淺談事業單位的電子檔案管理

王海燕

摘 要 信息化社會背景下，事業單位檔案管理工作也需要進一步改革和創新。電子檔案管理是事業單位檔案管理工作的發展趨向，也是傳統檔案管理工作尋求發展的必經之路。單位內部管理者要重視電子檔案管理工作，要結合檔案管理工作的特點，科學選擇管理方法，積極引入網絡信息技術，全面提高事業單位檔案管理電子檔案管理水平。

關鍵詞 檔案管理 電子檔案 安全性

中圖分類號：G276文獻標識碼：A

1我國事業單位目前電子檔案管理中存在的問題

1.1電子檔案的安全性得不到保障

檔案的安全性對事業單位有著至關重要的影響作用，因此，檔案的安全性問題也成為我國事業單位目前電子檔案管理中最嚴重的問題之一。究其原因，主要由以下兩點原因造成的：其一，電子檔案管理人員對電子檔案的安全意識淡薄，未能認識到檔案信息保密工作的重要性，且電子檔案管理工作沒有特殊的工作區域，與其他部門工作人員混雜在一起不做工作分區。其二，相關硬件、軟件質量相對落后，且未能及時進行更新與維護。使得電子檔案在發送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改，嚴重威脅到檔案的安全性。

1.2電子檔案管理不夠規范

當前，我國事業單位的部分檔案管理人員仍未能及時轉變思路，只知道紙質檔案保存的重要性，而未能認識到電子檔案保存的重要性。在日常的檔案管理工作中，將一些重要的檔案的物質載體，如光盤、U盤和移動硬盤隨意放置，未能進行妥善的保管。另外，在信息的備份工作上也欠缺規范性。在一些系統、數據、文檔的備份管理上，檔案管理人員往往不能明確哪些數據文檔需要備份，需要以何種介質備份，這很大程度上影響了事業單位檔案電子化建設的發展進程。

1.3檔案管理人員的專業素質不高

首先，部分檔案管理人員對檔案管理的認識存在不足或偏差。提到檔案管理，不少單位單純的認為只是將檔案資料輸入到電腦中就完成了事業單位的電子信息化管理。甚至有些人知識水平及思想觀念具有局限性，未能積極主動的學習檔案電子信息管理的新技術與新理念。有的單位職員甚至是產生抵觸情緒，排斥對新技術、理念的學習與吸收。這種不充分的認識與滯后的思想觀念很大程度上阻礙了我國事業單位檔案管理的電子化建設進程。其次，較傳統紙質檔案管理來說，事業單位的電子檔案管理對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。它不僅需要其掌握一般的計算機操作水平，同時還要求其具備較高的知識層次和全面的技術素質。然而從目前情況來看，我國大部分事業單位的檔案管理部門都或多或少存在人才不足的問題，尤其是對于檔案、信息處理復合型人才就更為奇缺，這很大程度上阻礙了事業單位檔案管理電子化建設的發展。

2電子檔案管理的建議

2.1保證電子檔案在利用中的安全

確保檔案信息的安全性是事業單位檔案管理工作任務的重中之重。要做好檔案的安全保護工作主要可以從以下兩個方面入手：其一，提高檔案管理人員的安全意識。由于電腦中的電子信息受硬件、斷電、病毒侵害等影響，具有一定的不穩定性，而這將會給電子檔案的有效存檔及共享工作帶來嚴重威脅。因此，相關檔案管理人員，尤其是立卷人員，在檔案的存檔過程中，必須要具備足夠的安全意識，對相關辦公軟件進行及時的升級與修護，對電腦的硬件也進行定期的檢修，并養成及時保存信息的良好工作習慣，以最大限度的保障電子檔案信息數據的安全。

2.2完善相關法律法規

完善的法律法規與健全的制度是任何管理事物有效運行的重要依據與保障。建立健全電子檔案管理制度，并對其進行規范化、科學化的管理，能夠給電子檔案管理工作帶來有效指導，提高電子檔案管理工作的效率，從而使電子檔案管理走出無序管理狀態。具體而言，電子檔案管理規章制度要對電子檔案文件的制作、審核、檔案收集、檔案整理和檔案保管等環節都做出明確詳細的規定，同時，根據單位檔案和單位職能的特點進行完善補充。只有不斷完善電子檔案管理制度，才能使得在電子檔案管理出現問題時，有法可依。

2.3提升檔案管理人員的綜合素質

檔案工作人員是檔案信息化建設的主體，其信息化觀念，信息化操作手段，對我國事業單位的檔案管理工作有著至關重要的影響。因此，提升檔案管理人員的綜合素質是有效促進檔案電子化建設的必要前提。其具體措施主要可以從以下兩個方面入手。首先，加大相關檔案管理人員的培訓力度，及時更新其管理理念，使其從根本上轉變傳統的檔案管理模式。另外，督促其加大對相關網絡知識和技術的學習力度，對復雜的信息數據進行分類和有效整合，以使檔案信息能充分發揮最大的開發利用價值，進而提高電子檔案工作的質量和效果。

3結語

總而言之，事業單位檔案管理使用現代化的電子化管理手段是我國科學技術進步的必然需求，同時也是符合當前我國市場經濟發展趨勢的，對我國的社會主義事業的建設有著極其重要的現實意義。因此，只有做到保證電子檔案在利用中的安全、完善相關法律法規并努力提升檔案管理人員的綜合素質，才能使檔案管理電子化建設更符合我國發展的標準，進而提高事業單位檔案管理的現代化水平，實現事業單位檔案管理的科學發展。

參考文獻

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