基層單位檔案安全保密工作的現(xiàn)狀及對策

考拉

摘 要：基層檔案是各單位在生產(chǎn)和經(jīng)營中形成的一種有價值的歷史記錄，是重要的隱形資產(chǎn)。原有的歷史檔案全部使用紙質(zhì)及書寫文字進行記錄，隨著信息網(wǎng)絡技術(shù)和信息化的普遍應用，檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化。紙質(zhì)檔案逐漸由數(shù)字化檔案所代替，檔案管理中心也發(fā)生根本性質(zhì)轉(zhuǎn)移，其安全管理及保密工作也正在發(fā)生著質(zhì)的改變。

關(guān)鍵詞：基層單位 檔案安全 保密工作 現(xiàn)狀及對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

檔案對于提高整體工作效率和工作質(zhì)量具有不可忽視的作用。其專業(yè)性強，內(nèi)容龐大，是各基層單位又必不可少的一項綜合性管理工程。檔案管理工作要按照法律法規(guī)、內(nèi)部處理章程等制度執(zhí)行。要高度重視所有檔案管理工作，做好統(tǒng)籌安排，設(shè)置專人專崗，設(shè)置責任制度，做到管理和監(jiān)督同步，管理安全與保密工作齊抓并進，以期實現(xiàn)檔案管理工作的重要角色。

一、檔案工作的重要性和特殊性

各單位檔案的管理涉及到本身生產(chǎn)運營的方方面面，從經(jīng)濟角度出發(fā)來看具有極大的經(jīng)濟價值，從政治角度分析可以起到維穩(wěn)社會的重要作用。做好檔案安全和保密工作可以有效的防止個人信息、企業(yè)信息、商業(yè)信息等各層次的信息泄露，維護正常生產(chǎn)作業(yè)環(huán)境。如涉及到事業(yè)單位和政府機構(gòu)，檔案管理工作可以防止政治泄密事件的發(fā)生，有利于政府機構(gòu)和事業(yè)單位正常有序的開展工作，穩(wěn)定社會關(guān)系等意義。

檔案管理工作的特點比較特殊，其主要表現(xiàn)在保密工作上。一是檔案安全和保密工作是單項負責機制，是因所收藏內(nèi)容不宜公開，需保密操作管理。二是檔案安全和保密工作對內(nèi)不對外，主要是指檔案所含部分內(nèi)容可以在內(nèi)部進行公開，對外部則需要保密。可根據(jù)自身經(jīng)營性質(zhì)、管理范圍、條款規(guī)定進行規(guī)范保存和整理。

二、基層單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作存在重視不夠等問題

在許多單位中存在一種現(xiàn)象，就是從事檔案管理工作的人員沒有經(jīng)過相關(guān)的專業(yè)培訓和不具備檔案管理專業(yè)水平，部分領(lǐng)導從根本上不重視檔案管理工作。只是簡單的認為其管理就是 將資料歸類整理，然后入庫收存。其中的工作細節(jié)和工作著重點沒有完全參悟透徹，工作只停留在表面。這種現(xiàn)象普遍存在，而且根深蒂固，從一定程度上反映了所從事管理工作人員和相關(guān)領(lǐng)導對工作的不重視，反映了對基層檔案管理工作的不了解。

2.檔案管理環(huán)境不符合規(guī)范要

基層檔案室的建設(shè)要求是有一定的規(guī)范標準的，至少在檔案室中應配備專門用房、檔案用柜、溫濕度測試儀、控制儀、計算機聯(lián)網(wǎng)、專用消防設(shè)施等設(shè)備，同時要具備防火、防潮、防水淹等相關(guān)防控措施。而往往有一些基層單位為了降低成本，沒有配備專用的檔案用房，沒有考慮相應的技術(shù)規(guī)范要求和參照建設(shè)標準，甚至更多的檔案用房沒有按照科學布局、安全保密、規(guī)格標準來建設(shè)。嚴重影響了檔案管理工作的開展，制約了工作的發(fā)展，影響了工作的安全性和保密性的監(jiān)管。

