淺論信息系統項目的需求管理和范圍管理

【摘? 要】2017年11月，我參與了"智慧政協管理系統"項目的建設。該項目作為市政協信息化建設的重要工程，該項目也受到了昆明市政協相關領導的高度重視。系統以政協辦公OA，政協委員管理為需求原型，面向市政協內部各部門及全體政協委員，對內以辦文辦會辦事為主要流程開發，對外主要以服務政協委員為需求指引。使用高效的項目管理工具充分發揮評審的作用與干系人的合力等）作了介紹。當然也列舉了該項目管理中存在的一些不足之處。通過全體人員共同努力，項目最后于2018年2月份順利驗收。

【關鍵詞】信息系統;需求管理;范圍管理

1.項目概述

為進一步提高昆明市政協信息化體系建設，加強市政協信息化服務水平，不斷完善政協委員信息化管理，在市政協領導的高度重視和支持下，智慧政協政務管理信息系統"一期工程于2017年11月正式開工啟動，項目建設總投資50萬元，要求在2018年三中全會期間全面建成竣工并正式投入使用。系統設計要求也應采用先進的科學技術手段，以政協內部業務流程信息為主要客戶需求服務原型，以apinternet及政協手機上的app短信為服務載體，主要在于實現政協內部信息OA辦公業務流程化、信息化，盡快真正達到委員無需報紙文檔辦公，政協400余名各級政協委員的內部信息化業務管理，以業務模塊化管理分組劃界別、分屆次方式進行，在政協委員日常履職管理過程中，為政協委員及時提供政務線上咨詢提案、線上咨詢查閱政協信息等多項基礎服務功能，并積極探究遠程咨詢問政、在線咨詢協商等服務功能。預計在該系統項目建成后將發展成為政協委員信息化體系建設的全過程的其中的重要一環，為政協委員信息化服務管理體系邁進再上一個新臺階。在上級領導的親切悉心關懷下，我與政協項目組長及全體職工同志們一起并肩作戰，通過4個多小時月的努力，終于在2018年2月全面順利通過項目驗收，并順利實現在本次全會期間常務委員會上試用，結果群眾反饋良好，為政協基層信息化工程建設發展奠定了良好基礎。

2.項目范圍管理

范圍質量管理不僅是企業項目質量管理的理論基礎，也是企業項目質量管理工作的理論重點與工作難點。含糊的業務需求和頻繁需要變更的業務范圍等也讓很多項目合作雙方之間吃了費盡了不少苦頭。如何區別做好一個項目經理需求服務管理與項目范團服務管理，這是作為項目經理最費心最令人傷腦筋的兩個問題。本工程項目的成功，我個人認為主要得益于有效的建立項目管理范圍化和管理機制。在此我就"智慧政協"業務范圍資源管理的一些基本方法問題做簡要的詳細介紹與大家探討。

首先，我們通常需要首先搞清楚該項目具體需求與業務范圍的根本區別和相互聯系。項目管理范圍主要包括一個項目的主要最終產品或技術服務以及項目實現該最終產品或技術服務所必需的各項具體技術工作。簡單的話來說，就是一個項目到底應該能做什么和不能做什么，以及如何做，即"項目需求"和"項目過程"。項目人員進度管理也就是對每個項目人員應該如何做什么和怎么做的都做出一個相應的范圍定義和進度控制。我們在正式確定這個項目規劃建設前，就對政協內部有關公文制作流轉及政協辦事管理流程問題進行了多次深度深入調研，仔細認真聽取了各部門高層領導們的需求，并組織邀請政協提案委員會領導就各位政協委員有關提案稿的提交、管理等工作流程問題進行了深入調研，在正式確定公文制作服務公司后，又組織進行了多輪企業需求分析研究，為全國范圍內的管理工作奠定良好基礎。

