利用財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)查閱會計(jì)信息的幾種方法探討

劉廣勇 中國鐵路上海局集團(tuán)有限公司紀(jì)委

鐵路紀(jì)委核查、辦案時(shí)，有時(shí)需要查閱會計(jì)賬簿。當(dāng)前鐵路會計(jì)均已實(shí)現(xiàn)電算化。會計(jì)電算化可以提供會計(jì)賬電子數(shù)據(jù)信息，且歷年數(shù)據(jù)信息均有存儲，就形成了財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)有會計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)，審計(jì)有審計(jì)查賬系統(tǒng)，而紀(jì)委則沒有紀(jì)檢查賬系統(tǒng)。在紀(jì)檢核查、辦案中，我們在掌握財(cái)務(wù)會計(jì)專業(yè)基礎(chǔ)知識的前提下，可以利用會計(jì)賬務(wù)系統(tǒng)獲取財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)，即電子表格，利用電子表格的相關(guān)功能，便捷查閱會計(jì)賬簿，下面我介紹幾種利用財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)查閱會計(jì)賬簿的方法和技巧。

1 財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的構(gòu)成及來源

目前，鐵路企業(yè)主要運(yùn)用的會計(jì)賬務(wù)軟件是《財(cái)務(wù)會計(jì)管理信息系統(tǒng)》（以下簡稱“會計(jì)系統(tǒng)”），會計(jì)系統(tǒng)在運(yùn)用中生成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有，科目表、總賬、明細(xì)賬、憑證庫和會計(jì)報(bào)表等。會計(jì)系統(tǒng)從開始錄入設(shè)置信息、會計(jì)信息，然后生成會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表等產(chǎn)品，其中間環(huán)節(jié)生成了一些過渡數(shù)據(jù)信息庫，這些過渡數(shù)據(jù)信息庫中有兩個(gè)信息庫對非會計(jì)系統(tǒng)查賬而言（利用電子表格功能查賬）有著廣泛的使用價(jià)值，它們是《會計(jì)科目發(fā)生額及余額表》和《憑證庫》。《會計(jì)科目發(fā)生額及余額表》在會計(jì)系統(tǒng)中通過[選項(xiàng)查詢]模塊可以查詢提取[科目查詢]電子表格，即：科目查詢表；《憑證庫》在會計(jì)系統(tǒng)中通過[序時(shí)賬]模塊可以查詢提取[序時(shí)賬]電子表格，即：序時(shí)表。

紀(jì)檢人員根據(jù)信訪舉報(bào)線索的內(nèi)容分析、判斷要核查單位的會計(jì)期間，會計(jì)期間范圍盡量要大一些，要求被核查單位財(cái)務(wù)提供：會計(jì)期間內(nèi)的單位[科目查詢]表和[序時(shí)賬]表的電子數(shù)據(jù)，并要求通過導(dǎo)出命名時(shí)標(biāo)注會計(jì)期間。如：2019[科目查詢]、2019[序時(shí)賬]、202001-03[科目查詢]、202001-03[序時(shí)賬]。

2 財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的解析及加工

2.1 日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)會計(jì)核算的會計(jì)科目內(nèi)在勾稽關(guān)系的解析

會計(jì)要素是會計(jì)核算對象的具體化, 是反映財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的基本單位，《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》將會計(jì)要素定義為六項(xiàng)內(nèi)容，即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤，它是構(gòu)成會計(jì)報(bào)表的基本框架，即資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表。會計(jì)要素之間存在會計(jì)等式關(guān)系，即：數(shù)學(xué)表達(dá)式，如：

（1）資產(chǎn)＝負(fù)債＋所有者權(quán)益

（2）資產(chǎn)+費(fèi)用=負(fù)債+所有者權(quán)益+收入

這兩個(gè)恒等式是借貸復(fù)式記賬法的理論基礎(chǔ)，等式左邊借就是增加，貸就是減少；等式右邊借就是減少，貸就是增加。我們先將等式左邊定義為資產(chǎn)類，將等式右邊定義為負(fù)債類，“資產(chǎn)類賬戶借表示增加，貸表示減少”，“負(fù)債類賬戶借表示減少，貸表示增加”。

舉例：日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)會計(jì)核算的會計(jì)科目內(nèi)在勾稽關(guān)系及含義，見表1 會計(jì)核算分錄表。

