推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化探析

劉冉冉

摘 要：檔案管理工作的開展對于整個機關事業單位的持續發展有著重大影響以及重要意義，其不僅正面體現著領導的管理能力，而且會直接影響機關事業單位的進展和運行。因此，機關事業單位的檔案管理人員必須堅持規范化、標準化的檔案管理原則，不斷深化落實信息化手段與自身檔案管理事宜的融合，提升信息檔案管理的現代化水平。基于此，筆者依照自己多年的工作心得寫下本文，將從多維度闡述機關事業單位檔案管理規范化、標準化建設的途徑，希望對機關事業單位的良性發展有所幫助。

關鍵詞：機關事業單位 檔案管理 規范化 標準化

中圖分類號：D630.1;G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

引言

近些年來，各大機關事業單位紛紛就檔案管理工作展開無紙化、電子化改革。但是，受到技術因素和管理水平的限制，部分機關事業單位還仍舊存在管理滯后、科學化水平低等實質性問題，導致檔案管理僅能算是差強人意。隨著信息量的激增，機關事業單位的檔案管理工作難度將會進一步增加。因此，相關工作人員必須想方設法，早日推行規范標準的檔案管理，為機關事業單位的進一步發展注入競爭力。

一、提高標準化檔案管理意識

各單位在進行檔案管理工作規范化標準化建設的規劃時，規范化標準化管理模式的制定是基準點。因此，機關事業單位中的相應負責人員應該加大對新時期的管理工作的認知，不要把這項工作看作是一個簡單的工具的角色，而應該把這作為一項藝術。客觀來說，檔案管理人員應該在大量的工作中總結經驗，合理利用已有的經驗和技術對檔案服務材料進行健全完善。尤其是在提取和應用檔案數據信息的過程中，相關檔案管理人員可以適當引進先進的檔案管理軟件，提高電子化建設意識，同時還要盡可能保證檔案服務的價值能夠被充分發揮。因此，這也就要求檔案管理人員以嚴謹負責的責任意識找準檔案管理的目標位置，以嫻熟牢靠的技術對檔案進行精準查詢，確保檔案管理工作的各方面效率得以滿足機關事業單位的運行需求，保障機關事業單位的長足進步。

二、健全規范化檔案管理體系

檔案管理工作的質量和效率直接關乎著機關事業單位各項事物的運行效率，間接影響廣大人民群眾的切身利益。是以，相關工作人員應該早日將規范化檔案管理體系的構建提上日程，打造可以支持檔案管理人員高效率展開相應工作的檔案管理系統。因此，機關事業單位應該組織檔案管理的一線人員集中學習行業的相關要求準則以及先進的互聯網技術，對每一名工作人員的職責分工進行精細化管理，早日達成紙質檔案向電子檔案的轉化，提高檔案管理的有效性和安全性。由于規范化檔案管理體系的構建需要用到先進的信息技術，因而機關事業單位的領導層人員可以酌情而定，適當提升對檔案信息管理系統的資金支持力度，盡可能壓縮健全規范化檔案管理體系的周期。除此以外，這項工作還講求實效性和動態性，因此，相關工作人員可以結合實際情況采用大數據技術來篩選檔案信息，為規范化的檔案管理體系賦予動態化監測職能，實現對機關事業單位內部檔案的全面掌握。最后，機關事業單位應該針對人員的崗位職責制定嚴謹的責任追究制度，確保檔案管理系統建設、檔案管理工作開展的各項細節能夠得到有效落實，避免在推動其規范化標準化進程的過程中出現推卸責任的問題，提升部門人員的責任心。

三、升級現代化檔案管理模式

近些年來，機關事業單位的工作任務愈加繁重，在工作過程中應用到數據信息的頻率愈加頻繁，多項工作的實施中都可能涉及到對檔案數據的分析和研究。面對全新的工作發展態勢，以往的紙質檔案管理方式顯然難以達到機關事業單位發展的新需要。因此，檔案管理工作人員應該協同專業技術人員創新檔案管理模式，來提升檔案管理效率。在實際的工作過程中，機關事業單位的檔案不僅數量上繁多，種類上也令人眼花繚亂，所以，只有借助先進的工作模式，工作人員在開展相應工作的過程中才能有章可循、有據可依。比如說，檔案管理人員日常必備的檔案維護工作就使保證病毒查殺、數字化掃描等各個環節都落實到位，切實保障各類檔案的安全性和保密性。尤其是在對一些十分重要的檔案資料進行管理時，必須要對其進行備份。所以說，檔案管理部門的人員必須嚴格遵循國家法律法規以及機關事業單位章程的具體要求，一絲不茍的做好各項檔案查詢與管理工作，在不斷的探究摸索中，逐漸形成全新的標準化規范化檔案管理模式。

四、完善信息化檔案管理流程

在推動檔案管理工作標準化規范化建設的進程中，相關人員必須將信息化管理理念和信息化技術滲透到整個管理流程中。首先，在案卷普查階段，檔案管理人員應該有一雙火眼金睛，定期清理價值不高、制作粗糙的檔案，避免資源的浪費。同時，對于價值較高、對事業發展具有重要意義的檔案要進行強化管理，并對不同部門、不同性質、不同種類的檔案進行分類整理，提高檔案管理的實效性。其次，檔案管理涉及到重組檔案的環節。因此，檔案管理人員應該借助大數據技術分析檔案間的內在聯系，而后對檔案加以重新組合。尤其是對于一些缺乏目錄和頁碼的檔案，檔案管理人員更要高度重視，確保檔案在重組之后完全符合國家和相關部門的要求標準，并大范圍地解放檔案室的場地。最后，由于各大機關事業單位正在不斷推動紙質檔案管理向電子檔案管理的進程，因而檔案管理人員應該對檔案的分類號進行重新編碼管理，提高計算機檢索識別的精確度。除此以外，對檔案的精準分類將會大幅度提升計算機的檢索效率，相關負責人員應該著重檢查檔案的前后標引是否一致，對不合理的部分進行及時修正。

結語

綜上所述，機關事業單位檔案管理的改革正處于進行時，在改革的關鍵時期，檔案管理人員必須遵循標準化、規范化的大方向，加大信息化技術在該項工作中的使用力度，制定更加科學有效的管理模式和管理體系，確保檔案管理工作能滿足實際需求。

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