3."智慧政協"項目需求待點

3.1項目涉及干系人較多

該服務系統主要可以實現兩個大方面服務功能，一個就是內部會議OA信息管理，實現政協內部會議辦文件和辦理協會議政辦事的網上信息流轉;二個就是對各級政協委員網絡履職服務管理，主要實現業務范圍包含政協在線會議提案、社情民意信息收集，網絡參事議政等多個功能，政協委員人數涉及四百多人，對會議服務器網絡承載量等都要求有一定程度要求。

3.2業務涉及面廣

OA系統沒有現成模塊，全部按照內部辦公流程設計，關系到內部數十個部門及領導的使用便捷程度，委員管理涉及各種界別、屆次的委員提案，提交、辦復等一系列流程，委員履職的各個方面，最終要對每一位委員形成量化考評，為年終委員考核提供依據。

3.3內部信息化程度參差不齊

市政協社會信息化服務建設工作起步晚但發展起點高，隨著信息時代快速發展，原有現代計算機服務設備難以充分滿足當前社會信息化建設發展的新需要，電腦老舊，服務器系統老化等，對如何實現"智慧政協"服務造成一定的技術挑戰，部分工作人員對于信息化服務意識落后，還逐漸習慣于使用紙質紙上辦文書代辦和社會文書辦事等的流程。

4.項目范圍管理工作方法

項目管理需求的最大特點是即使工程師們對一個項目的應用范圍以及管理也費盡腦汁。通過多位專家管理顧問的悉心指導與整個項目管理團隊以及全體管理同志們的精心共同努力，采取了以下有效管理措施，方法才得以使得整個項目的業務范圍以及理解與工作落實得更加容易。

4.1組織干系人參加項目需求研討

考慮到這個項目的人員涉及面廣，干系的人眾多。項目正式啟動之初，我們立即邀約政協各職能部門相關領導及部分省級政協委員、專家技術顧問共同進行了前期需求改進調研，我們通過前期初步了解的市場情況，制作資料PPT，對整個業務系統工作流程細節進行了詳細梳理，例如，在OA整個流程中，文件審閱流轉系統是如何一步一步快速完成文件審閱、傳閱的，如何將線下報送式有效轉移線上等，并及時收集了各個部門根據需求逐步改進的最新消息，做好每次會議紀要，為日后實現需求改進留下真實痕跡。

4.2有效的項目范管理

我們也采用了sproiect2002作為一個項目資源管理工具。通過它，我已經建立了這個項目的第一wbs并通過我的bs明確了所有項目可能要交付的的成果。對每一個業務工作的外包，我都一直力求逐個細化并做到一個讓別人在一周內我就可以輕松完成。確保每一項工作任務都完全是可控的。同時我們還組織制定了究善的bs項目管理范圍進度管理實施計劃，bs項目字典，范圍管理變更進度控制計及管理規程，項目范圍核實表等標準，并及時交由項目業主，監理工作單位進行審核后，由項目業主和其他項目范圍監理工作單位共同組織實施。

4.3多次進行項目評審大會

在重要項目時間進度節點計劃中專們分別確定了5個重要項目時間進度節點。在這些關鍵節點項目產生的關鍵時刻我們將分別邀請各個相關企業項目的骨干系負責人共同參與整個項目的實際評審評估工作。

4.4全體項目干系人的共同努力

這個項目的成功是全體項目干系人共同努力的結果，領導的重視和關心更是項目成功的關鍵，在項目進行過程中許多相關人員也都給我們提出了很多很好的建議，如提案委辦局專家同志，從提案辦復的角度，給我們出了很多建議，這些建議在流程上是可以實現并最終都實現的。

5.不足與期望

任何系統都不可能天衣無縫，雖然在2018年全會期間，我們取得了四百余位委員同時使用軟件的良好效果，但仍然有很多不足：一是項目需求分析做的不夠充分，沒有充分考慮到文件辦結后的歸檔問題;二是項目可行性研究做得不夠充分，沒有充分考慮到各部門、委員對信息化認知程度的差異。

作者簡介：張穎（1987.12--），男，本科，云南人，系統集成項目管理工程師，研究方向為信息系統集成。