表1 會計(jì)核算分錄表

2.2 [科目查詢]電子表格的解析

[科目查詢]結(jié)構(gòu)。打開[科目查詢]表，可見部分有：“科目編碼、科目名稱、期初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、方向、期末結(jié)余、借方累計(jì)、貸方累計(jì)”等9 欄分別對應(yīng)電子表格“B、C、D……J”欄。[科目查詢]結(jié)構(gòu)隱藏部分因無實(shí)際用途不做介紹。見表2[科目查詢]表。

表 2 [科目查詢]表

（1）科目編碼是科目的替代數(shù)碼，它根據(jù)業(yè)務(wù)的類別可設(shè)置N 個(gè)層次，各個(gè)層次按樹形結(jié)構(gòu)規(guī)則編制。第1 層次就是一級科目代碼或總賬科目代碼，是《企業(yè)會計(jì)制度》統(tǒng)一規(guī)定的，它具有同行業(yè)相同的特點(diǎn)，第2 層至末層次是由企業(yè)自行編制。科目編碼是我們查閱會計(jì)賬簿及[序時(shí)賬]的密碼，相當(dāng)于《密碼本》中的密碼。

（2）科目名稱就是科目編碼文字名稱，除一級科目外，第2 級至末級均應(yīng)結(jié)合高級科目名稱依次串聯(lián)名稱理解。科目名稱與科目編碼存在一一對應(yīng)關(guān)系，它們兩者構(gòu)成《密碼本》中的密碼和譯文。

舉例：“應(yīng)收賬款”科目，見表 2：[科目查詢]表

表 2[科目查詢]表 16 行顯示科目編碼“1131-3-2”、科目名稱“鎮(zhèn)江彩虹設(shè)備廠”、“期初余額”1,200.00 元，我們要結(jié)合高級科目名稱依次串聯(lián)名稱理解本行科目名稱，即“應(yīng)收賬款-路外單位-鎮(zhèn)江彩虹設(shè)備廠"，是反映期初應(yīng)收鎮(zhèn)江彩虹設(shè)備廠 1,200 元；從表 2 還可以看到 7 行=8 行+13 行+14 行、8 行=9 行、9 行=10 行+11 行+12 行、14 行=15 行+16 行+17行，會計(jì)科目分層次關(guān)系、應(yīng)收賬款的分類構(gòu)成、類別的明細(xì)構(gòu)成。

（3）方向其內(nèi)容表現(xiàn)為“借”、“貸”或“平”，它是按該科目的類別來定義余額的方位、發(fā)生額的增減，“平”則表示“借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額相等”，如：科目類別屬“資產(chǎn)類”，方向一定是“借”，反映期初余額、期末結(jié)余的數(shù)值為借方余額，借方發(fā)生額就是該科目的增加數(shù)，貸方發(fā)生額就是該科目的減少數(shù)，存在“期初余額＋借方發(fā)生額－貸方發(fā)生額＝期末結(jié)余”的等式關(guān)系；科目類別屬“負(fù)債類”，方向一定是“貸”，反映期初余額、期末結(jié)余的數(shù)值為貸方余額，借方發(fā)生額就是該科目的減少數(shù)，貸方發(fā)生額就是該科目的增加數(shù)，存在“期初余額＋貸方發(fā)生額－借方發(fā)生額＝期末結(jié)余”的等式關(guān)系。

2.3 [序時(shí)賬]電子表格的解析

[序時(shí)賬]結(jié)構(gòu)。打開[序時(shí)賬]表，可見部分有：“月、日、類別、編號、科目編碼、摘要、對方科目、方向、金額”等9 欄分別對應(yīng)“B、C、D……J”列；隱藏部分有：“序號、sdoc_id（參數(shù)）、SSACCNAME（末級科目名稱）”等3 欄分別對應(yīng)電子表格“A、K、L”列。見表 3[序時(shí)賬]表。

表 3 [序時(shí)賬]表

（1）A 列為會計(jì)憑證信息序號欄。

（2）B、C 列為會計(jì)憑證的制證日期，錄入前制證會計(jì)通過修改計(jì)算機(jī)日期可調(diào)整制證日期，它實(shí)際是會計(jì)憑證所屬期間記賬日期，會計(jì)每月結(jié)賬后，該期間就無法制證了。

（3）D、E 列為會計(jì)憑證的種類和編號，會計(jì)憑證的種類一般有“現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬”分別表示為“現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”；“編號”是會計(jì)憑證制證時(shí)按類別的自然數(shù)順序編號。所屬年份、"月、日、類別、編號"聯(lián)合起來與會計(jì)憑證和[序時(shí)賬]的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息存在一一對應(yīng)關(guān)系，是查閱會計(jì)憑證和[序時(shí)賬]經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息的重要依據(jù)。

