高校重大事件檔案收集工作探討

程娟

摘要：高校重大事件檔案是高校檔案資源中的重要組成部分，具有產(chǎn)生的不確定性、內(nèi)容的廣泛性、來源的豐富性、形成的集中性、形式的多樣性等諸多特征，客觀上給收集工作增添了難度。高校重大事件檔案的收集工作是檔案形成中最基礎(chǔ)的重要環(huán)節(jié)，收集管理好高校重大事件檔案，對(duì)于今后工作查考研究、宣傳教育等都具有重要意義，因此在此類檔案收集過程中應(yīng)遵循科學(xué)的工作原則和方法，明確收集范圍，應(yīng)收盡收，保證檔案工作高質(zhì)量完成。

關(guān)鍵詞：高校檔案；重大事件；疫情防控；檔案收集

分類號(hào)：G272.2

Discussion on the Collection of University Major Events Archives——A Case Study of Collection of Epidemic Prevention and Control Archives

Cheng Juan

（Archives of Jinling Institute of Technology， Nanjing， Jiangsu， 211169）

Abstract：The archives of major events are an important part of the archives resources in colleges and universities， which have many characteristics， such as the uncertainty of occurrence， the universality of content， the richness of sources， the concentration of formation and the diversity of forms， which objectively add difficulties to the collection work. The archives collection of major events in colleges and universities is the most basic and important link in the formation of archives， and it is of great significance to have a good collection and management in the archives of major events in colleges and universities for future research， publicity and education. Therefore， in the process of collecting such archives， scientific working principles and methods should be followed， the scope of collection should be clear， and collect all that is needed to ensure the completion of archives work with high quality.

Keywords：CollegeArchives；MajorEvent；EpidemicPreventionandControl；AchivesCollection

高校重大事件檔案具有產(chǎn)生的不確定性、內(nèi)容的廣泛性、來源的豐富性、形成的集中性、形式的多樣性等一系列特征，收集難度大，如何做好收集工作、為何要收集、采用何種方法收集、收集的原則是什么、收集的范圍又是哪些等，都是高校檔案工作者需要明確的。2019年12月，新冠肺炎疫情發(fā)生以來，黨中央高度重視，習(xí)近平總書記作出一系列重要指示、批示，多次發(fā)表重要講話，為高校疫情防控工作提供了根本遵循。在此次突發(fā)重大事件中，高校各部門和廣大師生校友團(tuán)結(jié)一致、共同抗疫，由此形成了大量文件材料，收集管理好這些材料，能夠真實(shí)記錄和完整保存這一歷史過程，對(duì)于今后工作查考研究、宣傳教育等都具有重要意義。疫情的發(fā)生，使得探討高校重大事件檔案的收集工作迫在眉睫。

1高校重大事件檔案的界定和特征

1.1高校重大事件檔案的界定

重大事件是在某個(gè)社會(huì)群體，如社區(qū)、地區(qū)、民族和國(guó)家乃至全球的視野下，具有“重大”特征，值得納入社會(huì)記憶的事件。[1]高校重大事件檔案是指高校在重大事件中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、照片、音視頻、電子文件、實(shí)物等各種形式和類型的歷史記錄。

與重大活動(dòng)檔案有所不同，重大事件檔案?jìng)?cè)重在有突發(fā)性質(zhì)的重大事件中形成的檔案，而重大活動(dòng)檔案?jìng)?cè)重在有目的有計(jì)劃舉辦的重大活動(dòng)中形成的檔案。[2]根據(jù)《江蘇省重大活動(dòng)和重要事件檔案管理辦法》第三條規(guī)定，重大事件檔案更符合在重大自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、突發(fā)公共衛(wèi)生和社會(huì)安全事件中產(chǎn)生的各類檔案。

1.2高校重大事件檔案的特征

高校重大事件檔案雖然是高校檔案的重要組成部分，也屬于高校檔案的范疇，但它具有不同于常規(guī)檔案的特征，要想做好此類檔案的收集工作，只有明確高校重大事件檔案形成的特征，才能更有針對(duì)性地、更高效地收集到有價(jià)值的檔案。具體特征如下：

（1）產(chǎn)生的不確定性

許多重大事件的發(fā)生本身就具有不確定性，事先無法預(yù)知。對(duì)于高校而言，無論是內(nèi)部發(fā)生的重大事件，還是參與社會(huì)重大事件，都存在不確定性，無法預(yù)見。如疫情防控工作檔案資料主要來源于疫情防控工作，其隨著疫情的發(fā)展變化而變化，疫情的突發(fā)性和發(fā)展的不確定性[3]，直接導(dǎo)致涉及檔案產(chǎn)生的不確定性。另外，重大事件的發(fā)展從產(chǎn)生到結(jié)束有時(shí)也不能完全被確認(rèn)，是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展過程，這種不確定性加大了事件處理的難度，給檔案的收集帶來困難。