3.信息化檔案管理工作滯后

許多基層單位在現(xiàn)如今科技飛速發(fā)展的環(huán)境下依然采用傳統(tǒng)的檔案管理操作手段，依然使用紙質(zhì)的媒體對檔案進行保存、留檔、備案。使檔案工作仍停留在繁雜的整理之中。應將計算機技術(shù)完全融合在其中，使用專業(yè)技術(shù)人員進行高質(zhì)、高量的完成工作。應從上到下各層面重視，主動探索運用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)科學的進行檔案管理工作，使檔案的管理水平和價值得到最大的發(fā)展。

三、做好檔案安全和保密工作的措施

1.檔案的審查工作要作為重點來抓

為了更好的做好檔案安全和保密工作，要將檔案進行性質(zhì)的區(qū)分，并將檔案審查工作作為重點。從目前情況來看，檔案主要分為普通檔案和保密檔案兩種類別，而且保密檔案也存在保密級別，又可劃分為秘密檔案和絕密檔案。因其根本屬性的不同，在管理中，接收時，要對檔案進行審查，確定檔案保密級別。通過審查和對保密級別的確認，管理中就會采取不同的措施，就會從根本上保證在檔案管理中安全性和保密性的提升。

2.設(shè)置專管人員，加強法律約束和制度管理

在基層檔案管理中要設(shè)置專門的從業(yè)人員進行監(jiān)管，要對各項管理制度進行完善，制定出對應的制度條款，明確分工，責任到人。這樣的措施實施后，檔案管理工作的責任范圍更加明確，在法律責任的確定方面也更加清晰明了。除此之外，還需要進行監(jiān)管機制的完善和配合，使監(jiān)管人員可以更好的發(fā)揮職能效應，完善監(jiān)管基本作用，從而對一系列的檔案管理進行有效的監(jiān)管，實現(xiàn)管理工作的質(zhì)量提升。

3.加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)規(guī)范化管理

基層檔案管理應將信息化網(wǎng)絡技術(shù)融入其中，因其科學的利用可加強檔案管理的深入開展，是提升整體檔案管理工作的重要舉措，更是信息時代檔案管理發(fā)展的趨勢所為。各單位應積極運用網(wǎng)絡終端、云計算、辦公自動化 APP、等先進科技手段，不斷提升檔案管理的專業(yè)化、標準化、自動化、和智能化的水平。使整體工作效率得以提升，減少檔案管理工作的壓力，為基層單位的檔案管理工作提供方便助力。

4.檔案管理的環(huán)境要求和設(shè)施配置要規(guī)范達標

因檔案的特性原因，要求管理環(huán)境和設(shè)施配置整體達標。嚴格按照標準檔案室建設(shè)，配置檔案管理設(shè)施。從用房的規(guī)劃、建設(shè)、到所有設(shè)施的投入使用，都要嚴格執(zhí)行所有建設(shè)標準。使用中要加強水、火、盜等問題的防御措施，力求安全、實用、便捷，整體的檔案管理規(guī)范化工作會更好的提高檔案的利用價值。

5.加強工作人員的業(yè)務培訓，強化安全保密知識教育

不斷的進行業(yè)務培訓可以提高工作人員整體素質(zhì)，了解新形勢，掌握現(xiàn)代科技知識。構(gòu)建以網(wǎng)絡安全為基礎(chǔ)的安全保密平臺，使檔案管理人員向復合型人才轉(zhuǎn)化。用法必須先守法，強化檔案管理工作人員的安全保密知識教育。通過法制培訓，使基層單位的領(lǐng)導和員工更深刻的認識到檔案工作的重要性。對各項保密義務心中有數(shù)，不違法，不犯法，維護好各項安全保密工作。

結(jié)語

檔案是國家和社會的重要寶貴資源，歷史發(fā)展的今天，檔案安全和保密工作顯得尤為重要。我們應在思想上重視檔案安全保密管理工作，支持檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善其法律法規(guī)和規(guī)章制度的制定。加強檔案安全保密工作的領(lǐng)導，強化安全保密知識的教育和業(yè)務培訓，更要深層次的對檔案安全技術(shù)進行研究和利用，打造出完美的 檔案管理體系。

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