關于檔案開放與檔案信息安全管理的探討

陳少敏

【摘 要】檔案是重要的社會信息資源，具有特殊的信息價值。信息化條件下的電子檔案成為主要的社會信息方式，在檔案信息的開放利用中，檔案信息的安全顯得尤為重要，做到檔案開放與利用并重，確保檔案的安全，促進更好地開展檔案信息開放利用工作。

【關鍵詞】檔案開放;信息;安全管理

檔案是社會發展的產物，記錄著人類社會發展的足跡，是歷史延續并賦予我們的寶貴信息財富。確保檔案信息的安全情況下，做好檔案的開放利用是檔案管理工作的要求。當下檔案的開放和信息的安全管理面臨很多問題，新興的電子檔案的管理利用面臨的挑戰更加嚴峻。所以，加強檔案的開放利用與做好檔案信息的安全管理都顯得非常緊迫和必要。

一、目前檔案開放利用的現況

目前，為滿足社會檔案信息的需要，各級檔案管理部門加大了檔案對外開放的力度，檔案開放鑒定工作也有序開展，大量到達檔案開放年限，符合檔案開放條件的檔案已經面向社會公開利用。但是，在實際工作中受各方面條件和因素的影響，整個檔案信息資源的開放利用程度仍然不高，開放比例較低。據統計，就目前保存的檔案信息資源的開放比例不足所存檔案總數量的三分之一。主要原因，一是檔案鑒定開放工作開展不夠，未能對應當按規定進行開放的檔案及時進行鑒定，導致到期檔案無法向社會公開提供利用。二是現代信息化條件和環境下，網絡漏洞、網絡病毒、黑客和系統漏洞等不安全因素直接威脅著檔案管理軟硬件和系統的正常使用和運行。三是計算機條件下電子檔案管理更容易被非法傳輸和復制，甚至惡意刪除導致檔案信息的徹底消失，嚴重威脅著電子檔案的安全。四是管理技術和人才方面的限制，容易在檔案信息安全方面出現失誤，導致開放利用水平不高。

二、檔案開放與信息安全的重要性

檔案開放是發揮檔案價值作用和社會民眾對檔案信息需求的要求，是市場經濟發展的客觀規律。做好檔案開放利用工作，可以有效推動依法行政，助力科學決策，提升檔案社會影響力，推動社會文化和精神文明建設雙提升。不管是實體檔案還是電子檔案，它的存儲都需要一定的載體形式，這些檔案載體在管理過程中不可避免的會受到一些外界干擾影響，一旦檔案實體損毀或檔案信息丟失都將造成無可挽回的損失。特別是新形勢下的電子檔案管理，計算機網絡安全成為新的檔案管理形勢下的安全關注重點，這就需要更加重視檔案信息的安全管理，也增加了檔案安全管理的難度。所以，不管是從傳統檔案管理角度還是現代新型檔案管理要求，做好檔案的開放與信息安全管理防護都非常重要。

三、正確認識檔案開放與信息安全的關系

檔案管理的根本目的是，發揮自身價值為社會提供利用服務。滿足社會民眾的檔案利用需求，及時向社會開放檔案，可以更好地發揮檔案的價值，也讓檔案服務社會的公益性得以更好地體現。做好檔案開放工作要嚴格執行有關開放工作標準和規定，其中嚴格執行有關檔案信息安全管理規定顯得尤為重要。只有確保檔案信息的安全管理才能更加高效全面的提供利用服務，不能簡單地用保證檔案信息安全為借口，限制檔案的開放利用，也不能以更加方便的為民眾提供檔案開放利用，忽略了對檔案信息的安全管理。由于檔案的孤本性和不可逆性，在開放利用中一旦檔案實體和檔案信息遭到損毀，將給檔案資源安全管理造成巨大的損失，平衡好檔案開放與利用關系，是有效和長期發揮檔案信息資源價值的關鍵。

四、檔案安全保障措施及防范體系建設

（一）加強基礎安全建設。檔案門類不同，保管要求也不盡相同，如實體檔案的紙質、膠片、照片等載體材料要確保可靠性和穩定性，可實施分區保存，分別配置安全管理設備。檔案適宜在溫度是16-24度，相對濕度在45-60%的環境下安全存放，并且每晝夜溫濕度浮動不能過大。還要按照《檔案館建筑設計規范》的要求嚴格設計管理，確保紙質檔案不受溫濕度的影響而發生化學變化，損壞檔案的齊全完整。電子檔案管理要嚴格按照電子檔案安全管理規范，確保電子檔案的生成在安全的環境和可控的條件下生成，電子元數據也要真實可靠，還要確保檔案信息網絡的專用和各項技術運行的安全。

（二）健全完善規章制度。《檔案法》是檔案管理的根本依據，是其他檔案法律法規制定實施的總遵循。當前，大部分單位檔案安全制度還不夠完善和規范，除檔案保護和信息安全等方面的規定外，實體檔案的安全管理主要依靠于落實查閱利用制度和庫房“九防”措施來實現，嚴重影響了檔案信息的儲存和傳輸共享安全。這就非常有必要強化檔案安全管理制度建設，增強檔案管理人員的安全風險意識，還要落實好檔案管理應急預案制度，用制度保障檔案安全管理落實到位。

（三）增強安全技術防護能力。檔案利用過程中，加強對利用過程的監管，提升技術安全管理能力是確保檔案信息安全的關鍵要素。對存儲檔案信息的微機置于安全的管理環境之中，安裝并落實管理軟件和應用系統全面消殺毒措施，實施檔案信息數據異地異質備份，及時將檔案信息存儲于光盤、磁盤和服務器中，防止檔案信息受到損壞和基礎檔案數據的丟失。

（四）完善檔案安全管理體系。要建立檔案工作管理機制，明確檔案管理機構和網絡，形成檔案安全管理決策、安全管理實施的工作機制。要實施檔案安全管理長期規劃，明確具體目標，加強管理制度的執行和落實力度，切實保障檔案信息的安全。

（五）發揮電子檔案的管理利用優勢。電子檔案區別于紙質檔案，管理方面更加簡潔和安全，主要表現為：電子文件的管理環境對氣候和溫濕度的變化適應性較強，不容易被破壞;電子文件的使用可以采取設置進入口令和專門授權、加密技術、防火墻等技術措施限制非法和無關人員的利用，有效防止檔案數據丟失，保證檔案信息的安全。

五、結束語

信息化時代，檔案的開放利用已經成為社會的迫切要求。然而，利用過程中做好對檔案信息安全的管理也面臨很多挑戰，需要檔案管理人員采取切實可行的安全管理措施，完善檔案安全制度，促進檔案開放利用與管理信息安全管理的有效銜接，實現檔案開放與信息安全管理水平不斷提升。

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（作者單位：濰坊市技師學院）