（4）F、G、H、I、J 列為會計(jì)憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容信息，分別是科目編碼、摘要、對方科目（對方總賬科目）、方向（借貸方向）、金額"。

（5）K 列為會計(jì)憑證所記錄賬套編碼、憑證所屬年月、憑證種類編號信息。

（6）L 列為會計(jì)憑證所記錄的記賬會計(jì)科目末級科目名稱。

2.4 [序時(shí)賬]電子表格數(shù)據(jù)的加工

打開被核查單位某年[序時(shí)賬]表，取消隱藏后增加了“A、K、L”3 欄；將 K 欄的第 1、2 行單元格中均錄入“賬套代碼-年份”；將L 欄的第1、2 行單元格中均錄入“末級科目名稱”；在M 欄的第1、2 行單元格中均錄入“借方金額”，在第3 行單元格中運(yùn)用電子表格條件函數(shù)將I 欄（方向欄）為“借”的J 欄（金額欄）中的數(shù)據(jù)復(fù)制到M 欄，即：在M 欄的第3 行單元格中錄入=IF(I=“借”,J3,0);在 N 欄的第 1、2 行單元格中均錄入“貸方金額”，在第3 行單元格中運(yùn)用電子表格條件函數(shù)將I欄（方向欄）為“貸”的J 欄（金額欄）中的數(shù)據(jù)復(fù)制到N 欄，即：在 N 欄的第 3 行單元格中錄入=IF(I=“借”,0,J3)；將 M、N欄的第3 行單元格中的公式復(fù)制粘貼至M、N 欄中有信息行。

3 利用財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)查賬的方法和技巧

3.1 利用[科目查詢]表核查會計(jì)報(bào)表信息，且內(nèi)容更加詳實(shí)

[科目查詢]表有著廣泛的使用價(jià)值，它是會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的來源，它能反映會計(jì)報(bào)表的所有內(nèi)容，它比會計(jì)報(bào)表的反映內(nèi)容更加詳實(shí)，如：

（1）資產(chǎn)負(fù)債表只能反映會計(jì)項(xiàng)目的總賬科目或關(guān)聯(lián)總賬科目的“年初余額”、“期末余額”，通過計(jì)算還能反映會計(jì)項(xiàng)目當(dāng)年凈增減變化數(shù)額。[科目查詢]表橫向能直接反映所有總賬科目及明細(xì)科目的“期初余額”、“期末結(jié)余”，不需計(jì)算就能反映當(dāng)年“借方發(fā)生額”、“貸方發(fā)生額”，即：當(dāng)年增加數(shù)額、當(dāng)年減少數(shù)額；[科目查詢]表縱向能直接反映所有總賬科目下設(shè)明細(xì)科目的情況，如：“應(yīng)收賬款”科目，[科目查詢]表能反映應(yīng)收賬款的構(gòu)成，即應(yīng)收賬款涉及多少家單位的債權(quán)，與[科目查詢]表橫向數(shù)據(jù)結(jié)合還能反映，各家單位債權(quán)的增加額和償付數(shù)額。

（2）利潤表只能反映會計(jì)項(xiàng)目的總賬科目或關(guān)聯(lián)總賬科目的當(dāng)年凈增減數(shù)額。[科目查詢]表橫向能直接反映所有總賬科目及明細(xì)科目的當(dāng)年“借方發(fā)生額”、“貸方發(fā)生額”，即：當(dāng)年增加數(shù)額、當(dāng)年減少數(shù)額；[科目查詢]表縱向能直接反映所有總賬科目下設(shè)明細(xì)科目的情況，如：“營業(yè)收入”科目，[科目查詢]表能反映營業(yè)收入的構(gòu)成，即營業(yè)收入有哪些種類項(xiàng)目收入，與[科目查詢]表橫向數(shù)據(jù)結(jié)合還能反映，各種類項(xiàng)目收入數(shù)額。

3.2 快速查詢涉及某某公司所有債權(quán)、債務(wù)增減變化的具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，生成會計(jì)明細(xì)賬

舉例：若我們想了解被核查單位2013 年涉及“衢州元立金屬制品有限公司”所有債權(quán)、債務(wù)增減變化的具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況

首先，我們在對方單位名稱中查找關(guān)鍵字, 要具有唯一性，即“衢州元立金屬制品有限公司”的關(guān)鍵字應(yīng)為“元立”；然后，打開被核查單位2013 年[科目查詢]表，對第1 行標(biāo)題名稱行次建立篩選，在“科目名稱”欄運(yùn)用[文本篩選]中包含“元立”，可篩選出“衢州元立金屬制品有限公司”所涉及債權(quán)、債務(wù)的所有信息，其中包括科目編碼、科目名稱、期初余額、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額、方向、期末結(jié)余。

