海外核電工程信函檔案管理的實踐與探索

崔秀敏

摘要：信函檔案是核電項目的一級檔案類目，具有鮮明的特點和獨特的管理要求。其中海外核電建設項目信函檔案因為地域、基礎條件等的限制，管理難度更大。本文結合筆者所在單位海外建設項目實踐經驗，對海外核電建設項目信函檔案的管理進行分析，總結困難所在，并提出解決的方法。

關鍵詞：海外建設項目 核電項目 信函檔案管理

在國家能源局發布的核電項目檔案分類標準中，信函檔案是12個一級檔案類目之一，代碼為M。與竣工圖等其他類型的檔案比較，信函檔案具有交換量大、交換內容龐雜、接口繁多、回查率較高等特點。

在核電建設項目中，存在大量的各類信息和文件的交換，為了保證交換信息的準確性和有效性，通常約定必須用信函的方式進行文檔和信息的正式交換。核電的信函檔案就是項目建設期間文檔正式交換的記錄，記錄了項目建設期間各種信息的交換、意見討論、決策過程和數據等重要信息。目前，國內核電建設項目普遍采用了“文函一體化”的管理方式，這種管理方式就是對需要交換的各類文函進行分類管理，對每種類別給予唯一的類型代碼，以便分發和歸檔。“文函一體化”的管理方式如同條理清晰的經緯線，將核電建設項目交換的各類信息梳理得脈絡分明，是信函檔案前期控制的良好舉措。

信函檔案作為核電建設項目檔案的一個重要組成部分，具有如下特點：一是因為建設周期長，信函檔案產生的時間跨度往往在6～7年以上；二是信函檔案內容復雜，因為核電站的建設往往涉及數十個專業、成千上萬種材料，核電文檔的專業性高；三是信函檔案的回查率、利用率高。

與國內項目相比，海外核電建設項目的信函管理因為所處環境的差異等，面臨著獨特的挑戰和困難，最常見的困難是確定信函的管理要素有哪些、如何進行編碼和分類、如何確保能迅速流轉等。針對這些問題，筆者單位在多年的實踐中，總結了以下經驗，使信函的管理能做到分類清晰、分發迅速、歸檔及時、查找便捷。

一、管理重細節，制度來規范

在信函檔案管理中，筆者單位堅持用制度來管理、規范工作流程，在每個項目啟動之初，就根據項目特點，及早編制好項目的信函管理制度，并對各個參建單位的信函管理提出明確要求，堅持從一開始就用制度使管理國際化、標準化、規范化。

筆者單位為項目編制的信函管理制度涵蓋了信函全生命周期，包含信函的格式、簽發、流轉、催辦、歸檔、借閱等每個細節，對操作步驟給出了明確的規定，努力使每個操作有據可依。以下就幾個重要方面進行簡要說明。

首先要明確信函的格式。項目信函的格式包含以下內容：項目名稱、發件單位/發件人、收件單位/收件人、信函編碼、發出時間、頁碼、是否需要回復、回復時間、緊急與否、標題、正文、附件、簽發、抄送等。統一、完善、清晰的信函格式可以將各種要素清晰地展現出來，對信函的識別、接收、分發、歸檔、利用非常有利。

其次要明確各類信函簽發的權限。項目發出的信函具有法律效力，所以對信函內容的審核和簽發非常重要。筆者單位在編制信函的通信規則時，就確定好各類信函簽發人的級別。例如，對外發出的信函，有權限的簽發人一般是項目總經理、項目副總經理，以及經他們授權的代簽人。涉及商務費用、工期等內容的信函，需要多個部門聯合簽署，并要求各個參建單位及時提交簽發人名單進行備案，以此來保證信函的嚴肅性。

此外，筆者單位要求項目信函的傳遞必須按照規范渠道進行。雖然在緊急情況下可以通過口頭進行信息傳遞，但傳遞的信息隨后必須盡快用正式的信函進行確認。

二、巧用區段碼，分類更清晰

在信函管理中，除了格式、簽發、流轉外，還要對信函的編碼進行科學設計。

信函的編碼可以被視為信函的身份證，是識別、分發、檢索、追蹤信函的重要工具，也是信函管理上的一個難點和要點。總體來說，目前我國核電項目信函的編碼主要有以下幾種方式：

三段式：發文單位代碼-大流水碼-收文單位代碼

發文單位代碼-區段流水碼-收文單位代碼

發文單位代碼-收文單位代碼-大流水碼

四段式：發文單位代碼-年度碼-大流水碼-收文單位代碼

發文單位代碼-年度碼-區段流水碼-收文單位代碼

五段式：項目代碼-發文單位代碼-年度碼-大流水碼-收文單位代碼

雖然目前各個海內外核電項目信函編碼的方式并不完全一致，但總體來看，三段式中的“發文單位代碼-區段流水碼-收文單位代碼”編碼方式比較占主流。對于三段式信函編碼舉例如下，在某項目中，“ABCD-000001-AFGH”這個信函編碼的含義為這是某項目ABCD單位遞送給AFGH單位的第一封普通類型信函，而“ABCD-400098-AFGH”就代表著這是ABCD單位遞送給AFGH單位的第98封設計變更類型的信函。