（2）內(nèi)容的廣泛性

重大事件一旦發(fā)生，即會(huì)產(chǎn)生巨大影響，涉及面廣，其內(nèi)容具有廣泛性。一方面，從重大事件的產(chǎn)生、發(fā)展到結(jié)束，都會(huì)生成一系列應(yīng)對(duì)、防御及處置的材料；另一方面，高校還會(huì)在黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、設(shè)備、聲像、實(shí)物等各個(gè)門類產(chǎn)生材料。上述這些材料反映了事件的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)，共同構(gòu)成了一個(gè)整體，全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄了高校應(yīng)對(duì)處置重大事件的整個(gè)過程，其涉及內(nèi)容是非常廣泛的。

（3）來源的豐富性

從來源主體看，高校重大事件檔案有國(guó)家、省、市等下發(fā)的有關(guān)疫情防控工作要求的文件等；有學(xué)校各部門產(chǎn)生的文件材料，如學(xué)校及二級(jí)單位或臨時(shí)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件、會(huì)議材料等；有學(xué)校師生參與事件形成的原始材料，如工作資料、感受感悟、抗疫日記等；有校友的抗疫故事、物資捐贈(zèng)材料等；有網(wǎng)絡(luò)、新聞媒體關(guān)于學(xué)校及師生校友的宣傳報(bào)道等。這些出自不同主體來源的材料，將人們預(yù)防、應(yīng)對(duì)、抵御和善后處置重大事件的過程全面、綜合地記錄了下來，充分體現(xiàn)了其來源的豐富性。

（4）形成的集中性

重大事件自發(fā)生起，會(huì)在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生大量的原始材料，這些材料的數(shù)量和種類呈爆發(fā)式增長(zhǎng)，集中形成于某一個(gè)時(shí)間段。如疫情防控工作機(jī)構(gòu)的成立文件、各類防控工作方案以及聯(lián)防聯(lián)控、物資采購、獎(jiǎng)懲、志愿服務(wù)等材料都在短期內(nèi)迅速形成。當(dāng)重大事件發(fā)展到一定階段及至結(jié)束后一段時(shí)間，材料的產(chǎn)生數(shù)量會(huì)直線下降，直至零增長(zhǎng)，因此具有形成的集中性特征。

（5）形式的多樣性

高校重大事件檔案的形式具有多樣性。從載體來看，有紙質(zhì)材料、電子文件、各類實(shí)物等；從制作手段來看，有攝影、攝像、錄音等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、照片、音視頻等；全媒體時(shí)代的到來，各新聞媒體、自媒體、社交媒體及影視愛好者在直播、采訪過程中形成的紀(jì)實(shí)性資料和宣傳報(bào)道，師生們創(chuàng)作的網(wǎng)絡(luò)文化產(chǎn)品，如文章、詩歌、音樂、繪畫、海報(bào)、短視頻等，共同形成了形式多樣的材料。

在明確了高校重大事件檔案的界定和特征后，我們將著手探討為什么要收集（Why），即收集的意義；怎樣收集（How），即收集的原則和方法；收集什么（What），即收集的范圍。

2高校重大事件檔案收集的意義

高校重大事件檔案的收集工作是進(jìn)行高校重大事件檔案整理開發(fā)和利用的前提，做好高校重大事件檔案的收集對(duì)于整個(gè)高校重大事件檔案工作都具有重要意義。疫情防控工作中形成的檔案資料是高校師生認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家、省、市決策部署，實(shí)施疫情防控阻擊戰(zhàn)形成的重要?dú)v史記錄，對(duì)于構(gòu)建完整的高校記憶，完善高校檔案管理的內(nèi)容，科學(xué)有效地進(jìn)行高校管理，體現(xiàn)組織動(dòng)員力、執(zhí)行力，以及為校園文化建設(shè)提供鮮活案例等具有重要價(jià)值和意義。

2.1豐富高校檔案資源，構(gòu)建完整的高校記憶

高校重大事件檔案是學(xué)校檔案資源的重要組成部分，做好收集工作，能夠豐富高校檔案資源，對(duì)構(gòu)建完整的高校記憶具有不可替代的作用。如疫情防控工作中形成的各類文字、照片、音視頻和實(shí)物等材料，能夠真實(shí)記錄和完整反映這場(chǎng)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的防控全過程，收集這些檔案材料就是為了守護(hù)好這段高校記憶。

