探討檔案信息化建設與工程檔案管理

楊帆

摘? ? 要：現如今，我國信息技術的發展已經得到了很大的進步。如何與時俱進，提高工程檔案信息化管理的水平更好地為利用者提供高效高質量的服務，是城市建設檔案館亟待思考的問題。基于此，本文闡述了工程檔案信息化管理存在的問題和對策。

關鍵詞：檔案信息化;建設;工程檔案管理

一、大數據時代工程檔案管理信息化

在大數據時代背景下，各類數字信息技術的發展和應用極大程度地推動了各個領域的發展。各類工程電子文件的出現，使得工程檔案管理工作不斷向著信息化的方向發展，在保存和管理工程檔案信息數據的過程中，建立檔案信息數據庫可以更好地為工程管理服務。檔案管理信息化不僅可以提高電子檔案管理的質量和效率，還能夠有效提升電子檔案的利用率，保證檔案管理服務良性運行。只有這樣，檔案管理工作才能為工程建設提供具體的信息依據，加強各個部門之間的有效共通。另外，信息化程度較高的檔案管理服務還能更加及時地對檔案信息進行保存、管理及修整，極大提高了檔案信息的流通效率，同時明顯降低了檔案管理的成[1]。

二、工程檔案信息化管理現狀

2.1工程檔案數字化管理不足

在建筑行業現代化發展進程中，相應提升了建筑工程檔案管理工作的發展速度，產生了大量工程檔案信息。當前，多數工程檔案都采用紙質存儲方式，數字化管理力度不足。所以對現存檔案進行信息化、數字化處理的難度比較大。傳統紙質檔案存儲時間較長，所以必須確保存儲環境的安全性，避免檔案出現蟲蛀和受潮問題。然而即使確保紙質版檔案存儲設備完善，但是由于多次查閱等問題，極易導致檔案原件受損，影響檔案的管理與應用。鑒于此，必須開展工程檔案的數字化管理。

2.2信息化質量較低

建筑工程檔案缺乏信息化管理機制，由于工程各參與方都屬于工程檔案資料的制作人員，所以檔案管理效率質量會直接影響工程檔案原始資料的完整性，還會對檔案信息化管理造成阻礙影響。檔案信息化管理主要包括目錄信息化和全文信息化。如果檔案編排不完善，目錄與實際信息不相符，信息失真問題嚴重，即使采用信息化管理手段，也無法達到理想化的管理效果。所以，工程各參與方必須形成規范化的檔案管理，以此提升檔案信息化管理水平。

2.3檔案使用效率低下，便民化不足

對于建設工程檔案管理來說，在查找具體工程項目檔案時，查詢人員必須到城建檔案管理部門，憑借有效證件才可以查閱。應用部分工程檔案經過多次流轉，最終存儲到檔案管理部門，導致檔案完整性受到影響。查詢人員可能無法獲取建設工程的原始檔案資料，相應降低了檔案使用效率[2]。

三、加強工程檔案信息化建設的對策

3.1存量工程檔案數字化建設

制定存量工程檔案的數字化目標和工作計劃，一步步實現工程檔案內容的數字化，要進一步提升檔案利用效率，還需要實現照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫等。數據質量是數字化建設的關鍵，要嚴把數據關，建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對，保證所輸入的數據是全面和準確的，并且對已有的電子目錄的數據資源與實體檔案進行比照，查漏補缺，優化數據結構，確保數據的真實完整一致。

3.2投入資金開發檔案信息化管理一體系統

工程建設項目大多由有關規劃、國土、建設、監理、施工、設計、勘察測繪單位等多個主體參與，從城市建設專業角度圍繞著具有相當規模而又相對完整、獨立的建設工程項目展開的社會實踐活動。當前是信息高速發展的時代，為實現高效地管理和利用檔案，更好地服務社會，城市建設檔案館不能僅局限于實體檔案管理，還要加速向數字檔案管理中心轉化，投入資金開發一套能提供給形成工程檔案的建設單位使用的信息化管理一體系統，使得建設單位能通過網絡將電子文件歸檔、電子檔案移交接收和長期保存，實現在線歸檔、在線移交接收檔案、在線利用檔案;并且要滿足檔案館每個業務科室能集中在此系統完成檔案接收、管理、利用業務的需求，系統功能要涵蓋工程檔案資源的數字化加工、檔案接收、征集、整理、保管、鑒定、利用、統計、編研等方面的所有環節，解決檔案館館內各部門各自為政，資源無法有效共享的問題;實現檔案館與其他部門之間檔案數據互聯互通，最終徹底打破檔案管理部門“信息孤島”的狀態。

3.3檔案信息化信息共享

檔案信息這種重要資源具有常人難以想象的重要價值，而這種價值的實現形式便是“充分利用”，檔案信息化使得檔案信息可以最大限度地被共享，使其與社會其他資源無縫連接，實現人力、物力、財力的優化配置，檔案信息化可以實現最大增值。以筆者所在為例，工程檔案運用了檔案信息的共享開展數據共享與科研工作，其他同工程項目的施工方式與組織結構進行了參考與交流，工程檔案部門逐漸向著網絡組織的形式發展，人員上更加合理，財力、物力與人力都得以節約。

3.4促進檔案系統數字資源搭建

檔案管理系統實現數字資源管理，主要需要開展兩方面的工作，一方面就是對現行系統歸檔文件的收集和整理，另一方面就是對館藏檔案實施數字化信息收集和整理。對現行系統檔案歸檔處理，需要對辦公自動化過程中出現的各種電子文件進行系統管理。館藏檔案數字化，主要是利用高端掃描儀設備，對檔案館內的各種文件、圖片信息、影視媒體等實施有效處理，以數字化電子文件形式將檔案館內的各種文件、圖片信息、影視媒體等加以呈現和保存，從而實現電子文件替代紙質文件的效果。檔案數字化建設可以對現有的檔案管理系統完善處理，使檔案資源體系更加健全，使電子信息更加全面。實現檔案管理系統優化處理，查閱人員在查閱檔案過程中，可以通過搜索方式快速獲取，使得查閱、搜索、保存等各項工作開展更加方便、效率，提升了檔案工作管理效率，從而更好的為社會提供相應的信息服務。

四、結束語

檔案的價值在于利用。城市建設檔案館不僅要重視檔案實體的收管用，做好城市服務工作，還要深挖工程檔案的價值。這就要求檔案館跟上信息化發展的步伐，推動工程檔案信息化的建設，對結構化和非結構化的數字化檔案信息資源進行挖掘、分析和整理，提煉出有價值的信息，以服務社會為抓手，以信息化建設為工具，實現新一代的服務型的數字化城市建設檔案館。

參考文獻：

[1] 馮興蘭 . 淺談大數據時代下的檔案管理信息化 [J]. 菏澤學院學報，2018（3）：138-139.