淺談新公共服務(wù)理論下水利工程檔案管理

唐靈輝

【摘 要】水利工程通過人工修建大壩、水提、大閘等各種形式的水工建筑來控制和調(diào)配自然界的水資源，使人們的日常生活和工業(yè)生產(chǎn)得到滿足。水利工程檔案是水利工程的“黑匣子”，記錄著水利工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，對水利工程的質(zhì)量評估與監(jiān)督發(fā)揮著重要的作用。在新公共服務(wù)理論的背景下，水利工程檔案管理服務(wù)應(yīng)突破以往傳統(tǒng)的、單一的記錄儀形象，朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展，更好的服務(wù)于公民。近些年來，國家對水利工程建設(shè)的支持力度不斷加大、水利工程項(xiàng)目數(shù)量日益增多、計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展和城市的供水管理等新的水務(wù)工程項(xiàng)目增多使得水利工程檔案管理更加復(fù)雜、質(zhì)量要求更高。本文闡述了在新公共服務(wù)理論背景下的水利工程檔案管理的重要性，指出了現(xiàn)今檔案管理存在的問題并提出檔案管理工作改進(jìn)的建議。

【關(guān)鍵詞】水利工程;檔案管理;重要性;問題;改進(jìn)建議

1.水利工程檔案管理的重要性

水利建設(shè)能夠幫助人民利用自然資源進(jìn)行社會生產(chǎn)活動并防止自然災(zāi)害的發(fā)生。而水利檔案通過文字、聲像、圖片的形式記錄水利工程建設(shè)的全過程，具有很高的利用價值。首先，縱觀整個水利工程建設(shè)，從前期工程準(zhǔn)備、合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施到工程竣工驗(yàn)收，水利檔案作為重要的信息資料記載寶庫不但能知道水利設(shè)施的運(yùn)行、管理和維護(hù)，還能對水利設(shè)施進(jìn)行科學(xué)技術(shù)研究。其次，當(dāng)年代久遠(yuǎn)的水利工程無法滿足當(dāng)今水利服務(wù)需求時，原有的水利檔案中數(shù)據(jù)信息、技術(shù)指標(biāo)、水文氣象等文獻(xiàn)和聲像資料可以幫助對效率低下的水利工程重建和改造。

2.新公共服務(wù)理論的基本概念

新公共服務(wù)理論是由美國亞利桑那州立大學(xué)的登哈特夫婦提出，強(qiáng)調(diào)公民參與意愿。新公共服務(wù)理論的核心在于“服務(wù)”，指出政府應(yīng)該從控制地位的掌舵者轉(zhuǎn)變成為人民問題解決的服務(wù)者。政府或者公務(wù)員的首要任務(wù)是幫助公民明確表達(dá)意愿并實(shí)現(xiàn)他們的公共利益，從群眾的角度出發(fā)，為群眾解決問題，并引導(dǎo)群眾樹立正確的社會觀、價值觀。新公共服務(wù)理念的提出要求檔案管理要服務(wù)公共利益，提升檔案管理服務(wù)水平，加大檔案管理的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為公 民提供真實(shí)的可信賴的水利工程信息。

3.新公共服務(wù)理論下水利工程檔案管理存在的問題

3.1 水利工程檔案管理體制不健全

水利工程檔案管理行業(yè)起步晚，發(fā)展緩慢，自八十年代后，水利工程檔案管理慢慢受到重視，國家和地方政府針對水利檔案管理工作出臺了許多文件進(jìn)行規(guī)范化管理。但對比其他行業(yè)，水利工程檔案管理工作仍然缺乏科學(xué)、完整、系統(tǒng)可行的管理規(guī)章制度，無法高效率地對相關(guān)單位及工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范約束。水利工程檔案存放分散，文獻(xiàn)數(shù)據(jù)丟失遺漏現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，造成工程檔案資料殘缺不齊，質(zhì)量良莠不齊，為工程檔案的利用與評鑒帶來了阻礙。同時，水利工程檔案管理的定制與落實(shí)只有相關(guān)部門的參與，缺少與民眾的互動，未解決公民對水利工程檔案的實(shí)際需求。

3.2 水利工程檔案管理的重要性意識不充足

工程主管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)施工人員和檔案管理人員對水利工程檔案管理的重要性存在認(rèn)識不足的問題。工程主管領(lǐng)導(dǎo)在日常工作建設(shè)中，忽視了水利工程檔案的日常管理，導(dǎo)致檔案管理沒有專職人員負(fù)責(zé)，缺乏嚴(yán)格的層級管理。施工技術(shù)人員沒有及時記錄在施工過程中的新技術(shù)、新工藝，導(dǎo)致檔案管理人員無法及時進(jìn)行檔案備案。檔案管理人員只運(yùn)用傳統(tǒng)的手段去整理、收集和存檔，沒有質(zhì)疑處理的檔案的數(shù)據(jù)真實(shí)性，造成了很多檔案資料的缺失和疏漏，消減了檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