2.2建立高校檔案管理體系，完善高校檔案管理內(nèi)容

收集高校重大事件檔案有助于建立包括常態(tài)管理和應(yīng)急管理在內(nèi)的高校檔案管理體系，完善高校檔案管理的內(nèi)容。在檔案常態(tài)化管理方面，我們已經(jīng)在理論與實(shí)踐領(lǐng)域取得了卓著的成果，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了許多行之有效的制度和辦法，取得了較為理想的成效[4]。而在重大事件面前，高校檔案的應(yīng)急管理尚處于起步階段，與應(yīng)急管理相對(duì)應(yīng)的理論和實(shí)踐不及常態(tài)管理豐富，內(nèi)容也不夠充足。收集高校重大事件檔案不僅能夠完善檔案管理的內(nèi)容，還有助于建立包括應(yīng)急管理體制、機(jī)制、評(píng)估等在內(nèi)的高校檔案應(yīng)急管理體系。

2.3為高校管理的科學(xué)、有效，提供必要的信息基礎(chǔ)。

高校重大事件檔案能夠?yàn)楦咝９芾碚邔?shí)現(xiàn)科學(xué)、有效的管理提供必要的信息基礎(chǔ)。如2003年的“非典”防控檔案，由于具有相似的發(fā)展規(guī)律，可以為校領(lǐng)導(dǎo)決策部署全校新冠疫情防控工作提供重要參考，為學(xué)校應(yīng)對(duì)新冠疫情、做好防控工作發(fā)揮積極作用；高校疫情防控檔案可以為高校專家、學(xué)者開展進(jìn)一步的科學(xué)研究工作提供信息基礎(chǔ)；可以為今后干部選拔和任用等組織人事工作提供信息參考；可以為今后學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)生工作、校園治安綜合治理及后勤保障等方面的應(yīng)急管理提供信息基礎(chǔ)。

2.4為校園文化建設(shè)提供廣泛的素材、鮮活的案例

收集高校重大事件檔案能夠?yàn)樾@文化建設(shè)提供廣泛的素材和鮮活的案例。高校疫情防控檔案能夠充分體現(xiàn)全校干部師生團(tuán)結(jié)一致、全力以赴共同抗擊疫情的良好風(fēng)貌，體現(xiàn)擔(dān)當(dāng)作為、服務(wù)奉獻(xiàn)、共克時(shí)艱的精神。以檔案為載體的鮮活素材和案例可以傳播抗疫一線的感人故事、所見所聞所感，凝聚校園文化精神。如黨員干部身先士卒、不畏艱險(xiǎn)、沖鋒在前的逆行故事；專業(yè)教師、一線輔導(dǎo)員不忘師者初心、停課不停教的育人故事；莘莘學(xué)子從我做起、自律有責(zé)、停課不停學(xué)、志愿服務(wù)、為群眾分憂的青春故事；校友不忘母校，自購抗疫物資捐贈(zèng)母校、飲水思源的感恩故事；企事業(yè)單位雪中送炭、捐贈(zèng)抗疫物資、保障師生健康安全的擔(dān)當(dāng)故事等。

3高校重大事件檔案收集的原則與方法

與常規(guī)檔案收集工作的常態(tài)化、規(guī)范化、有序性、相對(duì)可控性等特征相比，高校重大事件所引發(fā)的檔案收集工作，具有產(chǎn)生的不確定性、內(nèi)容的廣泛性、來源的豐富性、形成的集中性及形式的多樣性等特征。因此，常規(guī)檔案的收集工作模式難以套用到重大事件的檔案收集工作中，高校檔案工作者應(yīng)該在具體的收集工作中結(jié)合重大事件的特征，遵循科學(xué)的收集原則和方法。

3.1收集原則

（1）應(yīng)急處置優(yōu)先原則

重大事件突然發(fā)生后，高校首先要做的是應(yīng)急處置。在疫情防控工作中，檔案收集必須讓位于應(yīng)急處置，應(yīng)該讓工作人員把更多精力投入到疫情防控第一線，不能增加疫情防控工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)疫情防控阻擊戰(zhàn)取得階段性勝利后，收集工作不再與應(yīng)急處置產(chǎn)生沖突，此時(shí)再開展收集工作較為科學(xué)。

