電力企業檔案數字化質量及安全保障探析

任曉梅 王璟

摘 要：在新的歷史條件下，檔案數字化成為電力企業檔案管理的一大重要發展趨勢，這對提升檔案管理效率、增強檔案利用率有積極作用。與此同時，如何保障檔案數字化質量及安全，成為電力企業檔案管理面臨的關鍵問題。本文簡單闡述了電力企業檔案數字化的意義，重點討論了相應的質量控制與安全保障措施，以供參考。

關鍵詞：電力企業 檔案數字化 質量 安全

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

電力企業檔案具體包括電力工程項目信息、人資管理信息、資產管理信息等，這些信息能夠為企業自身的發展提供有力的信息支持。傳統管理模式下，檔案基本都是紙質的，常會發生遺失、損毀等問題。信息化時代，檔案逐漸走向數字化，傳統管理問題得到有效改善，但新的問題又開始出現，尤其是檔案數字化的質量與安全問題，已經成為當前電力企業檔案管理中要解決的關鍵問題。對于電力企業而言，只有保障好檔案數字化的質量與安全，才能夠發揮檔案優勢，使其更好地服務于自身發展。

一、電力企業檔案數字化的意義

所謂檔案數字化，就是通過掃描、拍攝等技術手段將已收集好的檔案資料從紙質轉變為數字化，以網絡為依托，借助計算機軟件對其進行有效管理。與傳統管理相比，檔案數字化管理具有明顯優勢。一，可減少管理成本。電力企業每天都會產生海量的數據信息，在對其進行歸檔整合與存儲的過程中，需要花費大量的資源。數字化后的檔案無需占用較多的儲存空間，當有檔案調用需求時，只要借助計算機軟件進行查詢即可，也不需要設專人專崗進行查找，這就減少了企業在人力與資金上的成本支出。二，可提升辦公效率。電力企業辦公中，有時需要以檔案作為工作指導。但紙質檔案查詢過程繁瑣，還會出現檔案遺失、損毀的情況，這就給辦公增加了難度。檔案數字化后，辦公只需借助計算機軟件進行檔案查詢，不會花費太多時間，這就促進了辦公效率的提升。三，可解決傳統檔案管理問題。傳統管理模式下，檔案基本為紙質，對儲存環境的要求較高，稍有不慎，就會出現紙張殘缺、字跡退化、被火燒掉、潮濕毀壞等問題。檔案數字化后，紙質檔案通過掃描、拍攝等技術手段被轉化為電子版存檔，傳統檔案管理問題被有效規避。因此，電力企業檔案數字化具有重要意義。

二、電氣企業檔案數字化質量控制措施

1.合理制定數字化方案

數字化方案是檔案數字化工作的重要指導，直接影響其工作質量。因此，電力企業有必要合理制定數字化方案。在此過程中，充分把握怎樣實現數字化、應用什么技術數字化、通過什么流程完成數字化、如何進行操作等重要問題，排除影響檔案數字化質量的風險因素，從而提升方案的合理性，為檔案數字化工作的開展創造良好條件。

2.科學選擇數字化軟件

數字化軟件是管理數字化后的檔案的重要工具，不同的軟件功能各異，適用于不同的應用場景。與企業發展相適應的數字化軟件，不僅能夠為檔案管理工作提供有力的技術支撐，也有降低管理成本、提升工作效能的作用。所以，筆者認為電力企業應當科學選擇數字化軟件。在此過程中，深入分析自身發展模式與特點，明確自身具體適合什么樣的數字化軟件。選擇好軟件之后，以國家標準為參考，確定檔案數字化的相關參數標準。

3.落實檢驗與評估工作

檢驗與評估工作的主要目的在于，衡量檔案數字化質量是否滿足實際需求，這是檔案數字化中最重要的一環。因此，對于電力企業而言，有必要落實檢驗與評估工作。在此過程中，首先確定檢驗與評估的指標，將檔案數據庫建設、數字化軟件運行狀態、檔案更新與信息錄入、人員操作等均納入到指標范圍，以增強檢驗與評估的客觀性與全面性。其次，基于確定好的指標，對檔案數字化工作流程與各環節進行檢驗與評估，深入探索當前檔案數字化中存在的問題，通過對問題產生原因的有效分析，提出相應的解決策略。對于某些難以解決的問題，上報給上級部門。最后，建立檔案數字化檢驗與評估工作動態臺賬，記錄檢驗與評估結果信息。

三、電力企業檔案數字化安全保障措施

1.完善安全管理制度

一套完整的安全管理制度能夠對違反安全規定及相關法律的行為進行有效約束，并保障涉密信息安全。所以，電力企業應當注重完善安全管理制度。在此過程中，針對數字化系統設備制定相應的管理制度，給出明確的使用安全保密規定，基于此，合理安排其日常管理、專項維護等工作內容。對于檔案數字化相關人員的管理，根據掃描員、質檢員、檔案保管員等不同崗位的職能需求，制定相應的管理辦法，給出嚴格的身份認證程序，并對其權限進行分級，同時約束其檔案訪問權利。另外，對一些保密等級較高的檔案管理場所，也要制定相關的出入規定，嚴格限制人員出入，以提升管理的安全性。

2.制定安全保密方案

計劃周密、詳細的安全保密方案，有利于提升檔案數字化管理的安全性，能夠促進檔案數字化工作的順利實施。因此，電力企業應當從實際入手，合理制定安全保密方案。在此過程中，首先確定檔案數字化的管理操作都在企業內部的局域網內進行，并保證局域網與外網的有效隔離。其次，確定安裝檔案數字化軟件的計算機所處環境不容易受到人為因素的破壞，并保證環境溫濕度適宜，且具有防火、防震、防爆、防電磁干擾等功能。再次，確定檔案數字化是在安全保密的環境中進行的，保證紙質檔案信息向電子版轉化的效率。最后，確定任何使用檔案數字化軟件及服務器的人員都會經過身份識別技術的驗證，保證將非法用戶隔絕在外。

3.強化安防系統建設

安防系統的建設，對保障檔案安全性有重要作用，有利于實現對安全風險的有效規避。 案從紙質向電子版的轉化，它和企業的發展密切相關，具有較強的動態性，需要性能優越的安防系統的有力支撐。因此，電力企業有必要強化安防系統建設。在此過程中，結合實際情況安裝門禁系統、消防報警系統、監控系統、自動滅火系統、環境調節系統等。

結語

在新的時代背景下，我國電力行業進入了新的臺階。傳統檔案管理模式與手段已經無法滿足現代電力企業的需求，從當前情況來看，在未來，檔案信息化會成為電力企業檔案管理的一大重要發展趨勢。對于電力企業而言，有必要立足于實際實施檔案數字化工作，同時加強其質量控制與安全保障，以促進自身發展。

參考文獻

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