淺析民辦高校檔案歸檔范圍中的問題

【摘 要】永久保存的檔案。

【關(guān)鍵詞】永久保存;最有價值;檢索;工作效率

在上一篇文章中，筆者分析和歸納了需要永久保存的所有黨群檔案和部分行政檔案。接下來，筆者再分析和歸納一下民辦高校各部門檔案歸檔范圍中需要永久保存的其他行政檔案、設(shè)備檔案、外事檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、教學(xué)檔案。

首先，學(xué)校的繼續(xù)教育學(xué)院有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上級機關(guān)有關(guān)繼續(xù)教育的文件，專門針對本院的，歸入保存永久的行政檔案;如果不是專門針對本院的、一般普法性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案;

二、學(xué)院與校外單位簽訂的合作辦學(xué)合同、協(xié)議等等;

三、學(xué)院以正式發(fā)文形成的與繼續(xù)教育有關(guān)系的文件，有具體文號，內(nèi)容一般包括繼續(xù)教育學(xué)院工作職責(zé)、崗位責(zé)任制度、機構(gòu)沿革材料、條例、規(guī)章制度、辦法、有關(guān)繼續(xù)教育的通知決定、請示報告、上級批復(fù)等等，歸入保存永久的行政檔案;

其次，圖書館和檔案室有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、年度工作計劃、工作發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)、重要的請示報告和批復(fù);

二、圖書館和檔案室指南、全宗介紹等匯編材料;

三、上級機關(guān)有關(guān)圖書館和檔案工作的指示、規(guī)定、條例等文件，如果是專門針對本學(xué)院的，歸入永久保存的行政檔案，如果是并非專門針對本學(xué)院的、一般普發(fā)性質(zhì)的、歸入保存30年的行政檔案。

四、學(xué)院以正式發(fā)文形式形成的與圖書館、檔案室有關(guān)系的文件，有具體文號，內(nèi)容一般包括學(xué)院關(guān)于圖書館和檔案室的規(guī)定、辦法、制度、通知、會議記錄、工作職責(zé)、崗位責(zé)任制度、機構(gòu)沿革、大事記等材料;

再次，學(xué)院保衛(wèi)處有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上級機關(guān)有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件，如果是專門針對本學(xué)院，列入保存永久的行政檔案，如果是并非針對本學(xué)院，一般普發(fā)性質(zhì)的，列入保存30年的行政檔案;

二、如果學(xué)院用正式發(fā)文形式形成的與安全保衛(wèi)有關(guān)的文件，有像嘉南院保[XX]XX號的具體文號，歸入保存永久的行政檔案;

再次，學(xué)院后勤服務(wù)處有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、本部門的工作計劃、工作總結(jié)、報告和批復(fù)、協(xié)議;

二、學(xué)院大宗物資采購制度、采購合同、協(xié)議、物資統(tǒng)計年報表;

三、學(xué)院每年與其他單位（政府機關(guān)、事業(yè)單位、公司企業(yè)）、個人簽訂的所有合同協(xié)議;

四、有關(guān)學(xué)院水、氣、電、通訊各種管道線路布置圖和說明材料;

五、本部門的規(guī)章制度、工作職責(zé)、崗位責(zé)任制度、機構(gòu)沿革、大事記等材料;

六、學(xué)院的土地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證書;

七、本院校園地界變化、房屋拆遷工作的請示報告、批復(fù)、簽訂的合同協(xié)議書等有關(guān)材料;

八、反映本學(xué)院房屋建筑基本歷史面貌的文件;

九、學(xué)院處理房地產(chǎn)權(quán)益糾紛的工作中形成的文字材料、憑證、處理結(jié)果（包含法院判決書）、換購住房的材料;

十、學(xué)院各類房產(chǎn)房源變動情況清單;

十一、學(xué)院關(guān)于管理房屋的工作的各項管理辦法、規(guī)定、條例;

十二、學(xué)院關(guān)于管理、維修、改建房屋的工作和各項費用的規(guī)定等材料;

十三、學(xué)院關(guān)于維修水電通訊、修繕房屋、管理校園、綠化校園、保護環(huán)境、交通、服務(wù)接待等方面的規(guī)定、通知等材料;