要想逐筆查看“衢州元立金屬制品有限公司”所涉及債權(quán)、債務(wù)的具體信息，可再打開被核查單位2013 年[序時(shí)賬]表，對第2 行標(biāo)題名稱行次建立篩選，在“科目編碼”欄逐一運(yùn)用[文本篩選]中等于[科目查詢]表選出的“衢州元立金屬制品有限公司”涉及科目編碼，可篩選出“衢州元立金屬制品有限公司”所涉及該科目逐條增減變動信息，將該表復(fù)制粘貼到新建電子表格，在O 欄的第1 行單元格中均錄入“結(jié)余金額”，將[科目查詢]表涉及該科目“期初余額”復(fù)制粘貼到O 欄的第2 行單元格中，判斷該科目屬性，屬資產(chǎn)類的在O 欄的第3 行單元格中錄入“=O2+M3-N3”，反之屬負(fù)債類的在O 欄的第3 行單元格中錄入“=O2-M3+N3”，將O3 單元格公式復(fù)制粘貼至O 欄中有信息行,并核對O 欄最后一行單元格中數(shù)據(jù)是否與[科目查詢]表涉及該科目“期末結(jié)余”相同，不同時(shí)要查明原因，從而就生成了該科目會計(jì)明細(xì)賬。

3.3 查閱重點(diǎn)科目會計(jì)賬簿的方法

舉例：查詢公款違規(guī)消費(fèi)的方法

目前局內(nèi)單位涉及公款消費(fèi)一般歸結(jié)為以下7 項(xiàng)支出，即短途運(yùn)輸費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會議費(fèi)、福利費(fèi)、勞動保護(hù)費(fèi)、職工教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)、黨團(tuán)組織活動經(jīng)費(fèi)等。下面以“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”為例，介紹查詢方法：

（1）打開查詢年度[科目查詢]表，并對第1 行建立篩選；

（2）執(zhí)行對“科目名稱”按關(guān)鍵字進(jìn)行篩選，如“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”也可簡化關(guān)鍵字“招待”，可得涉及“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”支出所有的明細(xì)列支科目信息行，該行次中“借方發(fā)生額”數(shù)據(jù)反映年度發(fā)生“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”支出數(shù)額，根據(jù)該科目代碼查看[科目查詢]表可知該科目1 級至末級逐級的科目名稱；

（3）要查詢具體費(fèi)用明細(xì)，可打開[序時(shí)賬]表，并對第2行建立篩選,在[序時(shí)賬]表中“科目編碼”欄篩選“科目編碼”等于該科目代碼，可得該科目年度逐筆業(yè)務(wù)費(fèi)用明細(xì)信息；

（4）取得該單位業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理辦法，依據(jù)文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)可按篩選后的[序時(shí)賬]逐筆調(diào)閱會計(jì)憑證進(jìn)行檢查。如：[序時(shí)賬]第1 行反映2 月銀付24 號會計(jì)憑證，先查找2 月銀付會計(jì)憑證，再在該本憑證中查找24 號會計(jì)憑證，查閱憑證附件對照文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)即可判定該筆招待費(fèi)是否違規(guī)。

4 有條件查詢重點(diǎn)會計(jì)明細(xì)賬的方法

舉例：查詢大額資金違規(guī)支付問題

（1）篩選出應(yīng)辦理大額資金使用聯(lián)簽管理的業(yè)務(wù)明細(xì)

打開[序時(shí)賬]表，并對第2 行建立篩選。

第1 步選定銀付業(yè)務(wù)，在[類別]欄選定“銀付”。

第2 步根據(jù)文件規(guī)定確定大額資金使用聯(lián)簽額度，如大額資金使用聯(lián)簽額度為10 萬元，對[序時(shí)賬]表[金額]欄大于10 萬元進(jìn)行篩選。

（2）依據(jù)《大額資金使用聯(lián)簽管理辦法》文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)可按篩選后的[序時(shí)賬]逐筆調(diào)閱會計(jì)憑證進(jìn)行檢查。如：[序時(shí)賬]第1 行反映1 月銀付1 號會計(jì)憑證，先查找1 月銀付會計(jì)憑證，再在該本憑證中查找1 號會計(jì)憑證，查閱憑證附件對照文件規(guī)定的程序即可判定該筆大額資金支付是否違規(guī)。