3.3 水利工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

大部分檔案管理人員并不是專門選拔，而是由建設(shè)單位臨時抽派。被抽派的檔案管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識和培訓(xùn)，不熟悉檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，管理業(yè)務(wù)水平能力偏低。并且，大多數(shù)檔案管理人員缺少水利建設(shè)專業(yè)知識，不熟悉工程建設(shè)的流程，無法判斷哪些資料有收集價值，不能做到科學(xué)準(zhǔn)確及時的進(jìn)行檔案資料分類。當(dāng)工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員需要查閱資料時，檔案管理人員不僅無法有導(dǎo)向性地提供文字、圖片、聲像材料，更不能利用存檔資料幫助工程建設(shè)創(chuàng)新。

3.4 水利工程檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程落后

隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的興起和水利工程建設(shè)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在很多的弊端，比如紙質(zhì)文件不容易保存極易損壞，需要專門的檔案管理室存檔，文獻(xiàn)搜索手續(xù)復(fù)雜且速度慢，保管維護(hù)工作量巨大。當(dāng)工程建設(shè)人員需要查閱檔案資源時，他們會放棄從檔案室調(diào)取資料而直接通過網(wǎng)絡(luò)查詢的方式尋找相關(guān)資源。水利工程檔案管理室缺少資金投入，不足以采購高端的電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備，無法為信息化、數(shù)字化建設(shè)提供底座基礎(chǔ)。新公共服務(wù)理論指出，政府服務(wù)部門應(yīng)該為公民提供豐富的產(chǎn)品資源和最大限度的提高產(chǎn)品的利用率?，F(xiàn)有傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)并不符合為公民服務(wù)，解決公民問題的理念，水利檔案數(shù)字化進(jìn)程落后問題亟待解決。

4.新公共服務(wù)理論下水利工程檔案管理服務(wù)改進(jìn)的措施

4.1 完善水利工程檔案管理工作制度

水利工程建設(shè)部門要結(jié)合檔案管理法律法規(guī)和工程建設(shè)管理?xiàng)l例，規(guī)范化管理水利工程檔案管理工作。水利建設(shè)工程主管領(lǐng)導(dǎo)需要落實(shí)檔案收集管理各個責(zé)任主體，實(shí)現(xiàn)專人專職，做到一級抓一級、層層抓落實(shí)。保證工程檔案資料能夠及時歸檔并合理保存。此外，水利工程檔案管理相關(guān)部門還可以加強(qiáng)與群眾的互動，引導(dǎo)群眾加入水利工程檔案監(jiān)督工作，公開不涉密資料，發(fā)揮公眾監(jiān)督價值，同時為水利事業(yè)發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

4.2 增強(qiáng)水利工程檔案管理的重要性意識

增強(qiáng)水利工程檔案管理的重要性意識需要抓三個方面：工程主管領(lǐng)導(dǎo)、施工技術(shù)人員、檔案管理人員。為了加強(qiáng)主管領(lǐng)導(dǎo)的重視，政府部門可以把水利工程建設(shè)建檔、升級工作列為先進(jìn)單位和領(lǐng)導(dǎo)政績考核條件。水利工程施工技術(shù)人員在根據(jù)不同的地理?xiàng)l件創(chuàng)造新技術(shù)、新工藝的同時需要及時詳細(xì)記錄在水利工程檔案中，使得水利工程檔案更具有歷史參考價值。同時，水利部門檔案管理人員要有高度的敬業(yè)精神，對于水利工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的收集和保存，要切實(shí)做到認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，確保不出現(xiàn)絲毫紕漏。水利建設(shè)相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)新公共服務(wù)理論重視群眾而不只是生產(chǎn)率，要思考如何利用相關(guān)信息、技術(shù)資源為群眾創(chuàng)造價值，解決問題。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

新公共服務(wù)理論中強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是人才而不是組織的效率，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，數(shù)字化進(jìn)程越來越快，水利工程檔案管理工作需要更多高學(xué)歷、高素質(zhì)的專業(yè)性人才，使得水利工程檔案管理工作能夠滿足水利工程建設(shè)的快速發(fā)展需求。第一，針對水利工程檔案部門都是通過各個部門借調(diào)而來的問題，水利工程檔案管理單位應(yīng)該重視人才的引進(jìn)，通過提高工資待遇、福利待遇吸引高技術(shù)人才。第二，檔案管理部門可以對工程檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，提升學(xué)歷，提高工作人員的綜合素質(zhì)。第三，還需要對檔案管理工作人員進(jìn)行服務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員在領(lǐng)導(dǎo)或者是工程技術(shù)人員在查閱資料時，能夠熱情、盡職的服務(wù)。

4.4 推進(jìn)水利工程檔案管理數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)在傳統(tǒng)的水利工程檔案管理工作主要是依靠紙質(zhì)檔案進(jìn)行，但是紙質(zhì)檔案不方便保存和查閱。而檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以解決紙質(zhì)檔案的缺陷，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息資源的社會共享，借閱和調(diào)檔不再受時間和空間的限制。首先，政府部門應(yīng)該提高對檔案管理部門的重視，為檔案管理部門設(shè)置專項(xiàng)資金用來采購高端的電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等到新技術(shù)把各種載體的水里檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息。其次，按照新公共服務(wù)理論的原則，以滿足公眾需求為目標(biāo)，檔案管理室可以將利用率高的水利工程檔案、能夠服務(wù)公眾的工程檔案數(shù)字化，更好的為公民提供方便、真實(shí)的水利工程檔案信息。

（作者單位：岳陽市水利局）