3）為編輯部業(yè)務(wù)開展提供參考的情報(bào)價(jià)值功能。例如，將學(xué)報(bào)稿源的分布情況和作者年齡變化趨勢(shì)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，可為高校學(xué)報(bào)專家知識(shí)庫(kù)建立提供參考資料；將各類選題計(jì)劃、修改意見和編輯人員的經(jīng)驗(yàn)心得等整理出來(lái)，發(fā)表供相關(guān)人員交流學(xué)習(xí)的文章。[10]

二、高校學(xué)報(bào)檔案工作面臨的問題

通過對(duì)高校學(xué)報(bào)檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)性梳理，筆者總結(jié)出當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)報(bào)檔案工作面臨的問題主要集中在以下四個(gè)方面。

（一）高校學(xué)報(bào)檔案管理的專門人才較為匱乏

由于高校編制設(shè)崗條件限制，當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)報(bào)編輯部基本上沒有專職的檔案管理人員。一般高校學(xué)報(bào)的檔案資料都由學(xué)校的檔案館統(tǒng)一管理，但檔案館僅對(duì)出版后的紙質(zhì)期刊進(jìn)行歸檔保存[11]，而在編輯活動(dòng)中產(chǎn)生的其他重要資料只能由編輯部自行保管。另外，編輯部人員業(yè)務(wù)工作繁重，檔案管理意識(shí)和能力不強(qiáng)，造成許多有價(jià)值的檔案信息資源流失。[12]長(zhǎng)此以往，高校學(xué)報(bào)檔案工作的整體水平不高，學(xué)報(bào)檔案價(jià)值的發(fā)揮受到阻礙。

（二）高校學(xué)報(bào)檔案工作信息化水平較低

隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的深度推進(jìn)，高校學(xué)報(bào)編輯部的信息化水平不斷提高，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下檔案管理的模式，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)的歸檔管理成為必然。然而，高校學(xué)報(bào)檔案管理工作并未能緊跟信息化的步伐。部分高校學(xué)報(bào)編輯部采取紙質(zhì)檔案和業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案分別保存的模式，盡管降低了檔案工作的復(fù)雜程度，卻導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案之間有機(jī)聯(lián)系的割裂，增加了后期檔案查閱和利用的難度。

（三）高校學(xué)報(bào)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)有所欠缺

目前，各級(jí)期刊出版單位都根據(jù)自身出版現(xiàn)狀出臺(tái)了一系列的規(guī)章制度，比如《編輯規(guī)范流程管理制度》《審稿制度》等，但鮮有單位制定《出版檔案管理制度》。[13]檔案工作在學(xué)報(bào)編輯部的各項(xiàng)工作中處于弱勢(shì)地位，其系統(tǒng)性、規(guī)范程度較低，檔案資料呈現(xiàn)零散狀態(tài)。另外，隨著學(xué)報(bào)編輯部各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上線運(yùn)行，電子檔案成為學(xué)報(bào)檔案的重要類別。由于缺少統(tǒng)一的電子檔案管理要求和管理細(xì)則，編輯部編輯各自保管所負(fù)責(zé)審校、發(fā)刊業(yè)務(wù)產(chǎn)生的電子檔案，電子檔案的格式（文檔類、照片類、表格類等）繁雜也增加了檔案管理的難度。

（四）高校學(xué)報(bào)檔案工作“重管輕用”現(xiàn)象普遍

目前高校學(xué)報(bào)檔案的管理基本上處于一種“重管輕用”狀態(tài)，重視學(xué)報(bào)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，忽略了學(xué)報(bào)檔案信息的開發(fā)利用工作。[14]學(xué)報(bào)檔案是潛在的無(wú)形價(jià)值資產(chǎn)，一旦被開發(fā)利用并且直接為教學(xué)、科研服務(wù)，將會(huì)產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益。但高校學(xué)報(bào)編輯部工作人員常常將檔案作為編輯部業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的副產(chǎn)品，未能以信息資源的觀念對(duì)學(xué)報(bào)檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用，致使寶貴的檔案資源無(wú)法充分實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的科研價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

三、新技術(shù)環(huán)境下高校學(xué)報(bào)檔案工作的發(fā)展方向

以大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”為代表的新技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為我國(guó)檔案工作的開展提供了新的機(jī)遇。在新技術(shù)環(huán)境下，高校學(xué)報(bào)檔案工作可從以下方面出發(fā)，解決長(zhǎng)期以來(lái)存在的業(yè)務(wù)難題，實(shí)現(xiàn)跨越式創(chuàng)新發(fā)展。

（一）提升學(xué)報(bào)編輯部的檔案意識(shí)，定期展開檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