十四、上級關(guān)于管理國有資產(chǎn)的規(guī)定，如果是如果是專門針對本學(xué)院，列入保存永久的行政檔案，如果是并非針對本學(xué)院，一般普發(fā)性質(zhì)的，列入保存30年的行政檔案;

十五、學(xué)院立項評估國有資產(chǎn)、本校資產(chǎn)的請示和批復(fù);

十六、學(xué)院召開各類國有資產(chǎn)會議的紀(jì)要;

十七學(xué)院管理國有資產(chǎn)的工作各類報表;

說明：凡是學(xué)院用正式發(fā)文形式形成的與后勤工作有關(guān)的文件，有像嘉南院總字[XX]XX號這樣的具體文號，列入永久保存的行政檔案。

再次，附屬于后勤處的招投標(biāo)中心有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上級關(guān)于招投標(biāo)中心工作的規(guī)定、通知、管理辦法等，如果是如果是專門針對本學(xué)院，列入保存永久的行政檔案，如果是并非針對本學(xué)院，一般普發(fā)性質(zhì)的，列入保存30年的行政檔案;

二、學(xué)院有關(guān)采購工作的重要通知、規(guī)定、請示、報告、批復(fù);

三、本中心工作計劃、工作總結(jié)、工作職責(zé)、重要會議紀(jì)要;

四、本中心購買十萬元以上的機器設(shè)備的計劃、申請表、可行性論證、審批報告、采購公告、采購文件;

五、招標(biāo)項目的報告、審批文件;

六、招標(biāo)項目的評標(biāo)小組組成成員名單、評委簽名;

七、評標(biāo)的依據(jù)性材料;

八、招標(biāo)項目的供應(yīng)商及供應(yīng)商的簽名;

九、招標(biāo)項目中中標(biāo)確認(rèn)報告書、簽約通知書;

十、招標(biāo)項目中的中標(biāo)商的投標(biāo)書正本;

十一、招標(biāo)項目中相關(guān)的其他文件附件;

說明：凡是學(xué)院用正式發(fā)文形式形成的與招投標(biāo)工作有關(guān)的文件，有像嘉南招標(biāo)[XX]XX號這樣的具體文號，列入永久保存的行政檔案。

再次，附屬于后勤處的設(shè)備管理處有自己的設(shè)備檔案（分類號SB），下列材料需要永久保存——

一、全院固定資產(chǎn)年度統(tǒng)計表（分類號SB11）;

二、上級關(guān)于管理機器設(shè)備工作的規(guī)定、通知（分類號SB11），如果是專門針對本學(xué)院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果不是專門針對本學(xué)院的、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

三、本院實驗設(shè)備處工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要（分類號SB11）;

四、本院購買貴重設(shè)備的計劃、報告、經(jīng)費分配方案（分類號SB11）;

五、本院移交機器設(shè)備的清冊、報廢調(diào)撥機器設(shè)備的報告和批復(fù)（分類號SB11）;

六、本院關(guān)于機器設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計材料（分類號SB11）;

七、本院管理物資工作的有關(guān)規(guī)定和制度（分類號SB11）;

八、有關(guān)管理統(tǒng)配物資、固定物資、專控物資管理方面的材料（分類號SB11）;

九、機器設(shè)備的申購報告、論證報告、上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)（分類號SB11）;

十、購買機器設(shè)備的合同（復(fù)印件也可以）和會談紀(jì)要（分類號SB11）;

十一、機器設(shè)備的開箱記錄和裝箱單（分類號SB12）;

十二、機器設(shè)備的驗收報告和文件材料;

十三、關(guān)于機器設(shè)備的索賠來往函件赫爾結(jié)果文件;

十四、機器設(shè)備的使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷書）;

十五、機器設(shè)備的重大事故的調(diào)查分析和處理意見;

十六、機器設(shè)備的技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料;

說明：如果學(xué)院用正式發(fā)文形式形成與設(shè)備管理有關(guān)的文件，有具體文號，列入本年度保存永久的行政檔案。

再次，學(xué)院外事處有自己的外事檔案（分類號WS），下列材料需要永久保存——

一、本院外事工作年度計劃統(tǒng)計報表;

