探析信息化技術(shù)在疾控檔案管理中的價(jià)值及創(chuàng)新應(yīng)用

李霞 吳方平 張玉濤 李勤

摘 要：在疾病預(yù)防控制工作中，檔案管理是不可或缺的的部分，所存放的檔案是國(guó)家疾病防控和研究的重要資料，因此加強(qiáng)疾控檔案管理意義重大。近年來(lái)疾病類型日益增多，疾控檔案管理的難度越來(lái)越大，所以檔案管理中心應(yīng)不斷更新管理方式，提升檔案管理的效率，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。本文將對(duì)信息化技術(shù)在疾控檔案管理中的價(jià)值、不足和改善策略進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：疾控中心 信息化技術(shù) 檔案管理

中圖分類號(hào)：R197.2+1;G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）05-00-01

疾病檔案是各地方記錄管轄范圍內(nèi)疾病和防控的重要信息，里面含有疾病的發(fā)病和傳播過(guò)程，在疾病的防控工作中，疾病檔案在其中發(fā)揮了重要作用。目前我國(guó)在人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等方面的管理投入了較大力度，不重視疾控檔案管理。近年來(lái)信息化技術(shù)飛速發(fā)展，并逐漸應(yīng)用于疾控檔案管理中，明顯改善疾控檔案管理質(zhì)量。下文將對(duì)信息化技術(shù)在疾控檔案管理中的價(jià)值和創(chuàng)新應(yīng)用進(jìn)行綜述。

一、疾控檔案管理存在的不足

1. 檔案管理觀念落后

隨著醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提升，人們對(duì)于各種疾病的愈發(fā)了解，而以往的疾病檔案存在信息錯(cuò)誤或不完整的情況，因此需要及時(shí)更新糾正，確保疾控檔案的信息準(zhǔn)確。但現(xiàn)階段較多疾控檔案管理觀念比較落后，對(duì)于疾控檔案管理工作缺乏足夠重視，對(duì)相關(guān)方面的投入不多。部分疾控中心領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只需要記錄存檔即可，需要時(shí)再去查找，不注重對(duì)疾控檔案的更新改正。并且在招聘疾控檔案管理人員時(shí)，不關(guān)注工作人員對(duì)疾控檔案管理的專業(yè)知識(shí)和數(shù)據(jù)管理能力，認(rèn)為只需要認(rèn)真細(xì)致就行。所聘請(qǐng)的工作人員受到此類觀念的影響，認(rèn)為檔案管理不需要專業(yè)知識(shí)，也不會(huì)主動(dòng)學(xué)習(xí)提升自身水平。

2.檔案管理人員整體素質(zhì)較低

由于單位對(duì)檔案管理重視程度不夠，管理觀念的落后，導(dǎo)致應(yīng)聘管理人員時(shí)未嚴(yán)格控制管理人員的專業(yè)水平，工作后也未接受相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，從而造成疾控檔案管理人員的整體素質(zhì)不高。我國(guó)在疾控檔案管理上推出了相關(guān)規(guī)定，但由于管理人員的工作能力不足，導(dǎo)致相關(guān)條例未得到真正落實(shí)。由于管理人員沒(méi)有充分掌握疾控檔案管理的專業(yè)知識(shí)，在管理過(guò)程中易出現(xiàn)書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤、分類不當(dāng)?shù)葐?wèn)題。

3.檔案管理設(shè)備不全

現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)眾多疾控中心對(duì)于疾控檔案管理缺乏足夠的重視，為節(jié)約開(kāi)銷(xiāo)，所購(gòu)買(mǎi)的檢測(cè)設(shè)備普遍質(zhì)量較差，精度不準(zhǔn)確，或者對(duì)于不常使用的設(shè)備不購(gòu)買(mǎi)。從而使信息在記錄過(guò)程中易出現(xiàn)大量錯(cuò)誤，也造成需要音頻掃描等形式的檔案管理工作無(wú)法順利完成。