學(xué)報(bào)檔案是學(xué)報(bào)編輯工作的基礎(chǔ)和重要的信息源，也是提高編輯水平、提升學(xué)報(bào)質(zhì)量的重要保證，更是連接編輯、讀者、作者、審稿人的橋梁。因此，高校學(xué)報(bào)編輯部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，充分體現(xiàn)學(xué)報(bào)檔案在編輯部日常工作中的重要地位；重視對(duì)編輯部全體員工檔案意識(shí)的培養(yǎng)，定期開展檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。編輯部可借助高校檔案館的業(yè)務(wù)培訓(xùn)資源，選派員工參加高校檔案館組織的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、信息服務(wù)等方面的培訓(xùn)，幫助員工提高運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理學(xué)報(bào)檔案的能力。另外，隨著融媒體數(shù)字化信息平臺(tái)成為期刊宣傳的重要媒介，學(xué)報(bào)編輯部應(yīng)考慮運(yùn)用數(shù)字化媒介開展檔案利用服務(wù)。因此，學(xué)報(bào)編輯部需要對(duì)負(fù)責(zé)檔案工作的人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新和調(diào)整，使其及時(shí)掌握新媒體應(yīng)用技術(shù)。

（二）建立學(xué)報(bào)檔案管理制度及規(guī)范，指導(dǎo)學(xué)報(bào)檔案信息化工作

高校學(xué)報(bào)編輯部應(yīng)積極尋求高校檔案館的業(yè)務(wù)幫助，立足編輯部日常業(yè)務(wù)活動(dòng)制定檔案管理制度，對(duì)學(xué)報(bào)檔案的各項(xiàng)工作做出詳細(xì)規(guī)定。其中，對(duì)于存量紙質(zhì)學(xué)報(bào)檔案的數(shù)字化、信息化工作，應(yīng)參考國(guó)家檔案局出臺(tái)的《紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范》（DA/T 77—2019）、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范》（DA/T 75—2019）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量，為后期數(shù)字檔案資源的開發(fā)和利用打好基礎(chǔ)。對(duì)于增量電子檔案的管理，應(yīng)遵循《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范》（DA/T 82—2019）等相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，確保學(xué)報(bào)編輯部業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子檔案資源及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整與安全。另外，要特別重視完善高校學(xué)報(bào)檔案安全管理制度。高校學(xué)報(bào)檔案中包含大量涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私的內(nèi)容，因此須規(guī)范學(xué)報(bào)資料信息采集、錄入、立卷、歸檔、整理、開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)涉密檔案安裝安全密鑰，加強(qiáng)防火墻建設(shè)，防止匿名審稿人檔案信息泄露、投稿人知識(shí)產(chǎn)權(quán)受損等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）引入學(xué)報(bào)檔案管理系統(tǒng)，或?qū)n案管理模塊嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)

當(dāng)前，僅部分高校學(xué)報(bào)編輯部引入了檔案管理（信息）系統(tǒng)，以確保對(duì)學(xué)報(bào)檔案的有效管理。雖然數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用已經(jīng)非常成熟，但對(duì)于大多數(shù)高校學(xué)報(bào)編輯部而言，如果為此另外購(gòu)買檔案管理（信息）系統(tǒng)，不僅會(huì)增加運(yùn)營(yíng)成本，而且會(huì)增加兼職檔案管理員的工作難度。[15]如《河北科技大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部可以進(jìn)入其學(xué)校統(tǒng)一搭建的“科大蘭臺(tái)”檔案管理信息系統(tǒng)界面，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)報(bào)檔案的錄入、存儲(chǔ)與檢索。[16]另外，高校學(xué)報(bào)編輯部可嘗試在編輯部業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如在線采編系統(tǒng)）中添加檔案管理模塊，根據(jù)要求預(yù)設(shè)需歸檔的各類文件和數(shù)據(jù)，直接將其轉(zhuǎn)存至檔案管理模塊內(nèi)，確保對(duì)業(yè)務(wù)流程中各類文件記錄的全過程管控。另外，通過權(quán)限設(shè)置，作者、審稿專家、編輯可以依據(jù)相應(yīng)權(quán)限查閱檔案信息。在保障相關(guān)利益主體隱私的情況下，這樣做可以改變學(xué)報(bào)檔案“存而少用”的局面。

