規范學校檔案管理工作的策略分析

彭巧燕

摘 要：本文將簡單介紹規范學校檔案管理工作的重要意義，分析當下檔案管理中存在的各種問題，并從人員培訓、管理體系及信息化發展等方面，就相應對策展開探討。

關鍵詞：學校檔案管理 規范 策略

中圖分類號：G472.4文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-0-01

在信息化時代背景下，學校檔案管理迎來了全新機遇和挑戰，現有管理模式暴露出了不少缺陷和不足，已經無法滿足實際需求，必須盡快采取合理措施對其進行優化和規范。只有如此，才能充分發揮檔案管理作用，為學校正常運行、教學水平提升以及長遠發展提供重要支持和保障。

一、規范學校檔案管理工作的重要意義

檔案管理是學校管理工作的一部分，故而其直接影響到學校管理水平。隨著信息化時代的到來，檔案管理水平能夠在信息技術、互聯網、大數據、云技術等的共同支持下得以飛速提升，而對相應的檔案管理工作加以規范，則能夠有效保障管理水平提升。而學校檔案不僅僅是反映學校運行發展情況的資料，更是反映學校在行政、教學、管理、發展方向等方面的不足的依據，規范檔案管理能夠更加有效地挖掘檔案信息，為學校運行發展的全面優化和完善提供支持，促進學校管理水平提升。而且隨著現代教育的逐步完善，教育界的競爭更加激烈，學校資質評估也逐漸成為學校運行管理所重點考慮的部分，而規范化、高水平的檔案管理，則能為相應的資質評估提供規范化的基礎內容，有利于學校資質評估。

二、學校檔案管理中的問題分析

1.檔案管理人員綜合素養偏低

對檔案管理而言，管理質量和效率直接受管理人員綜合素養影響，但是當前學校檔案管理人員的素養明顯難以滿足實際需求。一方面，很多管理人員都不重視檔案管理，對檔案管理的認知存在一定偏差，認為只需要將數據資料準備好并進行妥善保管即可，重視程度不夠;另一方面，檔案管理人員自身專業知識水平不高，專業技能掌握不熟練，專業能力較差。在管理人員綜合素養不高的情況下，學校檔案管理水平始終難以得到有效提升。

2.檔案管理制度不完善且管理要求不高

學校檔案管理要想實現規范化，必然需要科學、完善的制度體系做基礎。不過目前相關制度并不完善，對管理權責的劃分不夠明確，管理流程未得以確定，同時管理要求相對較低。尤其是監督制度的不完善，使得檔案管理中的各種缺陷和不足無法得到有效發現和改善，嚴重影響整體管理水平提升。

3.信息化進程受阻且檔案利用率過低

信息化時代的到來，學校雖然在進行相應的檔案信息化管理改革，但是受多方面因素影響，信息化進程受到了不小阻礙。學校資金較為有限，基礎設施設備不完善，整體信息技術水平偏低，專業人才較為缺乏，紙質檔案資料多且轉化速度慢等原因的存在，都導致檔案管理信息化進程受阻。另外學校對檔案的利用率較低，不注重檔案信息挖掘，不能完全發揮檔案作用。

三、規范學校檔案管理工作的策略

1.落實檔案管理人員培訓

要想規范學校檔案管理工作，首先應當從人員方面入手。只有確保檔案管理人員綜合素養足夠高，他們才能有效支持規范化的管理工作進行和開展，否則再完好的制度也難以保障實際工作效果。對此，學校必須對檔案管理加以重視，要求管理人員認真做好本職工作，同時積極落實針對檔案管理人員的培訓管理工作。從專業知識、專業技能、工作經驗、信息技術、創新管理、職業道德等方面對檔案管理人員綜合素養提出指標化要求，并通過指標考核的方式對管理人員綜合素養加以考核，根據考核結果針對性地制定培訓方案，規劃好短、中、長期培訓目標，務必要確保檔案管理人員能夠在短時間內快速成長并勝任工作崗位。同時還要加強人員管理，及時發現檔案管理人員在工作中存在的問題并加以糾正，引導管理人員做好本職工作，為檔案管理工作的規范化開展創造良好基礎。

2.全面完善檔案管理體系

規范化的檔案管理必然離不開完善的管理體系支持，學校應當積極探索相應的體系構建及完善路徑。首先要完善管理制度，以管理目標和要求為基礎，針對檔案管理全過程構建全方位的管理制度。積極借鑒先進經驗，同時針對現有制度的不足之處進行優化，不斷促使管理制度各方面得以優化，提升制度整體科學性、合理性與有效性。從檔案材料的搜集與整理，到檔案的錄入與儲存，再到檔案的調用和信息挖掘，都需要構建對應的管理制度，而管理人員則必須嚴格按照制度要求執行，不得出現隨意違規操作的情況。而且在信息化背景下，一定要針對信息化管理需求盡快完善相應的管理制度，為信息化進程的快速推進保駕護航。另外應當重視監管評價制度的完善與落實。根據檔案管理目標與需求，針對管理工作制定相應的監管評價制度，真實反映檔案工作開展情況，及時發現其中的不足并加以改善。

3.大力發展檔案信息化管理模式

信息化浪潮下學校檔案管理必然會逐步實現信息化，而信息化的檔案管理尚處于發展階段，尚不成熟，必然需要通過不斷探索與優化來實現其規范化。學校應當準確意識到信息化發展趨勢的必然性，積極投入足夠資源支持信息基礎建設，創造良好的基礎條件。同時建設統一的信息化管理平臺，基于現有管理制度探索信息化管理制度的構建方向，積極落實紙質檔案信息化轉化工作，重視信息技術人才培養，明確信息化管理流程和標準，提高檔案管理人員信息技術水平，全方位規范學校檔案信息化管理。更為重要的是，在信息化管理模式下學校應當積極挖掘檔案信息價值，不斷提升檔案利用水平，讓檔案能夠成為指導學校運行發展的重要依據。

結語

綜上可知，規范學校檔案管理工作有利于學校管理水平提升，并為學校良好運行及長效發展提供重要支持。學校應當充分意識到檔案管理的重要性，全面分析并發現當下檔案管理中存在的不足，準確把握信息化浪潮下的檔案管理發展趨勢，從而采取合理措施推動檔案管理工作的規范化發展，促進管理水平不斷提升。

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