關(guān)于運用ERP系統(tǒng)加強企業(yè)內(nèi)部控制的研究

唐至渝

摘 要 隨著國家經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營管理也從傳統(tǒng)模式向信息化、精細化、資源化方向轉(zhuǎn)變。自國家2008年頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》以來，內(nèi)部控制管理已成為企業(yè)經(jīng)營管理的重點。ERP系統(tǒng)因其在實施目標、控制范圍等方面與內(nèi)部控制的高度一致性，成為實施內(nèi)部控制的最佳載體和工具。本文分析ERP的發(fā)展和演變，對其與企業(yè)內(nèi)控結(jié)合中的幾個重點問題進行分析，并提出建議。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 企業(yè)內(nèi)部控制 財務管理

一、ERP的含義和作用

（一）ERP的含義

ERP（Enterprise Resource Planning），即企業(yè)資源計劃，由美國著名的計算機技術(shù)咨詢和評估集團Gartner Group公司于1990年提出。經(jīng)歷了30年的發(fā)展，在我國，ERP所代表的含義已經(jīng)被擴大，超越了傳統(tǒng)邊界，成為以數(shù)據(jù)庫為基礎，融合設計、制造、庫存、物流、采購、銷售、財務、成本、預算、人力資源等各方面的資源集成和優(yōu)化方案。

（二）ERP的作用

1.直接效益——經(jīng)濟效益的提升。根據(jù)APICS（美國生產(chǎn)與庫存控制學會）數(shù)據(jù)統(tǒng)計，企業(yè)引進ERP系統(tǒng)成功后，庫存平均下降30%～50%，庫存周轉(zhuǎn)率提高50%，制造成本普遍降低12%。

2.間接效益——企業(yè)競爭力提升。通過ERP集成，企業(yè)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，打破了傳統(tǒng)“信息隔離”和“信息孤島”的狀態(tài)，使信息得以及時、準確、動態(tài)地更新，大大提高了管理效率。同時通過ERP流程，企業(yè)內(nèi)控制度也得到了很好的實施，加強了公司的風險管理。

二、ERP與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系

自國家2008年頒布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》以來，內(nèi)部控制管理從央企、國企、上市公司的強制要求轉(zhuǎn)變?yōu)榇蠖鄶?shù)企業(yè)管理者的自主要求。ERP系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部控制的最佳載體，成為眾多企業(yè)的首選。

（一）兩者目標的一致性

內(nèi)部控制的目標是通過控制經(jīng)營合規(guī)，保證資產(chǎn)安全、財務信息真實完整，來提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。它要求建立一套合理的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，有科學的授權(quán)形成高效的業(yè)務流程，強化風險管理，防止和發(fā)現(xiàn)舞弊與錯誤，從而保障資產(chǎn)安全與信息完整性。

ERP系統(tǒng)則是以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)為框架、以制度為基礎、以業(yè)務為紐帶來部署和實施的，通過對系統(tǒng)內(nèi)角色、人員的權(quán)限設置，業(yè)務流程的表單設計和流轉(zhuǎn)限定，來防范越權(quán)和舞弊，同時減少錯誤和失誤。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，各項工作嚴格有序、權(quán)責分明，所有的結(jié)果和過程均有數(shù)據(jù)留存，強化了風險控制。因此ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的目標具有高度的一致性，它能夠更加合理化、科學化、規(guī)范化地改造管理流程，提升管理效率。

（二）控制范圍的一致性

內(nèi)部控制在企業(yè)層面涉及組織架構(gòu)控制、發(fā)展戰(zhàn)略控制、人力資源控制、社會責任控制、企業(yè)文化控制;在業(yè)務層面包括資金控制、采購控制、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務控制、研發(fā)管控、工程管理、擔保控制、外包業(yè)務控制、合同管理、財務報告、全面預算等等。內(nèi)部控制客觀上要求對各個業(yè)務板塊、各個環(huán)節(jié)進行整合、優(yōu)化和完善。

許多企業(yè)過去的信息化建設都是比較分散的，不同的業(yè)務板塊使用不同的管理軟件，如人力資源的HR軟件，銷售業(yè)務的CRM軟件，生產(chǎn)管理的MES系統(tǒng)，財務核算的金蝶、用友、新浪等等。這些系統(tǒng)相互之間信息不流通，形成了許多“信息孤島”，數(shù)據(jù)的挖掘和利用程度不高，業(yè)務不能順暢有效地執(zhí)行和控制。

結(jié)合內(nèi)部控制的客觀要求，ERP系統(tǒng)最突出的優(yōu)勢就是資源的整合和優(yōu)化。利用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)資源的整合，有效地消除“信息孤島”，讓數(shù)據(jù)從分散變得集中，大大降低信息的管理難度，實現(xiàn)資源共享，降低運營成本，并更加有利于大數(shù)據(jù)的利用，提升企業(yè)決策效率。從這個意義上來說，ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的控制范圍具有一致性特點。

