探析信息化技術在疾控檔案管理中的價值及創新應用

李霞 吳方平 張玉濤 李勤

摘 要：在疾病預防控制工作中，檔案管理是不可或缺的的部分，所存放的檔案是國家疾病防控和研究的重要資料，因此加強疾控檔案管理意義重大。近年來疾病類型日益增多，疾控檔案管理的難度越來越大，所以檔案管理中心應不斷更新管理方式，提升檔案管理的效率，合理運用信息化技術，保證檔案管理工作的順利進行。本文將對信息化技術在疾控檔案管理中的價值、不足和改善策略進行分析。

關鍵詞：疾控中心 信息化技術 檔案管理

中圖分類號：R197.2+1;G270.7文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

疾病檔案是各地方記錄管轄范圍內疾病和防控的重要信息，里面含有疾病的發病和傳播過程，在疾病的防控工作中，疾病檔案在其中發揮了重要作用。目前我國在人事檔案、會計檔案等方面的管理投入了較大力度，不重視疾控檔案管理。近年來信息化技術飛速發展，并逐漸應用于疾控檔案管理中，明顯改善疾控檔案管理質量。下文將對信息化技術在疾控檔案管理中的價值和創新應用進行綜述。

一、疾控檔案管理存在的不足

1. 檔案管理觀念落后

隨著醫療技術水平的不斷提升，人們對于各種疾病的愈發了解，而以往的疾病檔案存在信息錯誤或不完整的情況，因此需要及時更新糾正，確保疾控檔案的信息準確。但現階段較多疾控檔案管理觀念比較落后，對于疾控檔案管理工作缺乏足夠重視，對相關方面的投入不多。部分疾控中心領導認為檔案管理只需要記錄存檔即可，需要時再去查找，不注重對疾控檔案的更新改正。并且在招聘疾控檔案管理人員時，不關注工作人員對疾控檔案管理的專業知識和數據管理能力，認為只需要認真細致就行。所聘請的工作人員受到此類觀念的影響，認為檔案管理不需要專業知識，也不會主動學習提升自身水平。

2.檔案管理人員整體素質較低

由于單位對檔案管理重視程度不夠，管理觀念的落后，導致應聘管理人員時未嚴格控制管理人員的專業水平，工作后也未接受相關專業培訓，從而造成疾控檔案管理人員的整體素質不高。我國在疾控檔案管理上推出了相關規定，但由于管理人員的工作能力不足，導致相關條例未得到真正落實。由于管理人員沒有充分掌握疾控檔案管理的專業知識，在管理過程中易出現書寫錯誤、分類不當等問題。

3.檔案管理設備不全

現階段國內眾多疾控中心對于疾控檔案管理缺乏足夠的重視，為節約開銷，所購買的檢測設備普遍質量較差，精度不準確，或者對于不常使用的設備不購買。從而使信息在記錄過程中易出現大量錯誤，也造成需要音頻掃描等形式的檔案管理工作無法順利完成。

4.檔案儲存載體和信息質量不足

現階段較多的疾控中心仍將紙質作為檔案的儲存載體，受到多種因素的影響，更加簡潔有效的音頻、視頻等形式運用較少。紙張存放過程中易出現破損情況，并且由于字跡潦草影響信息辨認。同時較多疾控中心只是將信息進行保存，未進行有效分類管理，降低了查找的效率。

二、信息化技術在疾控檔案管理的價值

1.提高工作效率和檔案的利用率

檔案管理是工作較為繁瑣，包含了多個方面，信息化技術的運用使以往檔案管理模式得到改變，工作形式發生極大變化，極大程度降低了工作人員工作壓力，促進了檔案管理的信息化進程，體現了檔案的利用率。在傳統的檔案管理中，工作人員在收集檔案時需要親力親為，不但嚴重浪費工作時間，而且延長工作周期，導致人力資源被占用。通過運用信息化技術有效彌補了傳統檔案管理的不足，大幅縮短了工作時間，提高工作效率，從而提高檔案的利用率。

2.加快信息收集過程使管理更為便捷

信息化技術的出現使疾控檔案管理工作實現了“秀才不出門，盡知天下事”的美好夙愿，有效的滿足了疾控檔案管理工作需求。在疾控檔案管理工作過程中，工作人員只需要一臺電腦，在相應的管理平臺上即能夠隨時隨地的對各種數據進行收集、整理、匯總。避免了傳統疾控檔案管理費時費力的局面，不再需要查找各類文獻資料，減少了實地走訪的頻率，通過此種管理模式下對信息進行收集歸納，有利于信息的管理，能夠及時對信息進行維護調整，確保了數據的原始形態。

3.節約空間實現應用一體化

在傳統的疾控檔案管理中，基本都是使用紙質資料，一方面占據大量的空間，一方面不利于保存檔案。并且隨著時間的推遲，易出現檔案的丟失，而需要查找檔案時耗時耗力。通過運用信息化技術，將疾控檔案儲存于電腦硬盤中，有效解決了傳統疾控檔案管理的缺陷，不但節約了大量的空間，還便于隨時隨地調取疾控檔案。工作人員通過電腦實現了管理流程的一體化。

三、信息化技術的創新應用

疾控中心檔案管理工作體系中，最重要的環節就是運用計算機信息化科學管理技術。通過計算機系統進行檔案管理，具有最高的工作效率，且安全保障較好。計算機管理模式刪減了檔案管理的各項多余工作環節，節省工作時間，避免了繁瑣的工作程序，提高工作效率。計算機管理技術借用科學的信息化智能管理，結合現代科技技術，實現了科學化管理，使疾控檔案管理工作進入數字化時代。在計算機信息化管理系統下，能夠實現網絡資源共享，使各個疾控部門之間可以及時準確的掌握相關信息，方便社會人員的查詢，從而合理配置資源。在檔案管理中運用信息化技術建立電子檔案，面對互聯網的有用信息能夠直接在電子信息庫進行更新，使檔案管理增加便捷，進一步完善檔案庫的信息。

綜上所述，疾控中心的檔案管理對人們健康和生存具有重要意義，但現階段我國疾控檔案管理工作仍存在較多不足。隨著信息化技術的逐漸應用，在疾控檔案管理中發揮了更大的價值，提高檔案管理的質量。

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*通訊作者：李勤