二、由本院單獨組團或者學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)帶團出訪、考察、參加會議的報告和批件、代表團名單、出訪計劃、總結(jié)、照片等等;

三、外籍教師專家學(xué)者在本學(xué)院講學(xué)的材料;

四、上級關(guān)于外事工作的通知、規(guī)定、辦法等文件，如果是專門針對本學(xué)院的，歸入永久保存的行政檔案（分類號XZ11），如果不是專門針對本學(xué)院的、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

說明：如果學(xué)院用正式發(fā)文形式形成與外事工作有關(guān)的文件，具有正式文號，列入本年度保存永久的行政檔案。

再次，學(xué)院留存的學(xué)生個人檔案，同樣屬于需要永久保存的檔案（分類號XS）。一整套學(xué)生的個人檔案來自三個部門：新生名冊和入學(xué)體檢表來自后勤服務(wù)處;畢業(yè)生名冊和成績單來自教務(wù)處;畢業(yè)生信息登記表和就業(yè)協(xié)議書來自就業(yè)辦公室。

再次，學(xué)院科技產(chǎn)業(yè)處有自己的科研檔案（分類號KY），下列材料需要永久保存——

一、學(xué)院科研工作計劃、工作總結(jié)、工作統(tǒng)計年度報表（分類號KY11）;

二、國家、省級、市級科技部門召開的重要的科技會議上的材料，如果是本學(xué)院的發(fā)言交流材料，歸入保存永久的科研檔案（分類號KY11），如果是一般需要長期貫徹執(zhí)行的材料，歸入保存30年的科研檔案;

三、本學(xué)院有關(guān)科研工作的重要決定、規(guī)定、管理辦法（分類號KY11）;

四、本學(xué)院有關(guān)科研工作的請示報告和有關(guān)批復(fù)（分類號KY11）;

五、上級單位有關(guān)學(xué)校科研工作的條例、規(guī)定、重要批示等等文件，如果是專門針對本學(xué)院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學(xué)院的、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

六、科研準(zhǔn)備階段的任務(wù)書、合同、協(xié)議書（分類號KY12）;

七、科研成果獲獎證件將比如獎狀、獎?wù)隆⒆C書等原件（分類號KY12）;

說明：學(xué)院用正式發(fā)文形式形成的與科研有關(guān)系的文件，有具體文號，例如有嘉南科[XX]XX號之類的文號，一律歸入本年度保存永久的學(xué)院行政檔案。

再次，各個分院和基礎(chǔ)教學(xué)部有自己的教學(xué)檔案（分類號JY），下列材料需要永久保存——

一、本部門在教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、設(shè)定專業(yè)學(xué)制等方面的請示和意見（分類號JY11）;

二、學(xué)生成績匯總表（包括成績一覽表、課程成績報表、補考成績登記表、四六級英語和其他必修外語考試成績、專科英語能力考試成績、計算機等級考試成績等等）、選修第二專業(yè)學(xué)位各個課程成績一覽表（分類號JX14）;

三、新生教學(xué)檢查、課程教學(xué)計劃、課程教學(xué)總結(jié)、實施方案、課程教學(xué)大綱、實習(xí)大綱、畢業(yè)論文設(shè)計指導(dǎo)等教學(xué)環(huán)節(jié)和實踐性環(huán)節(jié)形成的材料（分類號JX15）;

說明：學(xué)院各個分院和基礎(chǔ)教學(xué)部用正式發(fā)文形式形成的教學(xué)檔案，擁有像嘉南教[XX]XX號這樣的具體文號的，歸入永久保存的行政檔案。

再次，學(xué)院教務(wù)處有自己的教學(xué)檔案（分類號JY），下列材料需要永久保存——

一、教學(xué)督導(dǎo)工作計劃、工作總結(jié)、重要材料（分類號JY11）;

二、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的運行評價匯總（分類號JY11）;

三、上級單位有關(guān)教學(xué)督導(dǎo)的文件材料，如果是專門針對本學(xué)院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學(xué)院的、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

