大數據時代背景下的檔案管理探討

金麗

摘 要：大數據時代的來臨改變了我國檔案管理工作方式，優化了檔案管理工作的結構。為了更好地實施檔案管理，提高檔案的利用率和挖掘出潛在的應用價值，利用大數據技術進行檔案整理是當前檔案管理創新的主要方向。

關鍵詞：大數據;時代;檔案管理

1 大數據技術對檔案管理工作的有利影響

1.1有效完善了檔案數據的保管工作

在以往的檔案管理工作中，主要采取紙質檔案的記錄模式，但是由于紙質的穩定性較弱，因此，傳統的檔案管理工作需要在相對穩定的工作環境中進行，如果外部環境出現突變，紙質檔案的保存就變得非常困難，容易造成個人檔案數據的丟失，原始檔案一旦丟失，找相關部門補辦開證明相當繁瑣，耗時又費力。現階段，大數據技術有效規避了紙質檔案所存在的弊端，其具有靈活性、大容量、穩定性等特點，能夠非常有效地對個人檔案信息進行保管和整理，能夠最大程度地保證檔案的穩定性，能夠有效地加長檔案保存的時限。

1.2有效縮減檔案保存成本，提高檔案保存的效率

大數據技術具有非常強的可處理性，能夠有效提高數據信息處理的熟讀和質量，能夠有效對信息數據進行分類處理，很大程度上優化了數據處理工作的水平，在檔案管理工作當中，大數據技術能夠有效地對個人檔案信息等進行科學化保存和處理，高效率進行檔案管理工作。各類檔案的管理需求越來越大，大數據技術一方面降低了檔案保存的成本，另一方面有效地提高了檔案管理工作的效率，將會逐步取代傳統的紙質檔案。

2 大數據時代背景下的檔案管理策略

2.1增強安全管理，實現資源共享

由于信息化技術迅猛發展，數據不再是紙質的形式，通過計算機使其面對更多的安全問題。信息的安全問題涉及個人，如果信息泄露，個人的安全和信息完全處于暴露狀態，個人完全得不到保障。檔案信息安全管理，首先要在技術上加強，通過運用各種新技術、新手段，如身份認證、單點登錄、人臉識別、瞳孔識別、數據加密、權限設置等，建立起完善的檔案信息安全防護系統。對新接手的檔案進行嚴格的審查，從源頭上避免信息泄露等問題，對于網上共享的檔案資源要進行信息分層，避免在下載和傳輸信息的過程中泄露資源。其次，要完善針對數據化管理的相關安全規章制度，確保各項工作有章可循。特別要完善檔案開放標準和保密制度，注重內網外網的使用原則，注意操作中的流程，避免信息泄露或信息盜用，在信息安全的前提下實現數據共享利用。最后，要建立檔案備份數據庫，檔案數據庫方便了檔案信息的管理，但數據庫儲存空閑有限，面對大量的檔案資源管理人員必須改變原來的儲存方式，降低儲存成本。大數據有強大地數據處理和信息儲存功能，因此，管理者可以借助大數據技術進行備份管理，這樣既保證了檔案信息的安全，也方便檔案資源的集中管理、開發和利用。

2.2建立數據規范，整合檔案資源

大數據的應用行業相當廣泛，不同的行業有自己獨特的數據資源和管理方式，行業中可能采用不同的數據庫去對數據進行整合和統計，這就導致了數據格式的差異，大量異構數據形成信息孤島，使得數據處理和管理的效率低下。針對這類問題，各行業在進行檔案管理的過程中必須建立標準化、規范化的體系，消除信息孤島。此外，行業可以對結構化數據和非結構化數據合理整合，努力實現對結構化數據和非結構化數據的合并管理，使云計算、大數據技術分析挖掘海量數據成為可能。

2.3創新管理理念，滿足管理需求

在大數據時代背景下，檔案管理者要充分利用檔案資源，深入挖掘檔案內容，建立起完善的檔案資源庫。隨著大數據時代背景下檔案管理技術手段的提升，對檔案管理的要求也不斷提升。首先，檔案管理部門要樹立人性化管理理念，在管理檔案的過程中提出以人為本的思想，認真聽取檔案管理的需求，給予人們平等的信息獲取權利。其次，要樹立個性化的管理理念，大數據明確了檔案管理的分類，人們對檔案的管理需求也會發生變化，檔案管理者需要收集、分析、跟蹤人們對檔案管理的需求，預測人們需要的檔案內容，推送個性化的檔案信息。另外，還要樹立知識化的管理理念，在大數據背景下，要營造出開放的檔案管理環境，以知識化管理理念為指導挖掘檔案信息的內容，完成知識整合和搜索，形成完整的檔案管理體系。最后，檔案管理部門應樹立開放性的管理理念，根據規章制度開放檔案信息，貫徹政府新信息公開制度的要求，提高檔案管理和使用的效率，促進檔案管理行業的創新發展。

2.4提高管理質量，建立管理團隊

團隊是檔案管理的支撐和基礎，在各行業的檔案管理工作者，應該以大數據的思維去管理檔案，不能再是簡單收集和裝訂，這就對檔案從業人員提出了更高的要求，要具備數據分析、建模和處理的能力，并成為學習型人才，使自身始終緊跟時代的步伐，因此，檔案管理部門應調整招聘要求，多吸收具有大數據信息素養的管理人才，鼓勵人才想象創新，將大數據技術合理運用到檔案管理工作中。同時，營造良好的學習、工作氛圍，鼓勵內部人才自主學習大數據時代檔案管理的新理念、新技術，提高檔案管理人員對大數據價值和作用的認識。管理人員還可以定期參加培訓活動，提高自身的創新意識和綜合能力，通過互幫互助的工作模式，讓年輕的管理者教授年長的管理者信息技術能力，年長管理者向年輕管理者傳授管理經驗，及時解決檔案管理中存在的問題，使每位管理者都參與到管理創新中。另外，檔案部門要建立信息化的管理環境，完善基礎設施，為檔案管理信息化的開展提供硬件支持，提高大數據技術的利用率。

結語

大數據為行業的發展帶來了相應的問題，這些問題在檔案的管理工作當中有所體現?；跈n案所具備的重要性，相關管理人員在對其進行保存、整理時需要保持高度的嚴謹性。另外，個人的檔案信息是實時更新的，管理人員需要及時對信息進行保存，保證檔案的完整性、實時性。

參考文獻

[1]蘆春媛.大數據時代檔案管理的優化與發展研究[J].企業改革與管理，2019（18）：37-38.

[2]聶菲.大數據時代背景下檔案管理工作探析[J].辦公室業務，2019（20）：111-112.

[3]黃曉云.大數據思維背景下檔案管理信息化建設對策與建議[J].蘭臺內外，2019（28）：11-12.