（四）運(yùn)用數(shù)據(jù)分析與挖掘等智能技術(shù)，深度挖掘檔案信息資源

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等智能化技術(shù)為檔案工作的開展注入新活力，為高校學(xué)報(bào)檔案利用服務(wù)的發(fā)展創(chuàng)新提供方向。學(xué)報(bào)編輯部應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，把學(xué)報(bào)檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用上。借助數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)，將高校學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)和聚類，[17]比如對(duì)學(xué)報(bào)歷年出版的文章進(jìn)行主題和關(guān)鍵詞抽取，統(tǒng)計(jì)和分析后繪制歷年期刊科研主題發(fā)展趨勢(shì)圖，為學(xué)報(bào)下一年度推薦選題提供參考。另外，學(xué)報(bào)編輯部可以將審稿專家數(shù)據(jù)庫(kù)、線上采編平臺(tái)、發(fā)行期刊數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行“專家—主題—文章”關(guān)聯(lián)分析，可以實(shí)現(xiàn)特定研究領(lǐng)域?qū)＜抑R(shí)成果集聚。學(xué)報(bào)編輯部在此基礎(chǔ)上可推出特色學(xué)術(shù)專題欄目或特刊，推動(dòng)科研領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)交流和共享。

（五）緊隨移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)的步伐，提供移動(dòng)型檔案利用服務(wù)

新技術(shù)環(huán)境下的高校學(xué)報(bào)檔案利用服務(wù)應(yīng)立足廣大利用者的實(shí)際需求。移動(dòng)化是提高檔案利用服務(wù)工作水平、拓展檔案利用服務(wù)工作方式的發(fā)展方向，它讓檔案利用者不再受時(shí)間、空間的限制，方便、自由、靈活、快速地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的利用。[18]2019年3月，國(guó)家檔案局正式發(fā)布《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》（DA/T 73—2019），指導(dǎo)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)具備移動(dòng)性、互動(dòng)性和個(gè)性化特點(diǎn)的檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)化共享利用。在此背景下，高校學(xué)報(bào)編輯部在開展檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，提供便捷、社會(huì)化的移動(dòng)型檔案利用服務(wù)。編輯部可以考慮在“高校學(xué)報(bào)編輯部手機(jī)客戶端”（APP）內(nèi)嵌“檔案查詢利用”模塊，使得高校學(xué)報(bào)的投稿人、讀者可以通過手機(jī)客戶端實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)報(bào)檔案信息的查詢和利用。編輯部還可以依托微信、微博等社交媒體平臺(tái)開設(shè)“高校學(xué)報(bào)檔案查詢”公眾號(hào)，定期推送高校學(xué)報(bào)檔案的目錄信息，在線上提供學(xué)報(bào)各期電子版文章、稿件錄用證明、稿費(fèi)發(fā)放通知、數(shù)據(jù)庫(kù)收錄及獲獎(jiǎng)動(dòng)態(tài)等學(xué)報(bào)檔案信息。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]李明華.著力提升服務(wù)能力深化“三個(gè)體系”建設(shè)大力推進(jìn)新形勢(shì)下檔案館工作——在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上的講話[J].中國(guó)檔案，2016（11）：14-21.

[2][12]郝秀清，姚佳良.新信息環(huán)境下高校學(xué)報(bào)檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（12）：98，99.

[3]徐亞群.對(duì)高校學(xué)報(bào)檔案雙套制管理的思考[J].青海大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2012（2）：98-104.

[4][14]趙金鵬.高校學(xué)報(bào)編輯部檔案管理應(yīng)在三個(gè)方面下功夫[J].中國(guó)科技期刊研究，2008，19（4）：535-536，537.

[5]張艷霞.論高校學(xué)報(bào)的檔案管理[J].湖南城市學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，31（3）：102-103.

[6]王玉葉，徐鎮(zhèn)強(qiáng).淺析信息化時(shí)代下的高校學(xué)報(bào)檔案建設(shè)[J].公安學(xué)刊（浙江警察學(xué)院學(xué)報(bào)），2011（5）：107-108.

[7]楊春風(fēng)，陳海燕.高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理芻議[J].四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，24（4）：162-165.

[8]石青青.高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理探討[J].湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，29（4）：75-77.

[9]唐震.高校學(xué)報(bào)編輯人員應(yīng)樹立檔案意識(shí)[J].中國(guó)科技期刊研究，2011，22（3）：427-429.

[10]章鄴.高校學(xué)報(bào)檔案資源的價(jià)值功能[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，20（34）：144-145.

[11][13][15]劉鑫.“十三五”期間期刊出版單位檔案信息化管理改革與路徑分析[J].山西檔案，2016（6）：49，49，50.

[16]張士瑩，張軍.高校學(xué)報(bào)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理——以《河北科技大學(xué)學(xué)報(bào)》檔案管理為例[J].蘭臺(tái)世界，2007 （5）：34.

[17]曾智.以利用為導(dǎo)向的城建檔案新技術(shù)應(yīng)用[J].城建檔案，2018（5）：36-38.

[18]顧偉.新技術(shù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)工作研究[C]//中國(guó)檔案學(xué)會(huì).2019年全國(guó)青年檔案學(xué)術(shù)論壇論文集.北京：中國(guó)文史出版社，2019：132-136.

作者單位：《安徽大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》編輯部