四、各種教學(xué)工作統(tǒng)計報表（包括各班人數(shù)表、班主任名單）;

五、上級單位有關(guān)教學(xué)改革、發(fā)展規(guī)劃、學(xué)制、教學(xué)管理、學(xué)籍管理、課程建設(shè)、使用教材等方面的指示規(guī)定、重要通知、批復(fù)，如果是專門針對本學(xué)院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學(xué)院的、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

六、學(xué)院教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法（分類號XZ11）;

七、設(shè)計重點學(xué)科、專業(yè)的文件材料（分類號JX12）;

八、學(xué)院關(guān)于設(shè)置調(diào)整專業(yè)的申報材料和上級的批復(fù)（分類號JX12）;

九、學(xué)院建設(shè)學(xué)科專業(yè)的統(tǒng)計報表（分類號JX12）;

十、學(xué)生成績總冊、在校學(xué)生名冊（分類號JX14）;

十一、各個專業(yè)教學(xué)計劃和教學(xué)大綱（分類號JX15）;

說明：教務(wù)處用正式發(fā)文形式形成的文件，有像嘉南教[XX]XX號這樣的具體文號的，內(nèi)容包括教務(wù)處工作計劃和總結(jié)、工作職責(zé)、崗位責(zé)任制度、機構(gòu)沿革、大事記、學(xué)院對于各部門教學(xué)工作的批復(fù)等等，歸入永久保存的行政檔案。

再次，學(xué)院學(xué)生處有自己的學(xué)生工作檔案（分類號JX），下列材料需要永久保存——

一、嘉興南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院新生手冊（分類號JY11）;

二、全院輔導(dǎo)員名單（分類號JY11）;

三、上級單位有關(guān)學(xué)生工作、學(xué)生待遇的文件比如規(guī)定、條例、通知，如果是專門針對本學(xué)院的歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學(xué)院的、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

四.學(xué)院先進班級、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀學(xué)生、獎學(xué)金的名單和材料（分類號JX14）;

五、學(xué)院獎學(xué)金、助學(xué)金貸款條例和償還的辦法（分類號JX14）;

再次，學(xué)院招生辦公室有自己的教學(xué)檔案（分類號JX13），下列材料需要永久保存——

一、上級單位有關(guān)招生工作的重要文件，如果是專門針對本學(xué)院的歸入保存永久的行政檔案，如果并非是專門針對本學(xué)院、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案;

二、招生計劃、生源計劃、重要報告、上級批復(fù)、工作總結(jié);

三、新生錄取材料和錄取名單;

說明：學(xué)院用正式發(fā)文形式形成的與招生工作有關(guān)的文件，有具體文號，歸入保存永久的行政檔案。

再次，學(xué)院就業(yè)辦公室有自己的教學(xué)檔案（分類號JX16），下列材料需要永久保存——

一、畢業(yè)生名冊;

二、畢業(yè)生派遣方案、排遣報道證存根、領(lǐng)取簽收;

三、歷屆畢業(yè)生畢業(yè)留念照片;

四、上級單位有關(guān)畢業(yè)生就業(yè)工作的重要文件，如果是專門針對本學(xué)院的歸入保存永久的行政檔案，如果并非是專門針對本學(xué)院、一般普發(fā)性質(zhì)的，歸入保存30年的行政檔案;

說明：學(xué)院用正式發(fā)文形式形成的與畢業(yè)生就業(yè)工作有關(guān)的文件，有具體文號，歸入保存永久的行政檔案。

綜上所述，永久保存的檔案是高校檔案中最重要最有價值的部分。作為檔案管理人員，不可隨意縮小擴大這類檔案的范圍。筆者按照高校檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，歸納和總結(jié)了零星散布在各個種類的檔案中所有保存永久的檔案。在這樣的基礎(chǔ)上，作為檔案管理人員，可以快速準(zhǔn)確的從各類檔案中檢索出需要永久保存的檔案，可以大大提高整理檔案的工作效率。

作者簡介：

蔣斯茵，1979年2月12日出生，女，漢族，上海市，本科，助理館員，研究方向：行政管理。

（作者單位：上海交通大學(xué)嘉興南洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院）