當前高校教學秘書工作現狀與職業困境分析

王波

教學工作是高校工作的核心部分，是立校之本，教學質量的優劣直接受到教學管理水平的影響，在高校中，教學管理工作的直接執行者就是教學秘書，教學秘書的工作質量、工作效率、工作方法、工作積極性等直接影響高校的教學質量，因此，加強教學秘書隊伍的建設與發展是保障日常教學工作順利運行的基礎，是高校和諧有序穩定發展的關鍵。

1高校教學秘書的工作職責

上傳下達。教學秘書是學校與學院、學院與學院、學院與學生之間溝通交流的橋梁和紐帶。教學秘書需要將學校、教務處等上級教學管理部門下發的各項規章制度、通知要求等及時準確的傳達給各個教研室的教師以及學生，以保障日常的教學工作能夠井然有序地進行。例如，教學任務落實、調停課通知、期中期末考試通知、補考重修安排等必須及時通知到教師和學生。同時，教學秘書需要將教師和學生的各種疑問、意見和信息反饋給上級部門，以便上級教學管理部門根據實際情況，采取有效解決對策。教師日常工作中主要負責教學、科研工作，與上級管理部門接觸的少，甚至是有一定的“距離”，這就造成管理者與被管理者、決策者與執行者之間缺乏有效及時的溝通，這一交流空白就需要教學秘書來填補。例如，排課的疑問與意見，學生選課的不明之處都需要教學秘書來反饋給教務處，然后教務處根據教師與學生提出的問題有的放矢，實現對問題進行合理高效的解決。

日常教學管理。一切教學管理工作都是圍繞日常教學進行的，教學秘書的工作繁重復雜。對于本學院教師，教學秘書需要做的工作有：統計、計算各位老師的教學課時和學期總工作量;征訂教師教學用書;根據教學日歷，為各位老師排課，同時協助老師安排期中考試;協助教師完成教學課堂質量評估;協助教師申報提交各種獎項和科研材料;管理學院公章，對教師財務報銷進行審核。對于學生，教學秘書需要做的工作有：學生請假、休學的材料審核;組織學生申報大學生創新創業項目，并完成后續的結項與報銷工作;解答學生在學院教學反面的各種疑問;組織學生助教申報工作，計算助教工作量，為助教做工資。

部門間溝通協調。高校管理部門在橫向上包括平行學院、財務處、科研處、后勤處等，縱向上包括上級教學管理部門、教務處、教師和學生等，這些部門之間需要依靠溝通協調來實現日常教學工作的有序進行，而這些溝通與協調工作就需要教學秘書來完成。例如，學院聘請學科專家來院講座，需要教學秘書填報講座申請提交給科研處，如果是外籍專家，還需要與外事處溝通協調，科研處審批后，教學秘書需要將講座時間、地點、主題等信息發布給本學院教師、學生以及其他平行學院，講座完成后，教學秘書再與教務處和財務處溝通，為主講人申報發放講座勞務費。

檔案與材料整理。教學秘書要對本學院的各科試卷，學生畢業論文按照年級科目進行歸檔整理，對學生和教師的獲獎情況、課表安排、教學評估相關材料等進行整理，有序存放，同時對重要材料進行掃描，電子存檔。