（三）內(nèi)控效果的強化

沒有ERP系統(tǒng)的時候，我們?nèi)狈^程的監(jiān)控與數(shù)據(jù)搜集，沒有足夠的數(shù)據(jù)用來分析過程與結(jié)果之間的因果關(guān)系，在內(nèi)部控制過程中更多的是依賴董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層的管理者或者專家、顧問等“關(guān)鍵人物”，通過他們的經(jīng)驗、直覺、敏感性來作出預警和決策。ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)對過程的監(jiān)控與數(shù)據(jù)搜集日益豐富，結(jié)果數(shù)據(jù)和過程數(shù)據(jù)的對比分析，使原因和結(jié)果之間的關(guān)聯(lián)性更加明確。可見，ERP系統(tǒng)的運用使企業(yè)內(nèi)部控制從后臺向前端轉(zhuǎn)移，從結(jié)果向過程覆蓋，一線員工也可以成為內(nèi)部控制的“關(guān)鍵人物”，大大提升了內(nèi)部控制的管理效果，可以更好地控制風險。

三、運用ERP系統(tǒng)加強內(nèi)控存在的問題

（一）ERP系統(tǒng)選型與企業(yè)需求不匹配的問題

目前市面上的ERP系統(tǒng)多種多樣，集成的、模塊的、國內(nèi)的、國外的，很多企業(yè)在做ERP選型的時候由于經(jīng)驗欠缺、技術(shù)知識不足或者預算有限等原因，沒有選擇與企業(yè)自身需求相匹配的產(chǎn)品，從而造成實施效果不理想，甚至失敗，給企業(yè)造成更大的資源消耗。所謂“成也蕭何，敗也蕭何”，因此ERP系統(tǒng)對企業(yè)來說也是一把“雙刃劍”。

（二）ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的管理柔性問題

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，原來主要依賴“人”對生產(chǎn)經(jīng)營活動管理轉(zhuǎn)變成主要依托“系統(tǒng)”對生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)進行管理，越來越多的決策將會是數(shù)據(jù)驅(qū)動的。但由于數(shù)據(jù)的冰冷、程序的限制，ERP的管理柔性較差，主要表現(xiàn)在：

第一，ERP系統(tǒng)實施后，業(yè)務流程轉(zhuǎn)變成電子信息的傳送，實際操作人員不能對業(yè)務流程、信息數(shù)據(jù)進行人為干預。這種剛性的要求會改變管理者和員工的工作習慣，需要投入一定的時間和培訓來使其發(fā)揮功效。

第二，無法主動識別外部環(huán)境的變化對風險因素的影響，不能結(jié)合企業(yè)錯綜復雜的內(nèi)部環(huán)境因素對風險預警指標進行合理分析。在ERP輸出各項指標數(shù)據(jù)后，還需要人為確認數(shù)據(jù)，分析這些指標設置的合理性，并對潛在風險作出判斷，如不注重內(nèi)部控制活動中關(guān)鍵點的建設，ERP就很難發(fā)揮出它對風險管控的預警優(yōu)勢和作用。

（三）ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的問題

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)的各項資源、所有的業(yè)務都轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)本身就成為企業(yè)最重要的資產(chǎn)之一。這些數(shù)據(jù)體積大、增長快，數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)聯(lián)性更強，對數(shù)據(jù)安全管理和數(shù)據(jù)質(zhì)量管理也提出了更高的要求。

ERP系統(tǒng)將企業(yè)各項資源以數(shù)據(jù)方式整合存儲，服務器、數(shù)據(jù)庫、訪問對象權(quán)限管理的安全性顯得尤為重要，一旦數(shù)據(jù)泄露或者數(shù)據(jù)庫被破壞，遭受的損失也要大得多。因此，數(shù)據(jù)安全管理應該是“一把手”工程，需要企業(yè)高層的高度重視。

有了數(shù)據(jù)，如何有效利用，也是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理在內(nèi)部控制過程中存在的一種風險。面對海量數(shù)據(jù)，無法進行有效的搜集、處理和分析，企業(yè)管理人員就不能及時獲得所需的信息，無法預測出潛在的業(yè)務風險和機會。

四、運用ERP系統(tǒng)提升內(nèi)控系統(tǒng)的建議

（一）結(jié)合企業(yè)自身特點做好ERP系統(tǒng)選型

1.結(jié)合企業(yè)發(fā)展周期選擇好ERP系統(tǒng)的上線時機。通常來說，ERP系統(tǒng)適合成長期和成熟期的企業(yè)。成長期企業(yè)已經(jīng)完成了業(yè)務積累，解決了生存問題，隨著業(yè)務的增加、人員的增加，內(nèi)部管理跟不上業(yè)務快速增長，數(shù)據(jù)跟不上決策需要，迫切需要提高管理效率、完善信息管理。成熟期因業(yè)務發(fā)展受限，迫切需要往更高層次發(fā)展，如私募、發(fā)債、上市等，或因市場占有份額的局限，需要挖掘潛力降低成本、費用。在這個周期上選擇上線ERP，既有客觀需求也有主觀動因，無論從內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境因素分析，成功率都比較高。

