淺談新時期檔案管理工作的價值

徐婕

摘 要：隨著中國特色社會主義進入新時代，社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需求和不平衡不充分發展之間的矛盾。為不斷增強人民群眾的幸福感、獲得感，我院主動適應醫療衛生事業發展新形勢，努力提升醫療服務質量，完善現代醫院管理制度。建立科學規范的檔案工作管理體系，是建立優質高效醫療服務體系的重要組成部分。本文主要了分析了濟南醫院檔案管理工作涉及內容及價值，并闡明重視提升檔案管理工作的價值是最大限度實現檔案利用價值的必要條件。

關鍵詞：新形勢 醫院 檔案管理 工作效率 價值

中圖分類號：G271;R197.3文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

一、醫院檔案管理內容

我院檔案管理涉及內容復雜，包括病案、人事檔案、基建檔案、黨建檔案等。人事檔案主要涉及人員花名冊、職工待遇、年度考核等相關檔案，黨建文件包括黨組織、團組織、工會等部門形成的黨務、團務、黨風建設、醫院獲獎榮譽等材料。病案分為門診病案和住院病案，分為門規病歷、門統病歷、工傷病歷、康復病歷等等;電子檔案通常以案卷為單位，包含內容廣泛，涉及到醫院各個領域，例如基建文書、科研文書、電子病歷等以文本文件、圖像文件、數據文件形式形成的電子信息文件。

二、醫院檔案價值

1.傳承醫院文化

檔案管理工作在我院文化的傳承與發展中發揮著至關重要的作用。我院文化的傳承與檔案的形成完美結合，相輔相成，融為一體。檔案中收集了我院自建院至今，四十多年來所有職工凝聚而成的具有“善愛、博愛”的人道主義精神、弘揚衛生職業精神、救死扶傷，甘于奉獻的工作作風、以院為家，團結拼搏，自強不息，樂于奉獻的工作信念。優秀的醫院文化隨著時光的推移漸漸完善，潛移默化的引導著每位職工“勤勤懇懇、腳踏實地”的工作方向與態度，傳承“開拓進取、勇往直前”的優良傳統，為醫院的發展目標的達成盡最大努力。

2.樹立醫院品牌

我院在打造全市乃至全省的集“醫、教、研、學”一體的康復專業品牌醫院時，充分利用檔案資源，以管理創新、技術創新、服務創新、觀念創新的檔案內容為宣傳素材，向人們展示了醫院康復特色的專業優勢，成為北京康復醫學會技術協作單位、山東大學齊魯醫院醫聯體合作醫院，是濟南市唯一成功轉型的公立康復醫院。

3.利于提高醫療水平

對病案的研究，促進我院順利開展醫療預防工作、教學科研工作。在對普通病例和特殊病例的整理、分析、研究和對比中，醫務人員探索疾病的共性特征和發展規律，總結特殊疾病診療的臨床教訓和經驗。從而提高醫院醫療水平，獲取科研成果。

4.規避醫療糾紛風險

病案記錄了患者的醫療行為過程，住院病案包括住院病案首頁、入院記錄、病程記錄、出院記錄、生化檢驗檢查記錄、醫療費用等等、門（急）診病歷包含門診病歷首頁、門診病歷記錄、生化檢驗檢查記錄等等，病案反應了醫院的醫療水平、管理水平、學術水平和技術水平，不僅具有教學意義和科研意義，還具有法律意義。面臨醫療糾紛時，醫療技術鑒定的直接來源依據就是病案，特別面臨舉證責任倒置時，嚴謹、規范、高質量的病歷病案可以提供醫療行為事實的法律依據，能夠挽回醫院的名譽和損失，維護醫院和醫務人員的合法權益。

三、提升醫院檔案管理工作價值的幾點建議

要最大限度的實現檔案利用價值，首先要認識到檔案管理工作的價值。建立科學規范的檔案工作管理體系，是實現檔案工作管理價值不斷提升的先決條件，包含著制度管理、機構設置、人員配置、以及信息管理系統的投入等方面的內容。

1.建立先進的檔案管理工作制度

檔案管理工作制度包含了崗位職責、工作標準、行為規范、保密制度、庫房管理制度、檔案安全防護制度、績效考核制度等等。責任到人的崗位職責制度約束了工作人員的違規行為。規范嚴謹的行為規范使工作人員忠于職守，兢兢業業，科學績效考核制度又激發工作人員鉆研業務，開拓創新。所以，科學先進的工作制度是體現檔案管理工作價值的基礎條件。

2.提高醫院檔案管理工作效率

醫院高度重視檔案管理工作，設置專門的檔案室和病案室，加大電子信息系統和專業設備的投入，旨在提高檔案工作工作效率，提升醫院的總體管理水平。方便管理人員對檔案的管理，方便醫務人員對病例的研究和探討，方便患者對個人病案的借閱和利用。檔案管理工作效率的提升對發揚醫院文化、提升醫療水平、提高服務質量等工作起到推波助瀾的效用。

3. 合理設置機構與人員配備

我院的檔案類型比較復雜，從便于開發利用和業務開展需求角度出發，醫院把檔案分為病案檔案、會計檔案、黨建檔案、人事檔案和基建檔案等類型。特別設置了病案室、檔案室。病案室存放了各種病案，配備了考取病歷編碼員資格的檔案專業人員管理。檔案室也由檔案專業人員管理，主要存放了關于醫院建設、發展等相關的檔案。人事檔案、黨建檔案、會計檔案等則有主管業務部門負責，并指定專人管理，檔案室人員定期給相關人員培訓。這樣的檔案管理體系從實際工作開展情況出發，提高了工作效率。

4.信息管理系統的建設投入

我院工作講究科學性、時效性，使用先進的信息管理系統后，能夠快速、準確、全面地檢索到需要的檔案信息并快速提取。另外，電子信息聯網功能實現了檔案資源的共享，使檔案利用率達到更高點，大大提高了工作效率的同時節約了人力資源。緩解了歸檔文件占據空間大、利用時效慢等壓力帶來的尷尬，有效提升了醫院整體服務質量。

綜上所述，我院全面貫徹落實黨的十九大精神，為提升人民群眾對醫療服務的幸福感、獲得感，我院在提高服務能力，突出服務特色，改進服務質量，保障醫療安全著手，建立優質高效的服務體系。檔案管理工作的完善就是建立優質高效服務體系的重要組成部分。領導高度重視檔案管理工作的價值，關注檔案價值的充分利用在我院深化醫藥衛生體制改革工作中發揮的重要作用。檔案傳承了我院“善愛、博愛”的醫院文化和“以院為家，樂于奉獻”的精神，指引每位職工與醫院同心同德，在開展“防、治、康”360°服務體系建設中，逐步推行康復專業發展，形成了“大專科、小綜合”的優勢。在“發展康復專業，創立名牌醫院”的醫院營銷策略中，檔案利用價值再次得以顯現，在持續創新中走出了一條可生存與發展之路。