設備管理。負責管理本學院名下登記的所有設備，包括電腦、打印機、投影儀等，對設備進行維護與報修。對學院各個教研室的工位進行登記，將信息報給設備科存檔。

領導安排的其他工作。如撰寫發言稿，會場的布置，教師日常用紙、筆、水等辦公用品和行政維持用品的采購等

總體來說，教學秘書就好比一個大家庭的管家，工作繁瑣、細碎，需要足夠的耐心、細心、愛心和恒心，才能保質保量的及時完成本職工作。

2高校教學秘書的工作現狀與職業困境

工作壓力大

高校教師、學生人數眾多，教育部規定，高校應按照不低于1：200的比例來設置專職輔導員崗位，筆者認為教學秘書的崗位也應該遵循一定的人員比例，否則，巨大的工作量的保質完成對于教學秘書來說是一個極具困難的挑戰。目前我國大部分高校，每個學院只安排一個教學秘書，有的甚至是本科生教育和研究生教育統一由一位教學秘書來管理，師生總共幾百人甚至達到千人，教學秘書需要對接教務處、財務處、科研處、設備科、外事處等等，每個部門的一個通知的下發與反饋信息的回收就是一個巨大的工作量，就要占用大量的時間，每天學生與老師的微信和電話不斷，各種問題的咨詢與處理，同時，課程安排、學生考勤共計、調停課等各種教學日常事件都需要教學秘書協調，而且一些工作細碎繁瑣，有的是時間緊迫，稍有失誤，就有可能出現教學事故，可以說是一刻不得閑，一刻不放松。由于沒有明確的工作體制和工作標準，巨大的工作量使得教學秘書身心俱疲。但即使是這樣，仍要時時保持微笑，為師生提供及時細心的服務，可見，教學秘書所承受的壓力之重。

職業發展空間不足，工資待遇低

在高校的教學管理工作中，教學秘書付出了大量的心血，無論是時間安排上還是工作內容上，教學秘書的工作都具有難度。雖然教學秘書做了大量的工作，但教學秘書屬于輔助性的行政崗位，這個崗位沒有晉升渠道，除此之外，高校現有的職稱體系也無法賦予教學秘書更高的職稱。除了無法晉升，教學秘書崗位在工資待遇上也遠遠低于輔導員、教務管理等其他行政崗位，長期辛苦的工作最后得不到有效的晉升，完全沒有職業發展空間，也沒有平等的福利待遇，這極大的影響了教學秘書的工作積極性，這也是高校教學秘書離職率高的原因之一。

職業認同感低

教學秘書在高校教學管理工作中處于關鍵重要的地位，是橋梁與紐帶，但由于其職業特點，很多人并不能認識到教學秘書的辛苦，同時，由于一些教學秘書不具有事業編制，與高校是合同制的工作關系，一些老師和學生就認為教學秘書只是學院的助理而已，與學生助教差別不大，大部分教師只是在一線教學，沒有具體從事過行政工作，不知道其中的繁瑣復雜，認為教學秘書只是發個通知、接個電話，認為這個崗位并沒有多累，也不需要技術性和專業性，對教學秘書的認同感低，而實際上教學秘書所付出的努力與辛苦是遠遠超過他們的想象的。極低的職業認同感深深打擊了教學秘書的工作熱情。

3高校教學秘書的職業發展策略

調整心態，繼續積極保質的完成工作

有效調整工作心態，充分理解和認識教學秘書工作的服務性，認識到其重要性，樂于奉獻，甘當配角，把握正確的工作原則，按照教學目標認真開展每一項工作，使工作內容得到有效落實，用飽滿的工作熱情為師生提供高效的服務。同時，不斷的學習，提高職業素養和工作能力，提高工作的責任感，哲學家愛默生認為，責任具有至高無上的價值，它是一種偉大的品格，在所有價值中它處于最高的位置。教學秘書的工作與實際教學密切相關，牽扯到學生的實際利益，必須梳理高度的責任感，一絲不茍，認真負責，還要有一定的法律意識，對重要的文件、學生試卷、論文等重要資料保密管理，堅決避免任何一個教學事故的發生。

為教學秘書提供合理的晉升空間

鑒于目前教學秘書這一崗位存在的晉升缺陷，筆者建議，高校是否可以改變對這一崗位的編制管理與工資管理，實行與其他行政崗位一樣的福利與待遇，實現同工同酬。同時，為教學秘書提供合理的職稱晉升機會和職位晉升的空間。

實行有效的激勵機制，增強教學秘書的職業認同感

在實際工作中，高校應實施有效的激勵機制，提高教學秘書的工作積極性和實效性。例如，完善獎懲機制，對教學秘書在工作中的付出與取得的工作成績予以物質或者精神上的獎勵，可以發放獎金，也可以頒發優秀工作者的證書。對于由于懈怠而造成教學事故，嚴重影響教學秩序的行為，要給予處罰。不能做與不做一個樣，做好做壞一個樣。完善考核機制，對于考核優秀的提供轉為事業編制的機會。只有賞罰分明，才能有效激勵教學秘書更好的完成本職工作，提高教學秘書的職業認同感。

高校教學秘書是高校教學管理工作執行的關鍵所在，是紐帶與橋梁，只有充分了解其現狀，使其能認同本職工作，不斷提高自身業務素養，提高責任意識、服務意識、法律意識，才能更好的發揮教學秘書的作用，實現教學工作的有序開展，實現高校教學管理工作的穩定發展。

參考文獻

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