2.結(jié)合企業(yè)自身的優(yōu)缺點選擇合適的實施方案。ERP的實施方案靈活多樣，既有大而全的獨立系統(tǒng)一蹴而就，也可以利用現(xiàn)有管理軟件系統(tǒng)進行整合，有自主開發(fā)能力的企業(yè)，還可以采用附加模式對已有系統(tǒng)進行升級改造。企業(yè)應根據(jù)既有管理系統(tǒng)狀況、自身管理經(jīng)驗的高低、人才儲備的情況，結(jié)合對實施效果的預期來選擇方案。現(xiàn)有系統(tǒng)化程度不高，管理經(jīng)驗欠缺的企業(yè)可以選擇購買成熟的ERP產(chǎn)品，在實施過程中以咨詢顧問為主導，借力咨詢顧問豐富的行業(yè)經(jīng)驗和對軟件的熟悉來實現(xiàn)目標。而現(xiàn)有系統(tǒng)化程度較高，管理流程已基本成形，決策者很清楚地知道需要解決的焦點問題的企業(yè)，可以選擇附加模式，由企業(yè)項目小組主導，通過整合、嵌入或者自主開發(fā)來實現(xiàn)目標。

（二）對ERP系統(tǒng)進行內(nèi)部控制評價，解決其管理柔性問題

ERP系統(tǒng)上線成功以后，企業(yè)的經(jīng)營管理活動很大程度上就轉(zhuǎn)化為對數(shù)據(jù)進行識別、度量、監(jiān)控、預警的一系列管理活動。隨著企業(yè)的發(fā)展、業(yè)務的變革、產(chǎn)品的迭代，其ERP系統(tǒng)本身也需要不斷完善和改進。為確保ERP系統(tǒng)的有效性，企業(yè)需要對其建立科學合理的內(nèi)部控制評價體系。

內(nèi)部控制評價部門應對ERP系統(tǒng)運行狀況制定評價工作方案，明確流程、數(shù)據(jù)、風險指標的取樣范圍，確定設計缺陷、運行缺陷的認定標準。評價工作組應定期通過現(xiàn)場測試、人員訪談、調(diào)查問卷、專題討論、穿行測試、抽樣查驗等方法開展評價工作，同時根據(jù)評價結(jié)果和風險防范策略，對ERP系統(tǒng)進行相應的改進和完善，以此實現(xiàn)PDCA的閉環(huán)循環(huán)，進而確保內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的同步發(fā)展，為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。

（三）利用云方案提升數(shù)據(jù)安全和質(zhì)量管理

過去的ERP系統(tǒng)更多地依托C/S架構(gòu)，為保證數(shù)據(jù)安全，企業(yè)會在機房（服務器）、兩地備份、專線及防火墻等方面持續(xù)不斷投入，使很多中小企業(yè)對ERP系統(tǒng)望而卻步。近幾年隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，分布式計算、分布式儲存、公有云的建設使企業(yè)可以更方便地存儲和調(diào)用數(shù)據(jù)，云設備、云解決方案越來越受到青睞。更多的企業(yè)選擇在B/S架構(gòu)下通過云服務器來部署ERP軟件，一方面大大減少了企業(yè)自身硬件方面的投入，另一方面把服務器、數(shù)據(jù)庫通過“云托管”或者“租用云”的方式交給更專業(yè)的團隊，不僅大大提升了數(shù)據(jù)的安全性，更提升了數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量。市面上眾多的ERP軟件供應商如ORACLE、SAP、金蝶等也紛紛推出其云產(chǎn)品，并幫助客戶實現(xiàn)云轉(zhuǎn)化。各級政府也出臺了企業(yè)上云成效獎勵，鼓勵企業(yè)轉(zhuǎn)變。

五、結(jié)語

隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，在國家兩化融合政策的推動和扶持下，ERP系統(tǒng)從差異化、高端化的競爭工具向常規(guī)化企業(yè)管理工具轉(zhuǎn)變。未來的ERP系統(tǒng)會融合更多的業(yè)務系統(tǒng)，通過財務共享中心和大數(shù)據(jù)的手段實現(xiàn)業(yè)財融合，從而大大提高財務數(shù)據(jù)的準確性和及時性，為企業(yè)內(nèi)部控制提供堅實、高效的基礎。

（作者單位為華普電力有限公司）

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