（2）應(yīng)收盡收原則

高校重大事件檔案的收集范圍應(yīng)突破常規(guī)檔案的收集范圍，事件中形成的過程性材料和終結(jié)性材料均要收集，力爭(zhēng)做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。高校重大事件往往影響較大，涉及面廣，其產(chǎn)生的材料無論是內(nèi)容還是形式都非常豐富，在收集時(shí)可以采用“先進(jìn)館后鑒定”的方法，成都中醫(yī)藥大學(xué)檔案館在汶川地震期間即采用了此法，“寧濫勿缺”，以確保抗震救災(zāi)留下完整的歷史記憶。[5]疫情防控檔案的收集也可參照此種做法。

（3）全面及時(shí)原則

由于重大事件的發(fā)生具有不確定性，因此當(dāng)重大事件發(fā)生時(shí)，高校檔案部門應(yīng)迅速響應(yīng)，抓住時(shí)機(jī)，及時(shí)制定重大事件檔案材料收集工作的通知，對(duì)各部門、各二級(jí)單位提出檔案收集工作要求，明確收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，從制度上確保全面及時(shí)；積極與疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組等各工作機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系，協(xié)調(diào)確定各機(jī)構(gòu)檔案工作負(fù)責(zé)人及檔案員，在原有工作網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，組建學(xué)校重大事件檔案工作網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)與各工作機(jī)構(gòu)的牽頭單位對(duì)接，指導(dǎo)收集業(yè)務(wù)，從機(jī)構(gòu)上確保全面及時(shí)；高校檔案工作者此時(shí)應(yīng)切換檔案收集模式，變常態(tài)模式為應(yīng)急模式，變被動(dòng)為主動(dòng)，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，積極參與，主動(dòng)介入重大事件的每個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)前端控制、全程服務(wù)，從工作模式上確保全面及時(shí)。

3.2收集方法

收集高校重大事件檔案材料時(shí)應(yīng)改變常規(guī)檔案的收集模式，采用人工收集、網(wǎng)絡(luò)收集以及兩者相結(jié)合的方法。只有采用科學(xué)的收集方法，兩種方法相互補(bǔ)充、靈活運(yùn)用，才能確保收集工作質(zhì)量，最終實(shí)現(xiàn)材料收集的完整齊全。

（1）人工收集

人工收集，一方面是指高校各部門、二級(jí)單位按照歸檔制度將文件材料移交檔案部門，這是一種最主要的也是最傳統(tǒng)的收集方法；另一方面，高校檔案工作者應(yīng)主動(dòng)出擊，深入重大事件的處置一線，公開征集各種有價(jià)值的材料。

（2）網(wǎng)絡(luò)收集

網(wǎng)絡(luò)收集，一方面是指通過高校檔案管理系統(tǒng)接收需歸檔的重大事件檔案材料，如在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)形成的與重大事件有關(guān)的電子文件等；另一方面，對(duì)于微信、微博、社交網(wǎng)站等基于互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用程序的社交媒體上的重大事件信息，可以通過信息技術(shù)手段實(shí)時(shí)捕獲或直接下載，以達(dá)到完整收集的目的。

4高校重大事件檔案收集范圍——以疫情防控檔案為例

在了解高校重大事件檔案的界定、特征、意義及科學(xué)的收集原則和方法基礎(chǔ)上，只有進(jìn)一步明確收集范圍，才能保證收集工作的有序開展，做到應(yīng)收盡收。高校重大事件檔案的收集范圍應(yīng)包括重大事件發(fā)生的整個(gè)過程中形成的材料，能夠全面客觀地反映和體現(xiàn)重大事件產(chǎn)生、發(fā)展和應(yīng)急處置過程的各種信息。包括能體現(xiàn)重大事件發(fā)生、發(fā)展、最終走向的材料，重大事件涉及的人物，重要的工作節(jié)點(diǎn)及產(chǎn)生重要社會(huì)影響的材料等。筆者根據(jù)不同來源將高校重大事件檔案材料的收集范圍簡(jiǎn)要匯總為以下三種類型（如表1所示）：

第一類是來自上級(jí)機(jī)關(guān)部門。重大事件發(fā)生后，國(guó)家、省、市等上級(jí)機(jī)關(guān)部門會(huì)快速通過政務(wù)平臺(tái)或機(jī)要渠道下發(fā)有關(guān)應(yīng)急處置部署的文件材料。目前多數(shù)高校具有智慧校園建設(shè)背景，檔案管理系統(tǒng)已和校內(nèi)多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了集成，如OA系統(tǒng)中，上級(jí)下發(fā)的電子文件在辦理完畢后能夠?qū)崿F(xiàn)線上實(shí)時(shí)歸檔，由于“雙套制”的要求，紙質(zhì)副本可以在重大事件結(jié)束后2—3個(gè)月內(nèi)完成線下歸檔。

