信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革策略

夏勁東

【摘 要】近年來，國內各項技術不斷發展進步，先進科學技術運用到人們的生活中，特別是將信息化技術運用到辦公文書檔案管理工作中，給辦公室文書檔案管理工作帶來很多方便的同時也會對現有的工作方式產生一定的影響。針對辦公室文書檔案管理作出變革并適時創新工作，才能夠使辦公室文書檔案管理工作契合時代發展需求。本文在信息化發展背景下闡述了辦公室文書檔案管理存在的問題，提出了企業辦公室文書檔案管理工作的改革策略。

【關鍵詞】信息化;辦公室;文書檔案管理;改革

辦公室文書檔案管理工作能夠將企業發展情況作出記錄，能夠對企業的發展作出全面記錄，包括業務的發展情況以及單位人員的變動情況等各方面不同信息。能夠將企業的發展中所獲取的成績，發展情況以及社會中具備的正能量信息作出記錄，能夠充分說明文案管理工作在企業中占據重要的作用。對于文案管理工作很多企業還是依據手工方式作出記錄，這種管理方式的弊端便是，整個過程工作效率偏低，管理程序涉及的部門較多工作較為復雜，不能夠跟隨時代的步伐。因此，需要文書檔案管適時地結合先進的信息化技術，跟隨時代的步伐對現有的工作方式作出創新，才能夠保證文書檔案管理工作更加簡單輕松。

一、信息化發展背景下辦公室文書檔案管理存在的問題

（一）管理意識需要更新

隨著各種信息化技術與文書檔案管理作出結合中，文書檔案管理工作并沒有達到既定的效果，產生這種現象原因便是辦公室內工作人員思想方式沒有做出改變，不能夠真正將信息化技術做出正確使用，依據原有工作方式開展工作。信息化技術不能夠被利用，會造成工作人員的工作效率偏低[1]。年齡較大的工作人員不能在思想上做出轉變，認為原有的紙質辦公模式也能夠滿足工作要求，根本沒必要做出改變。此外，信息化技術更新速度較快，很多人員不能夠快速適應工作模式，所以也就不能夠將技術熟練地使用，仍然選擇運用原有工作方式，造成新的管理意識無法被推行下去。

（二）文書檔案利用與評估未進行優化

企業對于辦公室內的文書檔案管理工作沒有引起足夠重視，對于文書檔案管理工作中所使用的信息化設備，使用方式不能跟隨時代的步伐，需要檔案管理人員適時的對自己的工作方式作出調整，形成真正適合本單位需求文書檔案管理方式，保證單位內部各種信息檔案管理工作具備應有價值，能夠保證資源提供給企業發展動力。此外，辦公室內的檔案管理人員個人素質以及能力需要做出提升，企業內的檔案管理人員的素質偏低，開展工作時業務不熟悉不能夠滿足要求，這樣會對文書檔案管理工作產生一定影響。

（三）辦公室文書檔案管理工作缺乏整體的規劃

企業在發展中沒有依據科學的管理方式，對于檔案管理工作整體效率沒有促進作用。需要辦公室的工作人員依據科學化的管理方式、運用智能化技術[2]。隨著電子化信息技術與文書檔案管理工作結合的過程中，很多企業均已經實現了完整的檔案管理工作，但是，在具體開展這項工作時仍然存在問題需要解決，企業內部的各個部門無法協調工作，職責不是特別清晰，對檔案管理工作造成一定的影響。

二、信息社會背景下企業辦公室文書檔案管理工作的改革策略

（一）創建科學有效的文書信息檔案工作管理機制

對于辦公室內的文書檔案管理工作在開展中，辦公室內的管理人員可以依據內部管理結構，對崗位工作人員的職責作出明確劃分，根據公司的發展規劃情況對相關檔案管理人員做出激勵工作。在保證工作內容的前提條件下，將工作定崗定編讓員工工作的積極性做出提升。在文書檔案的管理工作中會出現記錄不清晰情況，這種情形對于檔案的安全性便不能夠保證，特別是單位內的人員信息，一旦這些信息被不法分子獲取便會給企業造成不可估量的損失。需要信息檔案管理工作人員對現有的管理模式作出創新，將工作的職責作出創新，個人職責明確作出規定，每個人負責專門的工作。當一名工作人員在接到工作任務中，專人負責此項工作，對各種信息做好掌握。此外，企業內部人員要對工作情況作出明確分工，避免工作中出現任何問題，讓檔案管理工作真便的落到實處。

（二）創新辦公室文書檔案的保障工作并定期清理過期文檔

企業辦公室內的文書管理工作的好處便是，能夠實現各種信息的快速查找，實現公司內各種信息的安全作出保證，因此，在開展檔案的管理工作中要注意工作方式創新，實現文書檔案管理工作保障[3]。企業要在資金上做出扶持，包括人力上的投入、物力上的投入以及財力上投入，選擇先進的技術來實現信息安全的保證。正是基于這些問題的考慮，文書檔案安全工作需要獨立與其他崗位之外。此外，在文書檔案管理的工作中會形成過期的檔案資料，這些資料具備的特點便是短期內具備一定的效率，長期無法做出有效使用。長期地將這些資料保存便會造成資源浪費，工作人員在使用資料時會造成材料的混放情況發生，形成一定的麻煩。在信息化技術與文書檔案管理工作的過程中，能夠將管理工作的效率做出提升，但是，對于定期清理過期的信息檔案也很有必要。清理的方式主要分為兩種，首先，紙質版文檔在保證安全的前提下可以實現資源二次利用，能夠實現單位內部節能的目的。其次，電子版的文件可以選擇刪除，定期地做出清理工作。

（三）創新辦公室文書檔案檢索系統

對于信息化技術檔案管理工作中目的便是能夠實現信息化檢索，現有管理模式下對于檔案管理工作實現應有創新方式。對于文件檢索目的便是要達到使用者需求，實現信息化檔案管理工作的安全以及完整性，能夠保證檔案被使用者所查找。對于檔案管理系統分為兩種類型，簡單系統便是將文檔所建立的時間、建立的人員、創建者的姓名等方便使用者能夠準確查找。對于一些重點類型的文書檔案工作需要設置保密類型，查閱人員需要根據要求形成審批手續。

結語：

綜上所述，將傳統的檔案管理工作與信息技術結合，有針對性對管理工作作出改革才能夠實現信息化技術的創新。對于信息化文書檔案管理工作整體的難度較大，需要管理人員針對各種問題作出管理，將問題全面解決才能夠緊跟時代的步伐，將辦公室文書檔案管理工作做到最優。

參考文獻：

[1]劉蓓. 試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J]. 蘭臺內外，2020，No.283（10）：34-35.

[2]宋慧麗. 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析[J]. 卷宗，2020，000（002）：143.

[3]盧鶴. 信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新分析[J]. 信息周刊，2020，000（006）：P.1-1.

（作者單位：金鄉縣婦幼保健計劃生育服務中心）