4.檔案儲(chǔ)存載體和信息質(zhì)量不足

現(xiàn)階段較多的疾控中心仍將紙質(zhì)作為檔案的儲(chǔ)存載體，受到多種因素的影響，更加簡(jiǎn)潔有效的音頻、視頻等形式運(yùn)用較少。紙張存放過(guò)程中易出現(xiàn)破損情況，并且由于字跡潦草影響信息辨認(rèn)。同時(shí)較多疾控中心只是將信息進(jìn)行保存，未進(jìn)行有效分類管理，降低了查找的效率。

二、信息化技術(shù)在疾控檔案管理的價(jià)值

1.提高工作效率和檔案的利用率

檔案管理是工作較為繁瑣，包含了多個(gè)方面，信息化技術(shù)的運(yùn)用使以往檔案管理模式得到改變，工作形式發(fā)生極大變化，極大程度降低了工作人員工作壓力，促進(jìn)了檔案管理的信息化進(jìn)程，體現(xiàn)了檔案的利用率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，工作人員在收集檔案時(shí)需要親力親為，不但嚴(yán)重浪費(fèi)工作時(shí)間，而且延長(zhǎng)工作周期，導(dǎo)致人力資源被占用。通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，大幅縮短了工作時(shí)間，提高工作效率，從而提高檔案的利用率。

2.加快信息收集過(guò)程使管理更為便捷

信息化技術(shù)的出現(xiàn)使疾控檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了“秀才不出門(mén)，盡知天下事”的美好夙愿，有效的滿足了疾控檔案管理工作需求。在疾控檔案管理工作過(guò)程中，工作人員只需要一臺(tái)電腦，在相應(yīng)的管理平臺(tái)上即能夠隨時(shí)隨地的對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、匯總。避免了傳統(tǒng)疾控檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力的局面，不再需要查找各類文獻(xiàn)資料，減少了實(shí)地走訪的頻率，通過(guò)此種管理模式下對(duì)信息進(jìn)行收集歸納，有利于信息的管理，能夠及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行維護(hù)調(diào)整，確保了數(shù)據(jù)的原始形態(tài)。

3.節(jié)約空間實(shí)現(xiàn)應(yīng)用一體化

在傳統(tǒng)的疾控檔案管理中，基本都是使用紙質(zhì)資料，一方面占據(jù)大量的空間，一方面不利于保存檔案。并且隨著時(shí)間的推遲，易出現(xiàn)檔案的丟失，而需要查找檔案時(shí)耗時(shí)耗力。通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)，將疾控檔案儲(chǔ)存于電腦硬盤(pán)中，有效解決了傳統(tǒng)疾控檔案管理的缺陷，不但節(jié)約了大量的空間，還便于隨時(shí)隨地調(diào)取疾控檔案。工作人員通過(guò)電腦實(shí)現(xiàn)了管理流程的一體化。

三、信息化技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用

疾控中心檔案管理工作體系中，最重要的環(huán)節(jié)就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息化科學(xué)管理技術(shù)。通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，具有最高的工作效率，且安全保障較好。計(jì)算機(jī)管理模式刪減了檔案管理的各項(xiàng)多余工作環(huán)節(jié)，節(jié)省工作時(shí)間，避免了繁瑣的工作程序，提高工作效率。計(jì)算機(jī)管理技術(shù)借用科學(xué)的信息化智能管理，結(jié)合現(xiàn)代科技技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化管理，使疾控檔案管理工作進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。在計(jì)算機(jī)信息化管理系統(tǒng)下，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，使各個(gè)疾控部門(mén)之間可以及時(shí)準(zhǔn)確的掌握相關(guān)信息，方便社會(huì)人員的查詢，從而合理配置資源。在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)建立電子檔案，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的有用信息能夠直接在電子信息庫(kù)進(jìn)行更新，使檔案管理增加便捷，進(jìn)一步完善檔案庫(kù)的信息。

綜上所述，疾控中心的檔案管理對(duì)人們健康和生存具有重要意義，但現(xiàn)階段我國(guó)疾控檔案管理工作仍存在較多不足。隨著信息化技術(shù)的逐漸應(yīng)用，在疾控檔案管理中發(fā)揮了更大的價(jià)值，提高檔案管理的質(zhì)量。

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*通訊作者：李勤