第二類是來自學(xué)校內(nèi)部各部門。學(xué)校由于應(yīng)急處置形成的各類文件材料，如應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)的成立文件、應(yīng)急方案、制度規(guī)定、各類會(huì)議材料，應(yīng)急處置工作中形成的其他各種管理材料等，這類材料通常需要在重大事件結(jié)束后，由各應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)的牽頭單位經(jīng)過系統(tǒng)整理后歸檔，時(shí)間通常是重大事件結(jié)束后2—3個(gè)月內(nèi)。

第三類是來自師生、校友及社會(huì)。重大事件的發(fā)生，對(duì)師生、校友及社會(huì)都會(huì)產(chǎn)生極大影響，人們?cè)趫F(tuán)結(jié)一致、共同面對(duì)重大事件過程中，會(huì)產(chǎn)生各種類型、各種載體的材料，這些材料常常是散落在個(gè)人手中，或是各類新聞媒體、社交媒體及自媒體平臺(tái)上，其中不乏具有較高歸檔價(jià)值的材料，能夠多維度構(gòu)建高校重大事件的記憶，因此也應(yīng)納入收集范圍，通常以公開征集的方式進(jìn)行收集，收集時(shí)間不限，可長(zhǎng)期進(jìn)行。

高校重大事件檔案的收集范圍中還應(yīng)重視不同載體材料的收集，包括紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料（照片、音視頻）、電子文件材料和實(shí)物等。

以疫情防控檔案為例，高校疫情防控檔案是高校重大事件檔案的一類。疫情發(fā)生后，國(guó)家檔案局于2020年2月7日發(fā)布了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》[6]，湖北省檔案局（館）、江蘇省檔案局（館）等多家檔案主管部門發(fā)布了做好疫情防控期間檔案工作的通知及征集公告，武漢大學(xué)、南京大學(xué)等多家高校在校園網(wǎng)上發(fā)布了疫情防控檔案收集歸檔工作的通知及征集公告。筆者根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法（教育部27號(hào)令）》《江蘇省重大活動(dòng)和重要事件檔案管理辦法》等要求，結(jié)合高校疫情防控工作實(shí)際，將高校疫情防控檔案的收集范圍進(jìn)行了系統(tǒng)梳理。高校疫情防控檔案的收集范圍主要包括歸檔范圍和公開征集范圍兩個(gè)部分。

4.1高校疫情防控檔案歸檔范圍

高校疫情防控檔案的歸檔范圍主要是指高校在疫情防控期間成立的各類應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)形成的材料及上級(jí)機(jī)關(guān)部門下發(fā)的應(yīng)急部署文件等，檔案部門以接收為主（詳見表2）。

4.2高校疫情防控檔案公開征集范圍

公開征集是高校疫情防控檔案按歸檔制度接收的有效補(bǔ)充，通過開展征集等方式和途徑，將與疫情防控有關(guān)的各類文件材料（各單位歸檔范圍以外的）收集起來，以確保齊全完整、真實(shí)、可用[7]，公開征集的材料與歸檔范圍內(nèi)的檔案共同構(gòu)成了更加立體、全面和豐滿的高校抗疫記憶。公開征集的范圍主要包括以下內(nèi)容：反映師生、校友先進(jìn)事跡的材料；反映師生、校友參與抗擊疫情、聯(lián)防聯(lián)控、共克時(shí)艱、團(tuán)結(jié)一心的相關(guān)材料；反映抗疫期間師生、校友居家生活、工作及校園面貌的材料；師生、校友在國(guó)內(nèi)外期刊或新聞媒體、自媒體、社交媒體發(fā)布的有關(guān)防疫抗疫的科研成果、訪談音視頻等；師生、校友創(chuàng)作的以防疫抗疫為主題的藝術(shù)作品等（詳見表3）。

5結(jié)語

收集工作是高校重大事件檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是一個(gè)最重要、最復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)。高校重大事件檔案的收集既是一項(xiàng)傳統(tǒng)的檔案管理工作，也是一項(xiàng)需要結(jié)合自身特點(diǎn)、遵循科學(xué)原則和方法進(jìn)行的工作。歷史無聲，檔案有痕。高校在此次疫情期間發(fā)生的點(diǎn)滴將會(huì)由高校檔案工作者通過自身的業(yè)務(wù)活動(dòng)，在師生校友及社會(huì)各界人士的共同努力下，以疫情防控檔案的形式收集進(jìn)館，構(gòu)建出一個(gè)完整的高校抗疫記憶。

*本文系南京大學(xué)完善重大疫情防控體制機(jī)制研究專項(xiàng)“重大疫情檔案資源庫建設(shè)研究”階段性研究成果。

注釋與參考文獻(xiàn)

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