淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策

王麗華

摘 要：隨著信息化技術的發展和應用，檔案信息化管理是企業現代化建設中不可獲取的重要組成部分。現代化檔案管理工作逐步引入信息化技術。不斷提升對檔案的管理水平。在辦公效率不斷發展的時期，企業不斷探索信息化建設的同時，提高檔案規范性管理模式，加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理的工作效率。本文圍繞信息時代企業開展檔案信息管理面臨的現實問題和企業開展檔案信息化管理的路徑探析，從兩個維度出發，對企業如何做好檔案信息化管理展開深入解讀。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題及對策

檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成原始材料。檔案具有時效性、價值性和系統性的特征。隨著信息技術的不斷發展，為檔案管理工作帶來了挑戰和機遇。

一、信息時代企業開展檔案信息管理面臨的現實問題

社會經濟不斷發展的今天，伴隨著企業改制活動的深入推行，做好檔案管理工作是取得企業發展的關鍵所在。隨著信息化技術的發展，檔案管理數量的不斷增加，加速檔案信息化管理進程實現現代化檔案管理尤為重要。但在深入了解中，不少企業在檔案管理工作存在諸多問題。

（一）缺乏信息化、數字化檔案管理水平

在檔案管理過程中經歷傳統人工存檔、人工與計算機統籌管理和依靠信息化大數據管理檔案的歷史演進。隨著信息技術的不斷發展，企業對檔案管理貫穿于整個管理過程，現代化檔案管理工作，不僅需要對傳統檔案進行有效保管，還需要對網絡鑒定、識別歸檔和定時儲備等多項功能管控。部分企業設立專門的檔案管理部門，但是利用計算機網絡技術，開展檔案信息化管理水平較低。檔案管理部門對儲存分類、更新保存和備份存儲容易出現丟失和損壞等情況[1]。

（二）檔案管理人員工作效率有待提升

在企業中不少檔案管理人員安排即將退休或文憑較低的職工管理，檔案管理團隊的綜合水平較低，對檔案管理工作的認識不足，無法實現現代化智能管理手段在檔案管理工作中的應用。長此以往，由于缺乏思想上的督導和管理上的指導，檔案管理工作出現遺失、漏寸及丟失等不良情況發生。

二、企業開展檔案信息化管理的路徑探析

就企業發展而言，開展信息化管理系統的目的是實現多種業務的綜合性管理，在根本上提升運行狀況，改善管理效率。

（一）提升數字化檔案管理的水平

隨著信息技術的發展，開展檔案管理工作的目的是實現多種業務的綜合性管理，在根本上提升科技指引發展，改善現階段檔案管理工作效率。單位在生產活動中，設立專門的檔案管理部門。對基礎文件進行保存的基礎上，提高對更新替代文件的保持。充分利用計算機網絡技術，開展檔案信息化管理。管理部門對儲存分類、更新保存和備份存儲等內容集中管理，避免出現丟失和損壞等情況。還要對檔案保存周期和使用權限做好定期維護工作。

將紙質文檔通過掃描、錄入等方法，將信息存儲到專門的檔案管理計算機數據庫中，以實現快捷檢索、同步備份、具有存儲空間小、維護方便、安全可靠等特點。檔案管理數字化是信息時代發展的必然趨勢。構建數字化的檔案管理，應注重選擇安全可開的檔案管理軟件。因為，質量優異的檔案管理軟件，是協助檔案管理工作者開展各項檔案管理工作的重要保障，在提高經濟效益的同時，還可以大大增加辦公效率[2]。

（二）構建統一的電子檔案信息管理體制

企業在生產活動中，設立專門的檔案管理部門。對基礎文件進行保存的基礎上，提高對更新替代文件的保持。充分利用計算機網絡技術，開展檔案信息化管理。管理部門對儲存分類、更新保存和備份存儲等內容集中管理，避免出現丟失和損壞等情況。還要對檔案保存周期和使用權限做好定期維護工作。從企業領導的角度，加大對電子檔案信息管理人員的工資待遇及硬件基礎購置，同時，加強電子檔案的管理相關工作的部署，從整體上提升對信息時代檔案管理工作的重視，對檔案的儲存分類、更新保存及備份儲存等工作加強管理和監督[3]。

（三）加強對檔案管理部門的人員培訓

企業在選用檔案管理部門人員時，需要考慮管理人員的綜合素質。選拔積極優秀且富有責任意識的專業人員開展檔案管理工作。同時，不斷學習基礎專業知識的技能外，還全面提升計算機網絡基礎、檔案軟件使用水平和恪守職業道德等方面培訓。

新形勢下，做好檔案信息化建設，從管理入手。嚴格執行職業上崗制度，定期開展業務考評工作。建立完善的檔案信息化管理制度。積極配合檔案信息工作的開展。充分調動檔案管理工作人員的積極性，從而更好地開展檔案管理工作。

（四）循序漸進的加強檔案管理

企業的檔案信息化管理具有較強的系統性，保障安全管理的情況下，循序漸進地開展建設工作。檔案管理工作內容全面豐富，為此加快檔案數字化進程，除了要構建統一的管理平臺外，還要重視對原始資料的保存。結合企業的自身發展狀況，強化數字化建設。

加強檔案管理中重要的基礎是保障運行系統安全，這就需要加強對來往資料的可靠性監督。保障檔案共享人員的登陸狀態、處理狀態的安全。借助數據備份、拷貝下載權限的管理，提升檔案使用的安全性。合理設置跟蹤機構，對數據傳輸穩定分析和安全掃描加密等處理。降低信息和關鍵技術泄漏的風險。

網絡化進程日益發展的時代，企業也要與時俱進。依托前端的信息處理資源開展檔案管理工作。企業在發展過程中，充分認識到檔案管理重要的重要性，將系統復雜的檔案管理工作通過信息化、數字化的有效途徑提升上來。在安全和共享的環境下服務我國的事業發展。

參考文獻

[1] 李滿.信息時代文書檔案管理工作面臨的問題與對策[J].科技風，2020（5）：105.

[2] 任富霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業務，2020（2）：117-118.

[3] 楊杰.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].中外企業家，2020（1）：129.