事業單位檔案管理信息化建設問題

李晨

一、前言

在事業單位持續發展的情況下，其所積累的信息資源也變得越來越多，這既為事業單位的持續發展提供了機遇，同時也給事業單位提出了挑戰，毫無疑問傳統的檔案管理工作內容與工作體系、工作方式都已經無法滿足事業單位持續發展的需求，這也在一定程度上影響了檔案管理的創新，不利于發揮其作用，所以事業單位的管理者應該從多個角度加強檔案管理信息化建設，不僅僅需要明確檔案管理信息化建設的重要性，同時還需要在日常的管理過程中有意識到的注意一些細節，發現目前檔案管理存在著的問題，并以問題為基礎制定具體的對策并保證其可行性，提升檔案管理信息化建設的合理程度，發揮檔案管理為事業單位持續發展所起到的作用。據此，本文對相關問題進行分析，具有較強的現實意義。

二、事業單位檔案管理信息化建設的重要作用

（一）事業單位檔案管理信息化建設能降低空間占有率

想要對整體問題進行分析，就必須要在一定程度上明確事業單位檔案管理信息化建設的重要作用。事業單位開展檔案管理信息化建設工作能夠更好的提升檔案管理效率，保證檔案管理質量，傳統的檔案管理模式主要以管理紙質媒介為主，存在著很多的問題，同時也不夠方便，無法滿足檔案管理工作的發展需求，而實施檔案管理信息化建設則可以將檔案管理的方式從傳統轉變為電子文件管理模式，進而在降低空間占有率的基礎上促進檔案管理工作效率的提升。

（二）事業單位檔案管理信息化建設能優化檔案信息搜索流程

事業單位對檔案管理信息化建設工作的開展有利于對檔案信息進行搜索，在傳統的檔案管理模式下，想要對資料進行查閱并不方便，整體的操作流程較為繁瑣，而在實施檔案管理信息化建設工作后，只需要通過相關系統輸入關鍵詞就可以找到具體內容，不僅僅提升了工作效率，同時也節省了時間，保證了信息的準確度。

三、事業單位檔案管理信息化建設的基本特點

（一）事業單位檔案管理信息化建設具備數字化的特點

信息化建設十分重要，信息化建設十分必要，對于事業單位來說，在檔案管理工作中融入信息化因素是重中之重，但只有明確檔案管理信息化建設的基本特點，才能夠真正的發揮其作用，詮釋其價值。以往的檔案管理方式主要就是紙質檔案，對資料的查詢會耗費大量的時間和人力，而信息化檔案管理則可以通過信息化技術對紙質檔案中的信息進行轉化，使其成為數字化的信息，通過電腦等設備登錄數據信息平臺就可以對信息進行歸納、整理、查閱，十分方便，由此可見事業單位檔案管理信息化建設具備數字化的特點，相關人員也必須要對這一特點進行明確。

（二）事業單位檔案管理信息化建設具備信息化的特點

檔案管理信息化建設的基礎在于通過網絡對相關的檔案信息資料進行傳輸，這也使得事業單位檔案管理信息化建設具備了信息化的特點，在檔案管理信息化建設的過程中，通過信息化網絡可以實現數據收集與傳輸的功能，由于互聯網是檔案管理中對信息化技術進行應用的基礎，所以網絡成為了實現檔案管理信息化建設的主要因素。

（三）事業單位檔案管理信息化建設具備智能化的特點

近幾年來，隨著我國經濟的發展，社會的進步，科學技術及相關的智能化技術也漸漸的融入到了人們的日常生活當中，而在事業單位開展檔案管理信息化建設工作時就可以發揮智能技術的作用。信息化檔案管理需要在檔案資料的搜索過程中發揮自身的作用，詮釋自身的價值，所以應用智能化技術可以讓檔案管理工作變得更加方便，因為其具備智能化的特點，因此可以對檔案信息的獲取時間進行縮短，進而提升檔案管理的具體效率。

四、事業單位檔案管理信息化建設的問題

（一） 事業單位檔案管理信息化制度不夠完善

從事業單位檔案管理信息化建設存在的具體問題來看，檔案管理信息化制度不夠完善是不能不提地。在實際情況中，很多事業單位在實際工作過程中都得過且過，沒有針對檔案管理工作目前存在著的問題進行分析，也沒有樹立良好的工作態度與意識，所以在進行檔案管理信息化建設時也沒有對其進行過多的關注，在建設的過程中很多單位都沒能夠對自身的發展情況進行掌握，導致檔案管理信息化建設的制度無法滿足自身的發展需求，繼而影響到了檔案管理信息化建設工作的開展。除此之外，部分事業單位的檔案管理信息化制度較為完善，但是相關管理人員卻并沒有對這些制度進行合理的落實，僅僅是空喊口號，搞形式主義，缺乏可行性，在開展具體的工作時沒有對工作人員的具體責任進行明確，導致工作人員在進行工作時不能夠真正詮釋自身存在著的價值，使檔案管理信息化建設工作遲遲無法得到真正的開展，信息化技術并沒有真正的融入到檔案管理的過程當中。

（二）事業單位檔案管理信息化建設的軟硬件設施水平較低

事業單位檔案管理信息化建設需要一定的軟硬件設施，但目前大多數事業單位的軟硬件設施水平都較低，之所以會如此，主要是因為事業單位沒有真正的意識到檔案管理信息化建設的重要性以及必要性，雖然部分管理者根據相關的條例在紙面上開展了檔案管理信息化建設工作，但由于受到了相關因素的制約，事業單位在基礎設施方面遲遲無法得到完善，這也直接阻礙了檔案管理信息化的建設進度。

事業單位領導只關注具體的業績，忽視了檔案管理信息化建設工作，很多時候僅僅是為了應付相關部門的檢查才象征性的開展檔案管理信息化建設工作，沒有加強投入，這也對檔案管理工作的開展產生了一定的影響，另外，相關財政部門在進行撥款時也沒有真正的考慮到事業單位檔案管理信息化建設的具體項目，導致資金往往會出現不足的情況，另有一些地區的經濟水平本就較低，根本無力在檔案管理信息化建設的過程中對其進行完善，在開展工作時，檔案管理工作人員只能夠應用較差的設備，這也影響了檔案管理信息化工作的效率。