因為信函傳遞的內容非常繁雜，做好分類管理，對信函檔案前期的分發、流轉，后期的歸檔和查詢都有重要意義。在三段式“發文單位代碼-區段流水碼-收文單位代碼”中的第二位編碼“區段流水碼”就是信函的分類和流水碼。筆者單位對信函的分類，主要根據信函傳遞的內容來確定。從傳遞的內容來說，信函可以分為普通類、發票類、工作令、變更類、審查類、文件傳遞類、紀要類等多種類型。在一個核電建設項目中，信函分類可達數十種，例如“000001-09999”區段通常用于普通信函的傳遞，“100000-139999”區段用于提交發票相關的函件，“400000-499999”區段用于設計變更類型函件的傳遞……筆者單位在信函檔案的管理中，根據項目實際情況，對信函的分類和編碼進行了科學設計，使得信函檔案分類清晰，歸檔和查找方便。

同時，筆者單位在實踐和研究中也發現，目前國內各個核電項目在信函的“區段流水碼”編制和使用中存在區段分類不一致等問題。雖然各個項目可以自己定義區段碼，但從促進我國海內外核電建設項目文檔管理的標準化角度來看，如果今后能對信函區段流水碼進行統一分類是一件非常好的事情。

對于信函是選擇三段式編碼，還是四段式、五段式，最重要的是要適合項目管理的實際。對海外核電建設項目來說，因為情況比較復雜，尤其不能照搬國內的習慣做法。

三、創新多舉措，流轉變順暢

一封信函經過起草、編碼、簽發后，就進入質量檢查環節。質量檢查的內容包含格式是否正確、簽發人是否有效、編審批是否齊全等。筆者單位的海外項目有大量的外文信函，對外文信函還要檢查是否有翻譯者的簽字，在完成質量檢查之后，信函就進入了流轉環節。

信函的流轉在國內項目中是比較順暢的，但海外項目因為所在國網絡等基礎設施的限制，以及時差、多地辦公、國內外接口繁多等實際情況，流轉環節往往比國內項目復雜得多。以筆者單位某核電建設項目為例，因為當地網絡條件有限，現場工作的項目部同事登錄國內的網站時，存在打開時間長或網站無法打開等情況，使得每天大量信函的交換和管理非常不方便。為了保證信函能流轉快捷，公司采取了靈活、創新的舉措，順利地完成了信函快速的流轉，滿足了施工需要。

一是幫助項目部在當地架設了局域網絡，以方便項目部的日常工作，同時公司總部的文檔部門主動承擔了項目信函交換中轉站的角色，負責接收和處理項目部發往國內的部分信函，相當于接辦了前線信函管理人員的一部分工作，前后方的協作使得工作順利進行。

二是對信函進行了分層級的管理。在海外建設項目中，建設高峰期交換的成千上萬封各類信函如雪片般飛來，快速流轉的壓力很大。為了加快信函流轉和處理速度，確保信函得到準確和快速的處理，筆者單位對信函進行了分級管理。

首先根據信函的發出層級將信函分為公司級信函和項目級信函。筆者單位總部編制了《公司通信的一般規則》等，對公司信函的級別，項目部與總部、各個項目部之間如何交換信函進行了規范。各個項目部參照此程序制定和發布項目級別的通信規則，并負責管理好項目層級的信函檔案。

在公司級信函和項目級信函中，又根據信函是否外發，將信函分為內部信函與外部信函。外部信函是指公司各部門、各項目部與外單位的通信，通過正式信函的方式來進行，需要文檔部門統一編號、收發、歸檔。公司各部門內部、項目部各部門之間流轉的各類信函，被劃分為內部信函。內部信函的管理相對簡單，由各個部門根據程序自行編碼，負責日常流轉、管理與歸檔。

分類管理使得信函呈現出層次性，脈絡分明，也減輕了文檔部門信函管理的壓力，加快了信函的審批、流轉速度，同時減少了后期歸檔的壓力。

綜上所述，在海外核電項目信函管理中，筆者單位在借鑒國內做法的同時，在信函檔案的要素、編碼、流轉、歸檔等方面根據項目實際情況進行創新性管理，確保了信函管理在滿足項目建設需要的同時，也能滿足檔案管理要求。今天的經驗和成績是幾代檔案管理人員汗水與智慧的結晶，也是我們的寶貴財富。希望這些經驗能助力我國海外建設項目信函檔案管理的研究和實踐，并對大家有所啟迪。

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作者單位：中國中原對外工程有限公司信息文檔部